Відрядження – 2022

Попри карантинні обмеження та певні перепони, які створені у поїздках і проживанні подорожуючих, службові відрядження не припинилася повністю, а значить клопоту із ними у бухгалтерів не поменшало. В цій публікації зупинимося на ключових аспектах оформлення відрядження та витратах відрядженого працівника.

Треба чітко виокремлювати відрядження від поїздок з метою навчання, підвищення кваліфікації чи роз’їзного характеру робіт.

Визначення службового відрядження містить Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). І хоча її норми обов’язкові для підприємств, установ й організацій, котрі повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, все ж саме на неї посилаються контролюючі органи, а госпрозрахункові підприємства беруть за орієнтир при формуванні власних Положень про службові відрядження.

Під «службовим відрядженням» розуміють поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Додатково читайте публікації:

Пошук відповідей на ситуації з бухгалтерського обліку займає багато часу? Знаходьте потрібну інформацію в один клік на ІТ-платформі LIGA360. Деталі за посиланням.

Положення про відрядження на підприємстві

Необхідність у його розробленні та прийнятті на підприємстві обмовлене тим, що трудове та податкове законодавство не встановлює усі особливості для відряджень, а Інструкція № 59 виступає як допоміжний (методичний) інструмент для госпрозрахункових підприємств.

Звісно, підприємства можуть взяти повністю за основу норми Інструкції № 59 і видати на наказ про застосування її положень при направленні працівників у відрядження. Однак такий варіант не враховуватиме всіх нюансів відряджень, притаманних на підприємстві.

Оптимально розробити власне Положення про відрядження, де виписати норми, пов’язані з організацією відряджень, порядком звітування за витрачені кошти, поданням підтвердних документів й оплатою часу відрядження.

Додатками до Положення про відрядження можуть виступати форми: кошторису витрат на відрядження, довідки-розрахунку на виданий аванс, звіту про виконану роботу у відрядженні.

Його затверджують розпорядчим актом роботодавця або як додаток до колдоговору.

Зразок Положення про службові відрядження підприємства віднайдете у статті за посиланням.

Наказ про відрядження

Відправна точка відрядження – видача керівником розпорядчого документа (наказу, розпорядження) із чіткою службовою метою – поїхати працівнику до іншого населеного пункту, аніж де розташоване робоче місце працівника.

Цей документ обов’язковий, адже саме на підставі нього оформлюють відрядження. Саме згідно із наказом про відрядження визначають суму добових, дати відправлення та вибуття у відрядження для кадрового обліку та оплати часу відрядження тощо.

В наказі про відрядження прописують:

– П.І.Б. та посаду працівника;

– пункт призначення (назва країни (країн), населеного пункту (пунктів) та назву суб’єкта(ів) господарювання, куди відряджають працівника;

– термін відрядження (дати вибуття та прибуття із відрядження);

– обмеження на витрати у відрядження;

– завдання для кадрової та бухгалтерської служб щодо оформлення відрядження та видачу коштів для нього;

– інші умови, які треба обумовити для конкретного відрядження.

Не зайвим буде надати працівникові і копію наказу про відрядження.

По-перше, це підтверджуватиме для працівника ціль його поїздки до відрядженого підприємства, а по-друге, платниками турзбору не є відряджені працівники у місцях проживання (ночівлі), визначені пп. “б” пп. 268.5.1 ПКУ, які належать фізособам на праві власності або на праві користування за договором найму (пп. «б» пп. 268.2.2 ПКУ).

Кошторис витрат на відрядження

Його формують у довільній формі аби зафіксувати обсяг та обмеження на витрати у відрядженні, до яких відносять передусім добові, транспортні витрати, оплату проживання та інші витрати.

Для бюджетних установ п. 6 р. І Інструкції № 59 передбачає, що відрядженого працівника обов’язково ознайомлюють з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів за якими звітують про використання коштів, виданих на відрядження.

Госпрозрахункові підприємства можуть прописати аналогічну норму у власних Положеннях про відрядження або колдоговорах.

Наказ про відрядження і погоджений кошторис витрат на відрядження слугуватимуть підставою для формування суми авансу на відрядження для видачі його працівнику до початку відрядження.

Покрокові алгоритми дій, судова практика, свіжа аналітика лідерів галузі на ІТ-платформі LIGA360. Подробиці за посиланням.

Аванс на відрядження

Працівники можуть розраховувати аби їм відшкодовували витрати та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями (ст. 121 КЗпП).

Відрядженим працівникам обов’язково виплачують:

– добові за час перебування у відрядженні;

– вартість проїзду до місця призначення і назад;

– витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Ці суми складають аванс для працівника аби здійснити відрядження. Проте, це все ж мінімальні трати на відрядження, які повинен забезпечити роботодавець. Конкретну суму авансу, яку видавати працівникові, можна прописувати в наказі про відрядження, бо роботодавець її визначає самостійно.

Треба враховувати, що невиконання вимоги ст. 121 КЗпП в частині видачі авансу на відрядження класифікують як інше порушення законодавства про працю, за що слідуватиме штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати (ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Видають аванс одним із способів:

1) з каси підприємство готівкою за ВКО;

2) безготівково, шляхом перерахування на особистий картковий рахунок працівника або ж на корпоративну платіжну картку.

Строки для видачі авансу на відрядження ані в ПКУ, ані в КЗпП, не прописані. Тож роботодавець самостійно встановлює строки і порядок видачі авансу, що доцільно прописувати у Положенні про відрядження. Рекомендовано видати працівникові аванс після оформлення наказу про відрядження та до дати від’їзду працівника, а також зважаючи на часові можливості аби придбати квитки та забронювати житло ще до вибуття із місця роботи (проживання) працівника.

Що стосується валюти, в якій треба видавати аванс, то це також вирішує роботодавець самостійно. Як правило, госпрозрахункові підприємства орієнтуються на норми Інструкції № 59.

Тут особливості прописані саме для закордонних відряджень, коли виникає питання видачі авансу не у національній валюті України – гривні. Адже за кордоном витрати треба нести в іноземній валюті або мати можливість її обміняти на ту валюту, яку отримав працівник.

Згідно із п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59 підприємство, яке відправляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Добові у 2022 році

Під «добовими витратами» розуміють витрати на відрядження, які не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб відрядженого працівника (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, п. 15 р. І Інструкції № 59).

Неоподаткований розмір добових вказаний у пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ і становить:

– для відряджень по Україні – не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2022 році – 650 грн);

– для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Проте, безпосередньо суму добових для відряджень ПКУ не обмежує і підприємство може її встановити самостійно у будь-якому розмірі. Інша справа, що суму, яка перевищує вище вказані розміри, доведеться оподаткувати ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 1,5%.

В бюджетних установах визначені суми добових для відряджень в додатку 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98. Із 01.01.2022 року сума добових для відряджень за бюджетні кошти по Україні становить 300 грн, а для закордонних відряджень сума визначена у доларах США і залежить від країни відрядження.

Суму добових визначають при відрядженнях:

– у межах України та до безвізових країн (за відсутності дозволів на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

– до візових країн (за наявності дозволу на в’їзд) –згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Тобто, передусім саме згідно наказу про відрядження обраховують кількість днів службової поїздки та визначають суму добових за ці дні. При цьому, визначаючи кількість днів відрядження для виплати добових, ураховують, що день вибуття у відрядження й день прибуття до місця постійної роботи зараховують як два дні (п. 4 р. ІІ Інструкції № 59).

Можна пригадати, що п. 5 р. ІІ Інструкції № 59 вимагає, що витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на проживання або до проїзних документів, оплачує відряджений працівник за рахунок добових витрат. А у випадку, коли працівник відряджений для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань основної діяльності підприємства і за умовами запрошення буде там безоплатне харчуватись або якщо вартість харчування включена до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, тодв добові витрати визначаються у відсотках до сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98, зокрема 80% – при одноразовому, 55% – дворазовому, 35% – триразовому харчуванні.

Однак ці вимоги обов’язкові для відряджень за бюджетні кошти. Керівник госпрозрахункового підприємства може прийняти аналогічне рішення або зовсім не обмежувати добові за умови забезпечення харчуванням приймаючою стороною.

Ознайомтесь із публікаціями:

Спробуйте рішення LIGA360: Бухгалтер. Тут об’єднана аналітика видань “БУХГАЛТЕР&ЗАКОН” та “Інтербух”, а ще є щоденні оновлення новин. Деталі за посиланням.

Як компенсують витрати на проїзд у відрядженні

Підприємство повинно компенсувати працівникові витрати на проїзд у відрядженні. Водночас нормативно для працівника не встановлено, яким видом транспорту переміщуватись із місця відбуття у відрядження до місця його прибуття.

Роботодавець цілком може лімітувати витрати на проїзд працівника, що обмежить працівника у виборі виду транспорту. Це врегульовують у Положенні про відрядженні та наказі про відрядження.

Без оподаткування пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ дозволяє компенсувати відрядженому працівникові витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті).

Працівник повинен надати для цього підтвердні документи, які засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів.

У випадку із залізничним транспортом розрахунковими документами (транспортними квитками) виступають посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії (п. 5.6 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказ Мінінфраструктури, Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137).

У свою чергу роздрукований електронний проїзний квиток на залізничний транспорт вважатимуть розрахунковим документом, якщо він оформлений на відповідному бланку проїзного документа чи сформований в електронному вигляді відповідно до вимог Порядку № 331/137 та чинного законодавства, що засвідчує укладення договору між залізницею і пасажиром на проїзд та видається після оплати вартості послуги (див. роз’яснення ДПС із категорії 109.10 розділу “Запитання – відповіді з Бази знань” ЗІР (zir.tax.gov.ua).

В автобусах загального типу (маршрутних таксі) як розрахункові документи виступають типові форми квитків, установлені Наказом Мінітранспорту від 25.05.2006 р. № 503.

При здійсненні Інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення для відшкодування витрат на придбання електронного квитка потрібен роздрукований на паперовому носії проїзний документ (див. роз’яснення ДПС із категорії 102.18 розділу “Запитання – відповіді з Бази знань” ЗІР (zir.tax.gov.ua).

Для відшкодування відрядженому працівнику витрат на авіапереліт потрібно надати такий пакет документів:

– оригінал розрахункового або платіжного документа, які підтверджують оплату в готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до ПКО);

– роздрук на папері частини електронного авіаквитка з указаним маршрутом (маршрут/квитанція);

– оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

Водночас, якщо для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка за наявності посадкового талона відряджена особа не надає роботодавцю підтвердного документу, який засвідчує вартість таких витрат, то суму відшкодування включають до оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо (див. роз’яснення ДПС із категорії 103.17 розділу “Запитання – відповіді з Бази знань” ЗІР (zir.tax.gov.ua).

Також скористайтесь поясненнями із публікацій:

Які витрати на проживання у відрядженні відшкодовують

Роботодавцю без зайвого оподаткування можна відшкодовувати працівникові оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Такі витрати не будуть об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів: рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання.

Про компенсацію витрат на проживання читайте у статтях:

Коли витрати у відрядженні можуть оподаткувати

В пп. 170.9.1 ПКУ наведений перелік витрат у відрядженні, які можна відшкодувати працівникам без оподаткування ПДФО та військовим збором.

Однак будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу за наявності документів, які підтверджують зв’язок такого відрядження з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

– запрошень сторони, що приймає, діяльність якої повинна збігатись з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;

– укладеного договору чи контракту;

– інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

– документів, які засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводять за тематикою, котра збігається з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Окремі із витрат на відрядження доведеться оподаткувати через те, що про їх компенсацію відсутня згадка у пп. 170.9.1 ПКУ, або у Положенні про відрядження, або ж відсутні належні підтвердні документи, або необґрунтовано зв’язок із господіяльністю підприємства.

Серед таких, зокрема:

1. Телефонні розмови. Можливо компенсувати, якщо вони включені до рахунків із готелів або підтверджено іншим розрахунковим документом.

2. Обов’язкове страхування. Без зайвого оподаткування можливе за наявності страхових полісів і при умові, якщо згідно із законами країни відрядження чи країни, територією якої здійснюють транзитний рух до країни відрядження, передбачено обов’язкове страхування життя або здоров’я відрядженої особи чи цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів)

3. Витрати на таксі. Їх компенсувати і при цьому не оподатковувати можна за умови, що така можливість прописана у Положенні про відрядження, а керівник надав згоду на такий вид проїзду за місцем відрядження.

В продовження теми переглядайте публікації:

Як заповнювати авансовий звіт

Кожному відрядженому працівнику варто знати основні положення наказу Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841, яким затверджені форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження чи під звіт (далі – авансовий звіт) та порядок його заповнення.

Відряджений працівник повинен заповнити всі поля авансового звіту, окрім тих, які заповнює особа, яка видала грошові кошти:

– поле «Звіт перевірено»;

– поле «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;

– розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт.

У свою чергу поле «Звіт затверджено» підписує керівник підприємства (податковий агент).

Тому більшість полів авансового звіту заповнює відряджений працівник, а не бухгалтер підприємства. Проте на практиці часто відбувається зворотна ситуація. Адже саме на плечі бухгалтера лягає надання пояснень і допомога у заповнення авансового звіту.

Рекомендації щодо заповнення граф авансового звіту наведено у статті «Авансовий звіт: правила складання».

Також враховуємо, що на зворотному боці авансового звіту вказують перелік документів, які підтверджують витрати на відрядження. До того ж усі розрахункові документи, якими працівник може засвідчити витрачання коштів у відрядження, долучають до авансового звіту.

В які терміну подають авансовий звіт і повертають невитрачений аванс

Відряджений працівник повинен подати до бухгалтерії авансовий звіт до закінчення 5-го банківського дня, який настає за днем, у якому він завершив відрядження (пп. «а» пп. 170.9.2 ПКУ, п. 3 Порядку № 841).

Якщо відряджена особа отримала на відрядження готівку із застосуванням платіжних карток, тоді вона подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (пп. «б» пп. 170.9.3 ПКУ).

Коли відряджена особа скористалася платіжними картками для безготівкового розрахунку, а строк подання авансового звіту не перевищує 10 банківських днів, то за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

А за наявності надміру витрачених коштів їх суму повертають в касу або зараховують на банківський рахунок роботодавця до або під час подання авансового звіту.

В нагоді також стануть статті:

1,4 тис. ситуацій та алгоритмів дій для бухгалтера – на ІТ-платформі LIGA360. Замовте презентацію професійних рішень LIGA360: Бухгалтер та LIGA360: НR прямо сьогодні.

Податковий і бухгалтерський облік витрат на відрядження

Отже, основні організаційні питання, пов’язані з відрядженнями працівників, ми з вами розглянули. Тепер же нам належить розібратися в не менш важливому питанні — бухгалтерському та податковому обліку витрат на відрядження. Цим зараз і займемося. При цьому розглянемо як внутрішньоукраїнські, так і закордонні відрядження.

• 5.1. Бухгалтерський облік
• Якщо відрядження у межах України
• Якщо відрядження закордонне
• 5.2. Податковий облік
• Якщо відрядження у межах України
• Якщо відрядження закордонне
• висновки

5.1. Бухгалтерський облік

Якщо відрядження у межах України

Інструкцією № 291 для обліку розрахунків з підзвітними особами, до яких належать і працівники, що відряджаються, передбачений субрахунок 372.

За дебетом цього субрахунку в кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів та документів (301, 311, 313, 331) відображають:

— суми, видані працівникам під звіт;

— суми відшкодування працівникам власних коштів, використаних у відрядженні.

За кредитом субрахунку 372 показують:

— суми витрачених підзвітними особами коштів, виданих на відрядження, — у кореспонденції з рахунками обліку витрат і ТМЦ, а також ПДВ (див. табл. 5.1);

— суми, не використані відрядженим працівником і повернені ним, — у кореспонденції із субрахунками обліку грошових коштів та документів.

Зверніть увагу: субрахунок 372 є активно-пасивним, а отже, його сальдо може бути як кредитовим, так і дебетовим. При цьому дебетове сальдо говорить про наявність заборгованості працівників перед підприємством за сумами коштів, виданих під звіт, а кредитове — про наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами. У фінансовій звітності дебетові та кредитові показники відображають розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове — у складі поточних зобов’язань.

Залежно від мети відрядження, визначеної керівником підприємства у відповідному наказі, та підрозділу, в якому працює відряджений працівник, суми витрачених підзвітними особами коштів відображають на таких рахунках бухгалтерського обліку (див. табл. 5.1):

Таблиця 5.1. Відображення витрат на відрядження на рахунках бухгалтерського обліку

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Дт

Кт

Відображено оприбуткування придбаних у відрядженні ТМЦ

Відображено витрати на відрядження виробничих робітників, яке безпосередньо пов’язане з виготовленням продукції (виконанням робіт, наданням послуг)

Відображено витрати на відрядження працівників цехового персоналу, якщо їх не можна віднести на конкретний об’єкт витрат

Відображено витрати на відрядження працівників адміністративно-управлінського та іншого загальногосподарського персоналу

Відображено витрати на відрядження працівників відділу збуту, якщо мета їх поїздки пов’язана зі збутом продукції (товарів, робіт, послуг)

Відображено витрати на відрядження іншого персоналу підприємства, який не підпадає ні під одну з перелічених вище категорій

Відображено витрати, понесені у зв’язку зі скасованим відрядженням*

Відображено додаткові витрати, понесені у зв’язку з продовженням службового відрядження

Відображено податковий кредит з ПДВ, сплаченого у складі вартості проживання, проїзду до місця відрядження і назад, а також вартості ТМЦ, придбаних у відрядженні

* Витрати, пов’язані зі скасуванням відрядження, у складі інших витрат операційної діяльності рекомендує відображати Мінфін у листі від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183.

Зверніть увагу: витрати відображають в обліку на дату затвердження керівником підприємства Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (про нього див. у підрозділі 4.1).

Якщо відрядження закордонне

Основні принципи бухгалтерського обліку витрат на закордонне відрядження відповідають тим, які ми розглянули вище для обліку витрат, пов’язаних з відрядженнями в межах України. Відмінністю можуть бути «грошові» рахунки за цими операціями. Так, субрахунок 372 при видачі інвалютного авансу кореспондуватиме з кредитом субрахунків 302, 312, 314 або 332.

Але є ще одна особливість. Так, потрібно враховувати той факт, що витрати на закордонне відрядження згідно з вимогами ст. 5 і ч. 3 ст. 9 Закону про бухоблік повинні відображатися як у валюті розрахунків, так і у валюті звітності, тобто в гривнях. При цьому для визначення гривневого еквіваленту інвалютних сум необхідно керуватися нормами «профільного» НП(С)БО 21.

Згідно з п. 5 згаданого стандарту під час первісного визнання витрати в іноземній валюті відображають у гривнях шляхом перерахунку за курсом НБУ на дату здійснення операції (дату визнання активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів та витрат). Таким чином, суму виданого авансу на відрядження перераховують за курсом НБУ на дату його видачі.

Дебіторська заборгованість працівника за виданим йому авансом в іноземній валюті є немонетарною. Адже від самого початку передбачається, що працівник витратить усю суму авансу, тобто погашення його заборгованості не буде пов’язано з надходженням грошових коштів. У зв’язку з цим:

— на кінець звітного періоду таку заборгованість не перераховують (п.п. «б» п. 7 НП(С)БО 21);

— витрати на відрядження згідно із затвердженим Звітом у межах виданого авансу відображають за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу (п. 6 НП(С)БО 21).

Проте не рідкісні ситуації, коли працівник не повністю використав виданий йому аванс. У такому разі його заборгованість перед підприємством (у розмірі невитраченої суми) перетворюється на монетарну статтю балансу. Адже борг буде погашений грошовими коштами.

У такій ситуації необхідно діяти відповідно до п. 8 НП(С)БО 21. Згідно з цим пунктом на дату розрахунку за невитраченою сумою потрібно визначати курсову різницю, яка виникає у зв’язку зі зміною курсу НБУ на дату погашення заборгованості порівняно з курсом НБУ на дату видачі авансу на відрядження.

Якщо курсова різниця позитивна (курс НБУ на дату повернення невитраченої частини авансу підвищився порівняно з курсом НБУ, що діяв на дату його видачі), то її відносять до складу доходів підприємства (кредит субрахунку 714). Якщо ж має місце зворотна ситуація, виникає від’ємна курсова різниця. Її включають до складу витрат підприємства (дебет субрахунку 945).

А якщо працівнику не вистачило виданого авансу для покриття всіх витрат в іноземній валюті

У цьому разі на дату затвердження Звіту витрати на відрядження в бухгалтерському обліку відображають таким чином:

— частину витрат у межах виданого авансу — за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу;

— частину витрат, що підлягає додатковому відшкодуванню працівникові, — за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту.

Як ми вже згадували (див. підрозділ 4.2), згідно з п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59 суму витрат, що підлягає додатковому відшкодуванню, слід виплачувати в гривні за курсом НБУ на день затвердження Звіту. При цьому до травня 2020 року Інструкція вимагала здійснювати перерахунок на день погашення заборгованості*. Якщо у вашому Положенні про службові відрядження залишилося старе формулювання, то на дату погашення заборгованості необхідно здійснити коригування її суми з урахуванням нового курсу НБУ.

* Незважаючи на зміну в Інструкції № 59, податківці продовжують стверджувати, що компенсація працівнику додаткових витрат повинна здійснюватися за курсом НБУ на день погашення заборгованості (див. підкатегорію 109.19 БЗ).

Але, на наш погляд, отриману різницю не слід вважати курсовою. Адже компенсація працівнику здійснюється у гривні. У зв’язку із цим викликає сумнів правомірність нарахування курсової різниці в такому разі. На нашу думку, якщо курс НБУ на дату погашення заборгованості зріс, різницю слід відносити до інших витрат операційної діяльності проводкою: Дт 949 — Кт 372. У разі коли курс НБУ на дату погашення знизився, показуємо інші доходи від операційної діяльності: Дт 372 — Кт 719.

І ще один цікавий момент пов’язаний з видачею авансу на закордонне відрядження в готівковій гривні**. У цьому випадку для відображення витрат усі інвалютні суми перераховують за курсом НБУ на дату затвердження Звіту, адже на дату перерахування/видачі авансу немає валютної операції.

** Про облік операцій, здійснених за кордоном за допомогою гривневої корпоративної платіжної картки, див. у підрозділі 6.3.

5.2. Податковий облік

Якщо відрядження у межах України

Податок на прибуток. Чинні норми ПКУ жодних різниць «щодо відрядження» не передбачають. А це означає, що і високодохідники, і малодохідники при визначенні об’єкта обкладення податком на прибуток керуються виключно бухгалтерськими правилами.

ПДВ. Перебуваючи у відрядженні, працівник, звісно, придбаває певні послуги, а в деяких випадках і ТМЦ. Це означає, що можуть мати місце операції, що є об’єктом обкладення ПДВ (пп. «а» і «б» п. 185.1 ПКУ).

Згідно з п.п. «а» п. 198.1 згаданого Кодексу суми ПДВ, сплачені відрядженим працівником, при придбанні товарів та/або послуг, підприємство має право віднести до податкового кредиту із цього податку. Але! За умови, що такі суми підтверджені документально.

«Асортимент» підтвердних документів міститься в пп. 201.10 і 201.11 ПКУ. Так, у загальному випадку право на податковий кредит дає належним чином складена і зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі — ЄРПН) податкова накладна. Проте в окремих випадках допускається й інше документальне підтвердження.

Зокрема, відповідно до п. 201.11 ПКУ податковий кредит з ПДВ за транспортними витратами відображають без отримання податкової накладної безпосередньо на підставі транспортних квитків. Але зауважте! Такі квитки в обов’язковому порядку повинні містити інформацію про загальну суму платежу, суму податку і податковий номер продавця. Виняток — квитки, форму яких затверджено міжнародними стандартами*. У них наявність податкового номера продавця необов’язкова. А ось сума ПДВ усе одно має бути зазначена.

* Про те, якими документами регламентовано міжнародну форму для кожного виду транспорту і перевезення, див. у листі Мінінфраструктури від 19.09.2011 р. № 7885/11/10-11.

Таких же висновків податківці доходять щодо електронних квитків (див., зокрема, лист ДФСУ від 21.12.2017 р. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК і консультацію з підкатегорії 101.13 БЗ).

Є «свій» документ і для віднесення до податкового кредиту «вхідної» суми ПДВ, сплаченої у складі вартості проживання. Так, п. 201.11 ПКУ дозволяє відображати податковий кредит без отримання податкової накладної на підставі готельного рахунку, що містить загальну суму платежу, суму податку і податковий номер продавця. Причому готельний рахунок у питаннях формування податкового кредиту — цілком самодостатній документ незалежно від того, яка сума послуг за проживання відрядженої особи в ньому фігурує, а також від того, чи супроводжується він касовим чеком на якусь суму.

Іноді без податкової накладної можна обійтися і в інших випадках. Зокрема, для підтвердження податкового кредиту з «вхідного» ПДВ від вартості інших витрат відрядженого працівника (наприклад, пов’язаних з придбанням ТМЦ, робіт, послуг у відрядженні) можуть підійти чеки РРО/ПРРО (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). Але можливо це тільки в разі виконання двох умов:

1) такі чеки містять загальну суму ПДВ, фіскальний номер і податковий номер постачальника;

2) загальна сума отриманих товарів або послуг (без урахування ПДВ) за такими чеками не перевищує 200 грн на день.

Це стосується і випадку, коли оплата за товари (послуги) здійснюється з використанням POS-термінала (див. лист ДФСУ від 28.09.2018 р. № 4234/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Важливо! Якщо загальна сума в чеку більше 200-гривневої межі, то, на думку податківців, податковий кредит за ним не можна відображати навіть у межах дозволеної суми (див. консультацію у підкатегорії 101.24 БЗ).

Цікавий момент. У разі коли підзвітна особа привозить з відрядження декілька касових чеків з різними датами, в податковому кредиті дозволяється відобразити ПДВ за чеками на суму 200 грн за кожен день перебування особи у відрядженні, а не загалом за Звітом (див. підкатегорію 101.13 БЗ).

На яку дату відображати податковий кредит з ПДВ за транспортними квитками, готельними рахунками і касовими чеками

Із цього приводу фіскали висловилися, зокрема, у своєму роз’ясненні з підкатегорії 101.13 БЗ і в листі ДФСУ від 22.08.2017 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК. Так, на їхню думку, податковий кредит з ПДВ необхідно відображати на дату подання Звіту. Хоча, на нашу думку, тут коректніше було б говорити про дату затвердження Звіту, а не про дату його подання. Адже підприємство отримає зазначені документи тільки разом зі Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. А в момент затвердження Звіту керівником підприємство визнає, що здійснені витрати пов’язані з його діяльністю.

Зверніть увагу: згідно з п. 201.11 1 ПКУ платники ПДВ зобов’язані вести окремий реєстр документів — замінників податкової накладної. При цьому його форма офіційно не затверджена (як відсутній і обов’язок платників ПДВ подавати такий документ фіскалам). А отже, вести реєстр можна в довільній формі.

І ще один важливий момент. До податкового кредиту включають усю суму «вхідного» ПДВ, підтверджену відповідними документами. Проте якщо витрати відрядженого працівника пов’язані з негосподарською, пільгованою або необ’єктною діяльністю, доведеться нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ.

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. У попередніх розділах спецвипуску ми вже неодноразово згадували про випадки обкладення витрат на відрядження ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Тут же узагальнимо основну інформацію про це.

Спочатку поговоримо про ПДФО і ВЗ.

Витрати, які не включаються до оподатковуваного доходу працівника, наведені в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Але нагадаємо, що для необкладення таких витрат ПДФО і ВЗ вони мають бути документально підтверджені.

Якщо ж певна категорія витрат не згадана в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ як неоподатковувана, але згідно з Положенням про службові відрядження компенсується роботодавцем, то з такої виплати слід утримати ПДФО і ВЗ*. Те саме стосується витрат, які зазначені в згаданому абзаці, але їх здійснення у відрядженні не підтверджене працівником документально.

* Нагадаємо: доходи, з яких утримується ПДФО, є об’єктом обкладення ВЗ згідно з пп. 1.2 і 1.7 п. 16 1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Не потрапляють під «фіскальний» приціл добові, що не перевищують граничний розмір, установлений абзацом п’ятим п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Нагадаємо: у 2021 році при відрядженнях по Україні неоподатковувана межа становить 600 грн на день. Якщо ж добові вищі, суму перевищення обкладають ПДФО і ВЗ. Більше про оподаткування понаднеоподатковуваних добових див. у підрозділі 3.2.

Тепер про ЄСВ. З добовими все зрозуміло — їх оподатковувати цим внеском не потрібно, незалежно від установленого на підприємстві розміру. Адже така виплата згідно з п. 3.15 Інструкції № 5 не включена до фонду оплати праці. А ось щодо інших оподатковуваних витрат на відрядження (не обов’язкових для відшкодування роботодавцем) не все так однозначно. Є побоювання, що фіскальне тлумачення п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 дозволить податківцям розглядати їх як складову фонду оплати праці. Отже, на цю виплату доведеться нарахувати ЄСВ.

Якщо відрядження закордонне

Податок на прибуток. Як ми вже говорили вище, жодні коригування для витрат на відрядження розд. ІІІ ПКУ не передбачені. Причому стосується це і закордонних відряджень. Таким чином, абсолютно в усіх платників податків (як малодохідників, так і високодохідників) ті витрати на відрядження, які потраплять до складу бухгалтерських витрат, при формуванні фінрезультату вплинуть на розмір податку на прибуток.

ПДВ. Тут важливим є питання про те, чи потрібно на вартість послуг, отриманих працівником у відрядженні від нерезидента, нараховувати податкові зобов’язання з ПДВ. Давайте розбиратися.

Більшість послуг, якими працівник може скористатися за кордоном, не підпадають під об’єкт обкладення ПДВ. Нагадаємо: згідно з п.п. «б» п. 185.1 ПКУ об’єктом оподаткування є операції з постачання послуг, місце постачання яких відповідно до ст. 186 цього Кодексу розташоване на митній території України. Отже, якщо місце постачання — за межами України, ПДВ за такими операціями сплачувати не потрібно.

Зупинимося на обкладенні ПДВ окремих видів послуг детальніше.

Послуги з проживання в готелях і оренди житлових приміщень. Місцем постачання послуг, пов’язаних з нерухомим майном, згідно з п.п. 186.2.2 ПКУ є фактичне місцезнаходження нерухомого майна. Під дію цього підпункту підпадає, зокрема, надання в оренду й експлуатацію власного або орендованого нерухомого майна. Таким чином, оренда житлових приміщень, розташованих за кордоном, не є об’єктом обкладення ПДВ.

А якщо відряджений працівник мешкав у готелі? У такому разі необхідно керуватися п. 186.4 ПКУ, який місцем постачання послуг визначає місце реєстрації постачальника. Отже, враховуючи «закордонність» постачальника послуг з надання місць для короткочасного проживання, послуги готелів не будуть об’єктом обкладення ПДВ.

Послуги з перевезення й оренда транспортних засобів. Виходячи зі спільного прочитання положень п.п. «ґ» п. 186.3 і п. 186.4 ПКУ, місце постачання послуги з надання в оренду транспортних засобів визначають за загальними правилами, встановленими п. 186.4 ПКУ, тобто за місцем реєстрації постачальника (орендодавця). Таким чином,

оренда транспорту в нерезидента для використання його відрядженою особою під обкладення ПДВ не потрапляє

Щодо оренди транспорту з водієм і послуг з перевезення місце постачання визначають також за правилами загального п. 186.4 ПКУ (за місцем реєстрації постачальника). Отже, і ці послуги, надані нерезидентом відрядженій особі, ПДВ не обкладають.

Послуги стоянки та паркування, техобслуговування і ремонт автомобіля. Послуги автомобільних стоянок і паркувальних майданчиків охоплені кодом 52.2 «Допоміжна діяльність у сфері транспорту» КВЕД-2010. При цьому послуги, які є допоміжними в транспортній діяльності, названі в п.п. «а» п.п. 186.2.1 ПКУ. А отже, в питанні обкладення ПДВ потрібно орієнтуватися на місце їх фактичного постачання. Із цього випливає, що в разі надання таких послуг за кордоном об’єкта для нарахування ПДВ не виникне.

Окремо ПКУ говорить про послуги з ремонту транспортних засобів. Так, згідно з п.п. «г» п.п. 186.2.1 зазначеного Кодексу місцем постачання в цьому випадку буде місце фактичного постачання послуг з виконання ремонтних робіт. Тобто ремонтні роботи з рухомим майном за межами України не є об’єктом обкладення ПДВ. На цій же підставі, на наш погляд, не обкладають ПДВ і послуги з техобслуговування транспортних засобів. Адже згідно з КВЕД-2010 і ремонт транспортних засобів, і їх техобслуговування належать до одного і того ж коду 45.20 «Технічне обслуговування та ремонт автотранспортних засобів».

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. З оподаткуванням цими платежами витрат на закордонне відрядження ситуація приблизно така ж, як і з витратами за відрядженнями в межах України. Під обкладення ПДФО і ВЗ підпадають такі витрати, що відшкодовуються відрядженому за кордон працівнику (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— сума добових, яка перевищує 80 євро за кожен календарний день відрядження за курсом НБУ в розрахунку за кожен такий день, а також добові в повній сумі, якщо немає підтвердних документів, передбачених згаданою вище нормою ПКУ (детальніше див. у підрозділі 3.2);

— витрати, не підтверджені документально;

— чайові, крім випадків, коли їх суми включаються до рахунку згідно із законами країни перебування;

— вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів;

— плата за видовищні заходи;

— вартість страховки, не обов’язкової для країни відрядження або країн, через які здійснюється транзитний рух відрядженої особи.

З ЄСВ ситуація така сама, як і при відрядженні на території України. Тобто добові для закордонного відрядження не обкладаються ЄСВ незалежно від їх розміру, оскільки відповідно до п. 3.15 Інструкції № 5 вони не належать до фонду оплати праці, а отже, до бази нарахування ЄСВ не потрапляють.

А ось інші оподатковувані витрати на відрядження податківці можуть захотіти обкласти ЄСВ, прирівнявши їх до заробітної плати на підставі п.п. 2.3.4 Інструкції № 5.

Тепер давайте пройдемося по прикладах.

Приклад 5.1. Співробітнику відділу збуту видано аванс на відрядження з м. Харкова до м. Києва у сумі 6400 грн. Строк відрядження відповідно до наказу керівника — 5 днів. Згідно з Положенням про службові відрядження і наказом керівника добові при відрядженнях у межах України встановлено в розмірі 500 грн на день.

Після повернення з відрядження працівник склав Звіт і подав такі документи:

— залізничні квитки до місця відрядження і назад на загальну суму 664,66 грн (ПДВ — 110,68 грн);

— рахунок готелю із зазначенням індивідуального податкового номера платника ПДВ і касовий чек на оплату послуг проживання в сумі 3120 грн (у тому числі ПДВ — 520 грн).

Добові витрати відшкодовуються в розмірі 2500 грн (5 дн. х 500 грн).

Загальна сума витрат на відрядження становила 6284,66 грн. Звіт поданий своєчасно і затверджений у повній сумі. У день подання Звіту суму невикористаного авансу працівник повернув до каси підприємства.

Зазначені операції підприємство повинно відобразити в обліку таким чином (див. табл. 5.2):

Таблиця 5.2. Облік витрат на відрядження в межах України

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн

Дт

Кт

Видано працівнику аванс на відрядження

Затверджено Звіт і включено до витрат:

Нові розміри витрат на відрядження для бюджетників у 2022 році

Із 01.01.2022 року діє постанова “Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 р. № 98” від 23.12.2021 р. № 1355.

Викладено у новій редакції додаток 1 до Постанови № 98, який встановлює розміри граничних витрат на відрядження держслужбовців, а також інших осіб, яких направляють у відрядження підприємства, установи та організації, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

В результаті суттєво збільшені розміри добових витрат для закордонних відряджень по всім країнам світу. Пояснення – більшість таких розмірів для відряджень до іноземних країн не переглядались із 2011 року, натомість через інфляцію значно зросли ціни на харчування та поживання в іноземних країнах.

Водночас граничні суми витрат на найм житлового приміщення за добу залишили незмінними для іноземних країн.

Для відряджень по Україні розмір добових зріс із 60 грн до 300 грн, а гранична сума витрат на найм житла на добу – із 600 грн до 900 грн.

Проте виконувати нові розміри витрат на службові відрядження бюджетна сфера повинна у межах коштів, передбачених у кошторисах та планах використання бюджетних коштів.

Також Уряд зобов’язує керівників мінімізувати витрати на службові відрядження шляхом оптимізації кількісного складу відряджених працівників, строків їх перебування у відрядженні, зменшення витрат на оплату проїзду, наймання житла та інших витрат на відрядження, проведення зустрічей, переговорів тощо в режимі онлайн.

На додаток Уряд скасував надбавки до затверджених сум добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників, які визначає додаток 2 до Постанови № 98.

Як бухгалтеру першим отримати інформацію у Новому Році? Усі нововведення та аналітику надасть LIGA360. Тільки до 14 січня отримайте преміум-пакети за вигідною ціною.