Дефектний акт, що це таке?

В Україні практика використання дефектного акта має широке застосування. Загалом, дефектний акт є документом, який підтверджує факт пошкодження або дефектів певного матеріального об’єкта. Цей документ складається та підписується членами кваліфікованої комісії і містить перелік робіт, необхідних для усунення зазначених дефектів.

Дефектний акт може також обґрунтовувати необхідність проведення поліпшень, модернізації або добудови справного матеріального об’єкта. Це важливо для того, щоб перед складанням кошторису витрат на виправлення дефектів чітко визначити конкретні роботи, які необхідно виконати на об’єкті.

Дефектний акт, в суті, відноситься до початкової проектної документації і передує складанню кошторису витрат. Він не є обов’язковим документом, але виконує важливі планові та контрольні функції.

Зазвичай дефектний акт складають бюджетні установи, державні та комунальні підприємства, неприбуткові організації та підприємства, які мають суспільний інтерес. Оскільки всі зазначені установи та підприємства зобов’язані обґрунтовувати та підтверджувати доцільність витрачання коштів і відповідність такого витрачання затвердженому кошторису.

Дефектні акти в Україні застосовуються в різних галузях, зокрема:

1. У будівництві, коли необхідно фіксувати пошкодження або дефекти на будівлях та спорудах.
2. При капітальному і поточному ремонті будівель та споруд, коли необхідно виявити та зафіксувати несправності для подальшого усунення.
3. При ремонті, поліпшеннях, модернізації обладнання та транспортних засобів, щоб виявити проблеми та визначити необхідні роботи.
4. При ліквідації (списанні) основних засобів, для фіксації стану та виявлення дефектів перед списанням.

Форма дефектного акта може бути різною та розроблятись відповідно до потреб підприємства. Однак, необхідно дотримуватись обов’язкових реквізитів, зокрема, вимог щодо первинного документа відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

У дефектному акті можуть бути вказані наступні реквізити:

• Найменування документу, наприклад, дефектний акт, дефектна відомість, акт про виявлені дефекти, відомість дефектів.
• Найменування об’єкта або його частини, щодо яких складається дефектний акт.
• Підстава для складання дефектного акта, наприклад, результати огляду, тестування, досліджень, експертних висновків.
• Перелік виявлених дефектів об’єкту.
• Умови виконання робіт та об’єми робіт.
• Вказівка на вид ремонту (поточний або капітальний) або необхідність модернізації, поліпшення, добудови об’єкта.
• Найменування та опис робіт та витрат, таких як заміна деталей, необхідні матеріали для ремонту чи поліпшення.
• Одиниця виміру робіт, деталей, матеріалів.
• Кількість робіт, деталей, матеріалів.
• Примітки, які можуть містити рекомендації щодо якості матеріалів чи виконання робіт.
• Прізвища, ініціали та підписи голови комісії та членів комісії, а також інформація про залучених експертів.

Дефектний акт зазвичай складають у 2-х примірниках, один з них залишається у замовника, а другий передається виконавцю робіт. У разі, якщо роботи по усуненню дефектів будуть виконані господарським способом, достатньо одного примірника акту. Вартість робіт та матеріалів в дефектному акті не вказують, оскільки цю інформацію вже міститиме кошторис виконання робіт.

Загалом, підприємство може розробити власний дефектний акт для кожного випадку та затвердити його бланк наказом керівника підприємства.

Порядок оформлення на ремонт обладнання або автомобіля (зі зразками)

Перед початком ремонту обладнання, устаткування або транспортного засобу необхідно провести огляд та скласти дефектний акт на ремонт кожного окремого об’єкта, який підлягає відновленню.

Українське законодавство не встановлює єдиної типової форми дефектного акта, і для ремонту автомобіля теж відсутні спеціальні передбачені законом форми. Тому можна розробити власний дефектний акт на ремонт обладнання, приділяючи увагу специфіці та потребам конкретного підприємства. Процес може ґрунтуватись на запозиченні ідей зі спеціальних типових форм, затверджених відповідними органами.

Нижче наведено декілька можливих зразків дефектного акта:

1. Акт про виявлені дефекти устаткування (форма № М-17), затверджений наказом Мінстату від 21.06.1996 р. – використовується для документування дефектів, виявлених під час ревізії, монтажу або випробування устаткування.

Зразок форми:

Міністерство статистики України

про виявлені дефекти устаткування

Місце проведення ревізії: _______________________

Відповідно до п. ____ Тимчасового положення про порядок ревізії устаткування, затвердженого наказом Мінстату від 12.05.1996 р. № ____ у зв’язку з _____ проведено ревізію устаткування на об’єкті: ___________________________ (найменування об’єкта, адреса).

Ревізію проводили: _______________________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові, посада)

(прізвище, ім’я, по батькові, посада)

Рекомендації до усунення дефектів: ______________________________

Голова комісії: _____________________ (підпис)

Члени комісії: ____________________________________________ (підписи)

1. Відомість дефектів на ремонт машини (форма № ВЗСГ-6), затверджена наказом Мінагрополітики від 21.12.2007 р. № 929 – використовується для обліку встановлених дефектів сільськогосподарської техніки (тракторів, комбайнів, сівалок, плугів тощо).

Особливо популярною практикою в Україні стала звичка складати дефектний акт у будівництві під час прийому-передачі новозведеного житла між приватним інвестором і забудовником. Під час огляду житла, інвестор може виявити суттєві недоліки, і тому складає дефектний акт, в якому докладно зазначає, що саме його не влаштовує та які дефекти має виправити забудовник.

Хоча в Національному стандарті ДСТУ Б Д.1.1-1:2013 “Правила визначення вартості будівництва” наведено форму дефектного акту (форма № 8), вказано, що вона призначена для капітального ремонту, проте за необхідності можна використовувати цю форму при прийманні готового будівельного об’єкта з невеликими змінами.

Крім зазначеної форми, у будівництві також застосовують ще одну типову форму – Відомість дефектів (форма 5), яку використовують при ремонті мостів і труб. Ця форма наведена у Державних будівельних нормах В.2.3-6-2002, затверджених наказом Держбуду від 07.05.2005 р. № 83.

Порядок оформлення на ремонт приміщення також передбачає складання дефектного акту, в якому відображаються всі проблеми об’єкта, що потребують ремонту, а також пропонуються майбутні обсяги виконуваних робіт.

Для ремонту житла, соціальної інфраструктури та благоустрою рекомендовано застосовувати зразок дефектного акту на ремонт приміщення, наведений в додатку до листа Держбуду України та Держкомітету з питань житлово-комунального господарства від 24.02.2005 р. № 7/8-134, № 4/3-260.

Загалом, цей дефектний акт подібний до зразка, наведеного для капітального ремонту в Національному стандарті ДСТУ Б Д.1.1-1:2013, з незначними змінами.

Також варто згадати, що дефектний акт може бути складений у випадку залиття чи іншого пошкодження квартири приватного мешканця у багатоквартирному будинку. Це дозволяє зафіксувати факт пошкодження та дефектів, які виникли в результаті такої аварії. Якщо винуватець пошкодження відмовиться добровільно відшкодовувати завдану шкоду, дефектний акт може виступати як допустимий доказ при зверненні до суду. Важливо забезпечити належні та допустимі докази факту пошкодження.

Для випадків залиття чи інших аварій в квартирі, дефектний акт може оформлятись комісією балансоутримувача багатоквартирного будинку.

Щодо списання основних засобів, українське законодавство не вимагає спеціального дефектного акту перед ліквідацією (списанням) основних засобів. Проте, у випадку списання зламаних та зношених об’єктів, таких як меблі, оргтехніка, інструменти, інвентар, можна скласти документ, який фактично містить реквізити Акта списання основних засобів (часткової ліквідації) та Акта списання транспортних засобів, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 13.09.2016 р. № 818. Таким чином, можна використовувати існуючі форми документів, такі як Зразок форми 1 (форма № М-17), для складання дефектного акту на списання основних засобів.

Дефекти. Види дефектів виробів, причини виникнення, виявлення і виправлення

Щоб мінімізувати ймовірність виникнення дефектів, необхідно дуже уважно і відповідально підходити до етапу підготовки виробництва, а також дотримуватися всі вимоги технологічної і конструкторської документації:

• перед тим як приступити до зварювання поверхонь, потрібно переконатися в тому, що останні мають правильну геометрію;
• сам процес повинен проходити з дотриманням всіх норм режимів обробки; відсутність належної кваліфікації у виконавця є причиною шлюбу в більшості випадків; рішенням може стати застосування спеціальних зварювальних автоматів і роботів, які дозволяють отримувати якісний і рівномірний шов по всіх довжині;
• кожен зварний шов після закінчення робіт в обов’язковому порядку повинен перевірятись фахівцями відділу ВТК на предмет наявності прихованих і явних дефектів; дана міра дозволяє вчасно виявляти та вживати заходів щодо усунення браку.

Незначні дефекти

Даний вид дефекту не може вплинути на експлуатаційні характеристики вироби та стати причиною виходу вузла або механізму з ладу. Також його наявність ніяк не впливає на забезпечення безпечної експлуатації машини. До таких видів дефектів можна віднести будь-які зовнішні порушення: плями, неправильна форма, наявність порожнин на поверхні кованої заготовки, які згодом знімуться при обробці різанням і т. д.