Новий ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення документів: огляд нововведень

Одна з найгарячіших новин вересня — набуття чинності новим стандартом щодо оформлення документів: ДСТУ 4163:2020. У попередньому номері ми інформували про цю новину. А в сьогоднішній статті вже детальніше проаналізуємо нововведення, які передбачає цей стандарт.

ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно — розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» набув чинності 1 вересня 2021 року (на зміну ДСТУ 4163:2003).

Стандарт поширюється на всіх юридичних осіб. ФОП, вважаємо, теж треба його застосовувати — з урахуванням принципу зі ст. 51 ЦКУ.

Як зазначено в стандарті, його вимоги стосуються:

— організаційних (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);

— розпорядчих (постанови, рішення, накази, розпорядження);

— інформаційно-аналітичних (акти, довідки, службові записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документів, які створюються в результаті діяльності підприємств.

Тобто названу документацію, включаючи й усі кадрові документи, підприємства повинні вести, орієнтуючись на цей стандарт.

Новим ДСТУ визначено, що він поширюється на документи незалежно від носія інформації (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020). Тобто його вимоги стосуються й електронних документів.

ДСТУ 4163:2020 установлює 32 реквізити організаційно-розпорядчих документів. Для документів, які створюють юрособи, обов’язковими є такі реквізити: найменування юридичної особи (04), назва виду документа (09) (не зазначають у листах), дата документа (10), реєстраційний індекс документа (11), заголовок до тексту документа (19), текст документа (20), підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).

Що змінилося?

Найістотніше — зміни в розшифруванні підпису. Реквізит «підпис» тепер включає такі елементи: найменування посади, особистий підпис, власне ім’я і прізвище. Тобто тепер у розшифруванні підпису повинні фігурувати не ініціали і прізвище особи, яка підписує документ, а зазначається її «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ». Причому ПРІЗВИЩЕ — великими літерами (формат — Іван ЮЩЕНКО) (5.22 ДСТУ 4163:2020).

«Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ» замість ініціалів і прізвища тепер зазначаються і в реквізитах (15) «Адресат»; (16) «Гриф затвердження документа»; (17) «Резолюція»; (26) «Відмітка про засвідчення копії документа»; (28) «Відмітка про ознайомлення з документом»; (29) «Відмітка про виконання документа» (див. таблицю).

Було (ДСТУ 4163:2003)

Стало (ДСТУ 4163:2020)

«Підпис» (5.22 ДСТУ 4163:2020)

Посада підпис Ініціал(и), прізвище

Директор підпис І. П. Ющенко

Посада Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Директор Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

Посаду, прізвище, ініціал(и) адресата зазначають у давальному відмінку

Посаду, власне ім’я та прізвище адресата зазначають у давальному відмінку

* А ось у прикладі оформлення заяви про прийняття на роботу, наведеному в додатку «В» до ДСТУ 4163:2020, реквізит «адресат» заповнений чомусь без урахування нових вимог .

«Гриф затвердження документа» (5.16 ДСТУ 4163:2020)

Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без лапок), найменування посади, підпис, ініціал(-и) і прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження

Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, особистий підпис, власне ім’я, прізвище особи і дата затвердження

Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

Прізвища виконавця(ів) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата

Прошу підготувати пропозицію про постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2001

Прізвище(-а), власне(-і) ім’я(-ена) виконавця(-ів) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата

Прошу підготувати проєкт договору про постачання газу до 25.05.2019

Особистий підпис 01.09.2021

* З прикладу заповнення цього реквізиту, наведеному в стандарті, не випливає, що прізвище необхідно зазначати великими літерами. Але, за логікою, і тут прізвище має зазначатися великими літерами.

«Віза (внутрішнє погодження) документа» (5.24 ДСТУ 4163:2020)

Найменування посади, особистий підпис

ініціали і прізвище особи, яка візує документ, дата завізування

Начальник юридичного відділу

Найменування посади (за потреби), особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дата візування

Начальник юридичного відділу

Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

«Відмітка про засвідчення копії документа» (5.26 ДСТУ 4163:2020)

Слова «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали і прізвище, дата засвідчення копії

Секретар Підпис І. П. Ющенко

Слова «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її власне ім’я і прізвище, дата засвідчення копії

Секретар Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

«Відомості про виконавця документа» (5.27 ДСТУ 4163:2020)

Прізвище або прізвище, ім’я і по батькові виконавця документа і номер його службового телефону

Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

Прізвище і власне ім’я виконавця документа, номер його службового телефону

Федорчук Василь 123 45 67

У внутрішніх документах допустимо зазначати тільки прізвище виконавця документа і номер його службового телефону

«Відмітка про ознайомлення з документом» (5.28 ДСТУ 4163:2020)

Цей реквізит не передбачався

Слова «З документом ознайомлений(-а, -і)» (без лапок), особистий(-і) підпис(-и), власне(-і) ім’я(-ена), дата, яку кожен працівник власноручно проставляє під час ознайомлення

Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

«Відмітка про виконання документа» (5.29 ДСТУ 4163:2020)

Слова «До справи», номер справи, в якій документ зберігатиметься, дату направлення документа до справи, найменування посади і підпис виконавця

Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113

Слова «До справи» (без лапок), номер справи, у якій документ зберігатиметься, посилання на дату й реєстраційний індекс документа, що засвідчує виконання, найменування посади, особистий підпис, власне ім’я та прізвище відповідальної особи, дата оформлення відмітки

Лист-відповідь від 25.05.2019 № 01-10/01/123

Секретар Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

Найменування підприємства. Зазначається ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ (7.4 ДСТУ 4163:2020). Допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт (7.2 ДСТУ 4163:2020).

Найменування юридичної особи повинне відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу. Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юридичної особи, якщо воно офіційно зафіксовано в положенні (статуті).

Скорочене найменування наводять у дужках або без них.

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ФАКТОР-МЕДІА»

(ТОВ «ФАКТОР-МЕДІА»)

Назва виду документа. Зазначається великими літерами (ЗАЯВА, НАКАЗ тощо). Допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт (7.2 ДСТУ 4163:2020). У листах назва виду документа не зазначається.

Реєстраційний індекс документа. Уточнено, як саме він повинен формуватися. Він складається з (1) порядкового номера документа в межах групи реєстрованих документів і (2) доповнюється індексами, що застосовуються підприємством, зокрема індексом номенклатури справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Дата документа. Допускаються цифровий і словесно-цифровий формат заповнення дати. Словесно-цифровий використовується, якщо документ містить відомості фінансового характеру.

2001.01.15 (головно для іноземного листування)

Крапку в кінці дати не ставлять.

Якщо число місяця містить одну цифру, обов’язково ставимо попереду нуль (наприклад, 07)

Якщо число місяця містить одну цифру, обов’язково ставимо попереду нуль

У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим.

Реквізити поштового адреса. Зазначають у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Якщо місцезнаходження юрособи відрізняється від адреси фактичного провадження діяльності, у довідкових даних допустимо зазначати дві адреси: юридичну (зазначену в ЄДР) і фактичну (для листування).

Місце складання документа. Зазначають на всіх документах, окрім листів. У ДСТУ вказано, що місце складання документа повинне відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014-97.

Хоча Держстат звертав увагу на те, що цей класифікатор вже втратив свою актуальність. Тепер діє Кодифікатор адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (далі — КАТОТТГ), затверджений наказом Мінрегіону від 26.11.2020 р. № 290.

Тому орієнтуватися треба на нього.

Приклади: (1) м. Харків; (2) Київ.

У разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують.

При цьому не зовсім зрозуміло, як за КАТОТТГ вказувати найменування таких населених пунктів, як селище міського типу, селище, село. Зокрема, чи потрібно вказувати назву територіальної громади, до якої відноситься населений пункт. Оскільки в одному районі може бути декілька населених пунктів з однаковою назвою, вочевидь, найменування села/селища має заповнюватися, наприклад, так:

с. Веселівка Дмитрівської територіальної громади Кропивницького району Кіровоградської області.

Підписання документа у разі відсутності посадової особи. У такому разі документ підписує заступник такої посадової особи або інша особа, яка виконує її обов’язки. При цьому зазначається фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ.

Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о». до найменування посади керівника юридичної особи додають тільки у разі його заміщення на підставі розпорядчого документа.

Неправильний варіант:

У разі відсутності посадової особи, яка зазначена в документі, у разі неможливості передрукувати документ, до документа вносять виправлення рукописним або машинописним способом:

Відбиток печатки. Проставляють так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не особистий підпис посадової особи, або в спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП».

Відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації. Це стосується документів тривалого (більше 10 років) зберігання. Такі документи не можуть створюватися тільки в електронній формі (обов’язкове їх дублювання в паперовій формі). У разі створення примірника електронного документа з паперовим носієм інформації на ньому проставляють штрихкод або QR-код, що містить: скорочене найменування юридичної особи, дату реєстрації, реєстраційний індекс. QR-код також повинен містити відомості про підпис електронного документа або накладання електронної печатки, а саме: прізвище, ім’я, по батькові підписувача або найменування юридичної особи (для електронної печатки), номер сертифіката і строк його дії. Крім того, QR-код додатково повинен містити дати накладання кваліфікованих електронних підписів і печаток на електронний документ, що беруть із кваліфікованих електронних позначок часу.

Друкування документів тривалого зберігання. Тексти документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому та зворотному боці аркуша.

За ДСТУ 4163:2003 на одному аркуші можна було друкувати документи зі строком зберігання до 5 (а не 10) років.

Розміри відступів від лівого поля документів. Для: абзаців у тексті — 10 мм (замість 12,5 мм); реквізиту «Адресат» — 90 мм (замість 92 мм); реквізиту «Гриф затвердження» — 100 мм (замість 104).

ТОП-запитання, пов’язані з новим ДСТУ 4163:2020

Чи обов’язковий ДСТУ 4163:2020?

«національні стандарти застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов’язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами».

ДСТУ 4163:2003 був обов’язковим. На обов’язковість його застосування, зокрема, вказували Правила діловодства № 1000/5 (затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5), які обов’язкові для застосування усіма юридичними особами. Тому, за логікою, і стандарт, який прийшов йому на зміну, — ДСТУ 4163:2020 — теж є обов’язковим. Хоча, звичайно ж, поки не будуть внесені зміни до нормативно-правових актів, у ті ж Правила № 1000/5 і не буде прописано пряму згадку про новий стандарт ДСТУ 4163:2020, обов’язковість його застосування не така очевидна.

Як бути з типовими формами документів?

Якщо використовуєте типові форми документів, то поки не будуть внесені зміни в ці форми документів, на наш погляд, слід оформляти реквізит «підпис» в тому форматі, який зазначений у типовій формі (тобто з ініціалами).

А якщо використати самостійно розроблені форми типових документів? Взагалі й самостійно розроблені форми типових документів повинні містити всі реквізити типової форми. Але якщо затвердите свою форму типового документа з форматом підпису згідно з ДСТУ 4163:2020 — цей варіант оформлення теж буде правильним.

Яка відповідальність за недотримання ДСТУ?

Якщо ви, наприклад, подаватимете позов до суду, засвідчивши копії документів не відповідно до вимог ДСТУ, то позов можуть не прийняти. А ось юридична сила документа, тільки з тієї причини, що, наприклад, такий реквізит, як «підпис», буде оформлений у «старому» форматі (із зазначенням ініціалів), ставиться під сумнів не може.

Чи поширюється ДСТУ на бухпервинку?

Формально — ні. Оскільки вимоги до оформлення бухпервинки встановлені Законом про бухоблік. Але з іншого боку — в якому форматі зазначати, наприклад, такий реквізит, як «дата складання», або як саме повинен заповнюватися реквізит «особистий підпис», Закон про бухоблік не визначає. Тому, вочевидь, тут теж доведеться орієнтуватися на ДСТУ. Зокрема, підписи на документі теж, імовірно, доцільно проставляти у форматі «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ».

Але навіть якщо первинний документ буде заповнений у «старому оформленні», це ніяк на його чинність не впливає.

НОВІ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА ДСТУ 4163:2020

Для всіх, хто працює з будь-якого роду документацією, а саме: документи створювані в результаті діяльності установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб НЕЗАЛЕЖНО від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Пропонуємо вам ознайомитись з витримкою чинного від 01 вересня 2021 року стандарту ДСТУ 4163:2020, і остаточно розставити всі крапки над «і» стосовно складу реквізитів документів; вимог до змісту та місця розташування реквізитів у документах; вимог до бланків та оформлення документів; вимог до виготовлення документів.

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів:

У разі оформлення документів, підготовлених кількома юридичними особами, їхнє найменування розміщують на одному рівні, а назву виду документа – посередині. Ліворуч зазначають дату документа, праворуч – реєстраційний індекс документа.

Довідкові дані про юридичну особу мають містити таке: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо). Ці дані розміщують нижче найменування юридичної особи або структурного підрозділу. Реквізити поштової адреси зазначають згідно з постановою Кабінету Міністрів України у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

ПРИКЛАД: вул. Шовковична, 10, офіс 27, Київ, 01021

Номери телефонів і телефаксів зазначають відповідно до національного формату в такій послідовності: міжміський префікс, код населеного пункту (в дужках), телефонний номер, який відділяють від коду та розділяють пробілами.

ПРИКЛАД: +38 (063) 966 90 00

Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

ПРИКЛАД: 07.12.2019

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

ПРИКЛАД: 07 грудня 2019 року

Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.».

ПРИКЛАД: 25 травня 2019 р.

У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесноцифровим способом, так і цифровим.

Місце складення документа зазначають на всіх документах, окрім листів.

Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014.

1. м. Дніпро
2. смт Гостомель Київської області
3. с-ще Степове Фастівського району Київської області
4. с. Березівка Макарівського району Київської області

У разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують.

Адресатами документа можуть бути юридичні особи, їхні структурні підрозділи, конкретні посадові особи та громадяни.

У разі адресування документа юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подають у називному відмінку.

ПРИКЛАД: Український центр оцінювання якості освіти

У найменуванні адресата допустимо зазначати скорочене найменування юридичної особи.

ПРИКЛАД: УНДІАСД

У разі адресування документа керівнику юридичної особи або його заступнику найменування юридичної особи має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку.

Підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище.

Підпис посадової особи скріплюють печаткою юридичної особи (за наявності).

Вимоги до бланків документів та оформлення документів

Вимоги до бланків документів та оформлення документів 6.1. Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів потрібно використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм × 297 мм)

Бланки документів повинні мати такі поля у міліметрах:

Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів. Допустимо використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо. Для друкування реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати розріджений шрифт розміром 14—16 друкарських пунктів. Для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт.

Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1—1,5 міжрядкових інтервали

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують.

ПРИКЛАДИ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ:

З повним текстом ДСТУ 4163:2020 Ви можете ознайомитись за посиланням: