Як оцифрувати трудову книжку працівника: інструкція

Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області нагадало роботодавцям, як оцифрувати трудову книжку працівника. Про це йдеться у пресслужбі ПФ.

Починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки.

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впроваджено з метою вдосконалення обліку трудової діяльності українців, зменшення паперового документообігу та ризиків втрати чи пошкодження документів.

Роботодавець має можливість сформувати запит на «Витяг з ЕТК».

У допомогу юридичним та фізичним особам — підприємцям на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України працює «Е-кабінет страхувальника» — зручний сервіс, який функціонує 24/7 без перерв та вихідних, у якому можливо:

– перевірити стан сплати ЄСВ, отримати інформацію про подання звітності по сплаті ЄСВ та стан її обробки;

– переглянути інформацію про страховий стаж працівників;

– отримати довідки з QR-кодом щодо страхового стажу чи заробітної плати працівника форми ОК-7;

– направити відомості про трудову діяльність працівника для оцифрування;

– переглянути електронні лікарняні застрахованих осіб в Електронному реєстрі листків непрацездатності;

– отримати розрахунок суми виплати за час тимчасової непрацездатності працівника.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на нашу сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.

Як оцифрувати трудову книжку: інструкція від ПФУ

Перш ніж оцифровувати трудову книжку, перевірте, чи правильно її оформили. Якщо помилок немає — завантажуйте цифрову копію документа на сайт Пенсійного фонду України.

1. Звірте записи перед оцифруванням

Що перевірити

На що зважати

Правильність написання особистих даних

1) прізвище, ім’я, по батькові (ПІБ) — мають бути записані повністю, без скорочення чи заміни імені та по батькові ініціалами;

Ці дані мають відповідати даним паспорта. Особливу увагу зверніть на оформлення записів про зміну ПІБ:

• колишнє прізвище має бути закреслено однією рискою і поряд записано нове;
• на внутрішньому боці обкладинки обов’язково зазначають інформацію про документ, на підставі якого виправили запис, його номер і дату видачі. Інформацію завіряють підписом особи, яку уповноважує установа, і печаткою

Наявність необхідних підписів і печаток на першій сторінці / титульному аркуші трудової книжки

1) підпис власника трудової книжки;

2) підпис особи, яка відповідає за видачу трудових книжок на підприємстві;

3) печатка підприємства чи відділу кадрів, на якому заповнювали трудову книжку (якщо її оформили в період після 01.01.1075)

Записи в розділі «Відомості про роботу»

У записах про прийняття на роботу та звільнення зазначають дату початку виконання роботи, повне найменування підприємства, назву посади чи професії, а також номери та дати наказів про прийняття/звільнення.

Якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком роблять запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акта, його дати й номеру.

Записи про звільнення чи переведення супроводжують посиланням на відповідну статтю закону.

Записи про звільнення засвідчують печатками

2. Усуньте виявлені недоліки

Якщо в трудовій книжці немає запису про зміну прізвища або є помилка в написанні ПІБ, зробити чи виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз. Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.

Якщо ПІБ у трудовій книжці не збігаються з даними паспорта, той факт, що трудова книжка належить саме цій особі, можна встановити через суд.

3. Передайте ПФУ цифрову копію трудової

Якщо не виявили жодних недоліків у заповненні трудової книжки, відскануйте її і завантажте цифрову копію на вебпортал ПФУ через свій особистий кабінет.

Колеги! Запрошуємо взяти участь у безплатному вебінарі для бухгалтерів. Не пропустіть!

Статті за темою

Авансовий звіт 2024: як заповнити

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, ще неофіційно називають авансовий звіт. Це необхідний документ для кінцевого оформлення господарських операцій з підзвітними особами. Як оформити авансовий звіт, зразки його заповнення – у консультації

Військовий збір 2024

Військовий збір в Україні запровадили як тимчасовий податок ще на початку збройної агресії рф, коли здійснювалися АТО. Мета збору – фінансова підтримка реформування ЗСУ. Військовий збір став своєрідним доповненням до податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), утворивши з ним нерозлучний тандем. Сьогодні в консультації про нюанси розрахунку та утримання військового збору, об’єкти оподаткування, його платників, звітність та штрафи

Відрядження 2024: як оформити

Розрахунок відпускних: як провести

Розбираємо, як правильно провести розрахунок відпускних у 2024 році. Як розрахувати середню зарплату з урахуванням премій, як на розрахунок відпускних впливає воєнний стан. Теорія закріплена прикладами розрахунку відпускних у різних ситуаціях

Лікарняні: нарахування і оплата

Як нараховувати лікарняні, що треба знати про електронний листок непрацездатності, що означає його статус, коли застосовувати під час воєнного стану паперовий листок непрацездатності – відповіді у консультації

Оцифровуємо трудові книжки та подаємо до ПФУ: алгоритм дій, зразки, поради

23 липня набрала чинності постанова № 11-1, якою ПФУ визначив порядок подання відомостей про трудову діяльність працівників, фізосіб-підприємців, фізосіб, які забезпечують себе роботою самостійно, в електронній формі. Документ не багатослівний і лише формалізував порядок оцифровування трудових книжок (далі — ТК). Та в будь-якому разі фактично команда “Старт!” пролунала, і вже можна подавати оцифровані відомості до ПФУ. Окрім того, ПФУ у своєму роз’ясненні від 15.07.2021 р. уже відповів на деякі запитання щодо цифрових ТК. Сьогодні пропонуємо алгоритм дій, зразки документів та надамо відповіді на практичні запитання наших читачів, які виникли під час подання відомостей про трудову діяльність працівників.

У які строки слід подати відомості?

На подання оцифрованих (разом зі сканованими) або просто сканованих копій ТК законодавці відвели 5 років. Відлік часу пішов із 10.06.2021 р. А отже, відомості необхідно подати до ПФУ не пізніше 10.06.2026 р. Звісно, цілком можлива пролонгація цього строку. Та поживемо — побачимо.

Хто подає відомості?

Якщо коротко, то подати інформацію може роботодавець фізособи або ж сама фізособа. У першому випадку буде використано електронний підпис уповноваженої особи роботодавця (керівника або бухгалтера). Якщо свою ТК фіз­особа подаватиме самостійно, їй потрібно буде використовувати власний електронний підпис.

Але насправді тут варто розбиратися більш докладно. І все тому, що законодавці не визначили чіткого обов’язку щодо подання відомостей, а лише передбачили право подання інформації до ПФУ. Тож далі — кілька можливих ситуацій та наші пропозиції щодо їхнього вирішення.

Ситуація 1. Працівника прийнято до 10.06.2021 р., і він продовжує працювати.

Якщо особа працюватиме на підприємстві 6 років, що відлічуватимуться з 10.06.2021 р., то подати відомості до ПФУ із цієї ТК зобов’язаний саме роботодавець.

Після подання відомостей (та їхнього прий­няття ПФУ) роботодавцеві, на наше переконання, слід видати працівникові його ТД. Підтверджує це абз. 2 п. 2 р. ІІ Закону № 1217, у якому закарбовано: після завершення цих робіт наявні ТК видаються працівникам особисто під підпис. А в абз. 1 мовиться про включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціаль­ного страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників. Тобто після того, як відомості з ТК прийняв ПФУ і включив їх до реєстру застрахованих осіб, ТК можна сміливо віддавати працівникові.

Під час видачі ТК працівникові в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (ф. № П-10) в графі 12 “Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні”, на наше переконання слід зробити посилання на Закон України від 05.02.2021 р. № 1217 і отримати підпис працівника в графі 13 Книги. Також може бути посилання на відповідний наказ, яким кад­ровик був би уповноважений оцифрувати ТК і подати дані до ПФУ.

Ситуація 2. Працівника прийнято до 10.06.2021 р., але він звільняється протягом 5 років.

У разі звільнення особи впродовж 5 років, що відлічуватимуться з 10.06.2021 р., подати ТК до ПФУ може роботодавець. Утім, він так само може видати працівникові під час звільнення належно оформлену ТК. І тоді подання відомостей до ПФУ стане проблемою самої фіз­особи. Звісно, роботодавець перед звільненням може сформувати та подати необхідну інформацію до ПФУ.

Ситуація 3. Працівника прийнято на роботу після 10.06.2021 р.

У такому разі запис про прийом на роботу вносять до ТК виключно за бажанням працівника. До того ж сама ТК зберігається в працівника. Тож логічним є висновок, що оцифровувати ТК фізособі слід самостійно. Але роботодавець має право пристати на прохання працівника (який, скажімо, немає електронного підпису) та подати за нього відомості до ПФУ.

Ситуація 4. Працівник трудиться у приватного підприємця.

Незалежно від того, коли працівника прийнято на роботу, ТК зберігається в нього. А отже, про оцифровування даних ТК радимо подбати саме працівникові, адже в роботодавця ТК не зберігається. Одначе не виключаємо, що деякі підприємці-роботодавці (які мають електрон­ний підпис) згодяться подати до ПФУ ТК, завіривши її своїм підписом.

Ситуація 5. Фізособа є підприємцем.

Такі фізособи мають змогу подати відомості про свою трудову діяльність самостійно, як й інші застраховані особи. Вони також можуть подати інформацію про період підприємницької діяльності.

Чи вдасться подати ТК одразу всіх працівників?

Ні. Це доведеться робити поступово. Інформацію про записи в ТК кожного із працівників подають окремо. Водночас можна підготувати належні відомості щодо працівників у форматі xml, а потім лише завантажувати відомості разом зі скан-копіями ТК на сайт ПФУ та підписувати їх.

Цифрові ТК яких працівників передавати в першу чергу?

Насамперед радимо подавати відомості про працівників, котрі незабаром мають вийти на пенсію. Це дозволить призначити пенсію за віком навіть без подання ними заяв для її призначення за наявними відомостями в Держреєстрі за фактом досягнення пенсійного віку. Далі ж подавати ТК можна в довільному порядку. Головне — зробити зробити це по всім особам, які працюють у вас на підприємстві. Хоча, на наше переконання, логічним було б подання лише за тих працівників, у яких є стаж за періоди до 01.01.04 р.

Звісно, можуть бути нюанси щодо подання відомостей стосовно новоприйнятих працівників. Тут слід зважати на те, що поки стосовно них не буде подано “Звітний” Об’єднаний розрахунок, де в додатку 5 вони не будуть зареєстровані як працівники цього роботодавця (зазначено дату укладення трудового договору), ви не зможете подати про них відомості.

Куди подавати відомості з ТК?

Зробити це можна на порталі ПФУ. Заходимо до розділу “Комунікації з ПФУ” та обираємо “Відомості про трудові відносини робітника”. Далі заповнюємо необхідні дані: вписуємо податковий номер, серію та номер паспорта, прізвище, ім’я, по батькові працівника. Який це має вигляд, див. на сайті gazeta.vobu.ua/archives/11462, де ми навели приклади заповнення відомостей.

У якому вигляді подавати?

Перший. Подати тільки скановані копії ТК у розділі “Скан-копії документів”. У такому разі після заповнення роботодавцем або громадянином анкети фахівці територіальних органів ПФУ переведуть їх у цифровий формат. Процес цей не дуже швидкий з огляду на кількість осіб, щодо яких буде подано документи і, відповідно, кількість фахівців, які вносять відомості, в органах ПФУ.

Другий. Унести електронні записи в розділі “Записи про трудову діяльність” та в розділі “Скан-копії документів” додати скановані копії. Цей варіант має пришвидшити обробку даних спеціалістами територіальних органів ПФУ, адже їм не доведеться набирати відомості та вносити їх у базу даних, а достатньо буде звірити зі скан-копіями, чи правильно внесені такі відомості в базу Держреєстру.

Які вимоги до сканованих копій?

Не зайвим буде ще раз нагадати, що всі скановані копії:

1) слід виготовляти в кольоровому форматі з оригіналів ТД, документів про стаж, документів про навчання тощо;

2) мають містити всі сторінки ТК у хронологічному порядку та поля відповідних документів;

3) мають бути придатними для сприйняття їх змісту, зокрема, даних про серію та номер бланків документів;

4) повинні мати рекомендовану роздільну здатність при скануванні — 300 dpi;

5) мусять мати формат jpg або pdf;

6) розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Чи потрібно долучати до пакета документів згоду на обробку
персональних даних?

Порядок № 11-1 подання такого дозволу не передбачає. Заразом п. 7 Порядку № 1084 зобов’язує роботодавців-страхувальників долучати згоду на обробку персональних даних (її приклад наводимо нижче). Тут установлено, що невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником, є сканована копія згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних, передбачених цим Порядком. А ось коли відомості/сканкопії подає сама фізособа зі свого електронного кабінету, потреби в поданні дозволу немає. Достатньо лише проставити відповідну відмітку в електронному кабінеті.

Які відомості з ТК вносити до електронних записів про трудову діяльність?

Перелік відомостей, які необхідно внести до електронної бази, наведено в п. 6 Порядку № 11-1 (див. у газеті “Все про бухгалтерський облік” № 68 за 2021 рік, стор. 18). Приклад такого запису наочно демонструє скріншот (див. стор. 16).

Перш ніж переходити до полів запису, надамо кілька загальних рекомендацій щодо того, яку інформацію з ТК потрібно брати для таких записів.

Рекомендація 1. Уносимо лише ті записи, які не визнано скасованими, (у разі виправлення помилок у ТК може бути один чи декілька скасованих записів).

Уважаємо, такі записи не потрібно вносити до електронної бази.

Рекомендація 2. Робимо записи лише один раз. Тобто якщо у вас двомовна ТК, у якій записи здійснено двома мовами (українською та російською), то “Запис про трудову діяльність” достатньо зробити лише один раз — державною мовою. Окрім того, під час додавання скан-копій, слід долучити всі сторінки ТК.

Рекомендація 3. Записи вносимо тією мовою, якою їх зроблено. Приміром, якщо частина записів лише російською мовою, а далі українською, то не потрібно перекладати тексти записів на державну мову. Ба більше, під час вибору із випадного списку назви документа обирайте назву, відповідно російською (“Приказ”) чи українською (“Наказ”), залежно від того, як цей документ зазначено в ТК.

Далі зосередимо нашу увагу на тих відомостях, які слід фіксувати та обирати в кожному із полів блоку “Записи про трудову діяльність”.

Нумерація стартує з “1”. Один номер може бути проставлений у кількох записах, які відповідають одному підприємству (установі, організації). Для прикладу, якщо в ТК є запис про навчання, який іде першим, проставляємо “1” у записі, що стосується початку навчання, та записі, який стосується його закінчення. Якщо далі йде запис про влаштування на роботу, то йому в цьому полі відповідатиме “2”, як і запису про переведення (якщо такий ітиме далі) та запису про звільнення з такої роботи. Про це, зокрема, мовиться в підказці безпосередньо на сайті.

До речі, якщо в ТК будуть записи про роботу в одного роботодавця в різних періодах, то всі їх показуємо з одним і тим самим номером.

• Блок “Дані підприємства (установи), з якою є трудові відносини”. Поля “Код за ЄДРПОУ” та “Назва”

Сюди роботодавець, який подає інформацію за працівника, вписує код ЄДРПОУ та найменування підприємства (ПІБ та податковий номер — для роботодавців-фізосіб).

• Блок “Дані підприємства (установи), якою внесено запис в трудову книжку”. Поля “Код за ЄДРПОУ” та “Назва”

Тут фіксують код за ЄДРПОУ (податковий номер) та найменування підприємства (підприємця), що вносило відомості до ТК. Їх можна взяти з печатки, якою завірено запис у ТК. За потреби можна перевірити за кодом назву підприємства через відкриті дані в Інтернеті (та й назву в такому разі простіше скопіювати, ніж набирати власноруч).

У цих полях потрібно обрати відповідні показники з випадних списків. Нижче в таблиці ми навели перелік, співставність таких подій та атрибутів, а також у примітках зауважили, у яких випадках слід зазначати тип події.

Тут все просто — зазначте дату з графи 2 ТК. Інколи (зокрема, у разі відображенні інформації про роботу за сумісництвом та про період військової служби) такі дати доведеться брати із графи 3 ТК, де вони фігуруватимуть.

Сюди дослівно перепишіть запис із графи 3 ТК працівника. Якщо запис зроблено у двох розділах російською та українською мовами, на наше переконання, достатньо відбити запис лише один раз — державною мовою. І лише якщо записи не ідентичні (наприклад, в розділі російською вказано “п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП“, а українською — “ст. 38 КЗпП“, що є помилкою в ТК), варто створити два окремих записи. Хоча, напевне, не буде помилкою, навіть якщо про одну подію ви наведете два записи: один — російською, другий — українською. Але чи є в тому сенс…

Тут зверніть увагу на наявність у списку, що випадає, таких назв документів: “наказ”, “розпорядження”, “трудовий договір”, “військовий білет” 1 , “диплом”, “приказ”, “распоряжение”, “трудовой договор”, “военный билет”. Обирайте ту назву документа, яку зазначено в ТК. Зокрема, якщо у графі 4 ТК, як підставу для запису, російською зафіксовано “приказ”, оберіть саме “приказ”, а не “наказ”. І лише диплом — він і в Африці диплом…

1 Тут, звісно, має бути “військовий квиток”, але спишемо все на труднощі перекладу.

Зверніть увагу! У першому полі ви обираєте документ зі списку, а ось у другому, за потреби, можете вказати скориговану інформацію. Це може знадобитися, скажімо, під час внесення відомостей про нагороди та заохочення. Так, у разі нагородження грамотою, в якій не вказано номера наказу чи розпорядження про нагородження, може виникнути необхідність змінити відомості у цьому полі, зазначивши у полі “Документ-підстава” слово “грамота”.

Зазначте номер документа, на який зроблено посилання у графі 4 ТК. У разі відображення інформації про навчання, вкажіть номер відповідного диплома. Він, до речі, може мати також серію. Вважаємо, її теж варто навести. Це саме стосується й військового квитка (який у базі чомусь названо “військовий білет”).

Пишемо дату документа, який слугує підставою для внесення запису, — беремо її з графи 4 ТК.

Як працівникові самостійно подати інформацію до ПФУ?

Алгоритм подання інформації працівником такий само, що й у роботодавця. Потрібно зайти на портал ПФУ та перейти в меню “Відомості про трудові відносини”. Далі процес заповнення та подання однаковісінький, що й для роботодавця. Єдине, фізособі не потрібно долучати сканкопії згоди на обробку персональних даних, а достатньо проставити відповідну відмітку.

Документи подано: що далі?

Перевірити статус поданої інформації можна на порталі ПФУ у розділі “Звернення”. Там відображено всі звернення роботодавця щодо кожного працівника і вказано статус обробки. Тож достатньо через певний час перевірити статус звернення. Фінальним акордом має бути напис “Виконано”. Утім, його все одно варто відкрити і проглянути, чи є якісь зауваження ПФУ. Якщо так, вивчить їх і подайте уточнену інформацію (можливо, потрібно буде пересканувати ту чи іншу сторінку ТК тощо).

До речі, подана вами інформація також буде відображена і в електронному кабінеті працівника на порталі ПФУ. Тож він зможе зайти у свій е-кабінет і перевірити наявну інформацію про стаж.

Що робити, коли ПФУ повідомляє про помилки у скан-копії ТК?

Передусім з’ясовуємо, якого періоду вони стосуються й про яку помилку йдеться.

Коли зауваження щодо періоду роботи на іншому підприємстві, логічною реакцією роботодавця може бути повідомлення про такий стан речей працівника. Далі вже самому працівникові доведеться потурбуватись про виправлення в ТК, а коли це неможливо — подбати про надання ПФУ додаткових документів, що підтверджують його трудовий стаж (диплом, військовий квиток, довідки, витяги з наказів тощо).

Інша річ, якщо зауваження стосується записів, зроблених на вашому підприємстві. Тоді проведіть виправлення згідно з Інструкцією № 58. Докладно про це читайте у випуску 14 спецпроєкту “Все про кадровий облік” у газеті “Все про бухгалтерський облік” № 118-119 за 2020 р. та додатку до нього.

Як зарадити, якщо внесли електронний запис з помилками?

У такому разі потрібно створити ще один електронний запис. Фактично це означає подання всіх відомостей із ТК. Та, аби не вводити усе наново, достатньо:

• скачати зі свого кабінету xml-файл, який було подано до ПФУ (це можна зробити у вкладці зі зверненнями);
• наново завантажити цей файл на портал (кнопка “Завантажити” розділу “Записи про трудову діяльність”);
• виправити некоректний запис;
• надіслати запис повторно, підписавши його.

Чи покарають роботодавця та його посадових осіб за неподання копій ТК за працівників або за відомості із помилками?

Ні. Законодавство жодної відповідальності не передбачає. Тож тут, скоріше, можна говорити про моральну відповідальність відносно власних працівників, які геть не завжди можуть подати інформацію про свою трудову діяльність самостійно.

Ось, власне, і все про оцифровування ТК. Як бачите, можна обрати два шляхи. І, звісно, у багатьох роботодавців може виникнути спокуса попрямувати легшим — подати лише сканкопії ТК. Одначе, у такому разі сподіватися на швидку обробку відомостей працівників щодо стажу не варто. Особливо після того, як шквал-ураган-торнадо подань роботодавців та працівників надійде до ПФУ. Тож другий варіант, хоча й забере трохи часу (на оцифровування своєї ТК особисто автор витратив приблизно півтори години), упевнені, він дасть змогу швидше отримати належну інформацію в базі ПФУ, яка, до речі, вже наразі використовується і для контролю стажу для лікарняних. Та у будь-якому разі побажаємо вам легкого подання інформації в електронні ТК та оперативного її прийняття ПФУ.

Василь ЦИГАНЕНКО,
консультант газети
“Все про бухгалтерський облік”

Список використаних нормативно-правових актів:

#ТрудовіКнижки, #ТрудовіВідносини, #ЕлектронніЗаписи