Дистанційна угода. Як підписати договір онлайн

Сьогодні питання укладення дистанційної угоди стає як ніколи актуальним. Інколи через поширення коронавірусної хвороби Covid-19 сторони намагаються звести до мінімуму контакти між собою, проте правильно оформити свої відносини. Безумовно, у 2021 р. наявність відповідної нормативно-правової бази та інформаційні технології цьому сприяють. Зацікавлені сторони можуть укласти відповідну угоду, не будучи одночасно присутніми в одному місці. Проте це не стосується тих угод, які мають бути нотаріально засвідчені, оскільки цей механізм досі вимагає одночасної присутності сторін при підписанні договору.

Маєте Телеграм? Два кліки – і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час!

Які є варіанти

Розглянемо декілька варіантів укладення договору без призначення особистої зустрічі. Один з варіантів, який використовують більшість представників, полягає у тому, що після узгодження фінальної версії документа одна сторона роздруковує та підписує його у двох екземплярах та направляє поштовими службами або кур’єром іншій стороні. Інша сторона підписує обидва екземпляри, залишає один собі, а інший повертає контрагенту. Очевидно, що такий спосіб займає час і потребує додаткових витрат, яких можна уникнути, та ставить під сумнів особу підписанта документа, адже все відбувається поза наглядом сторін.

Іншим способом, більш зручним та швидшим у плані уникнення зайвих формальностей є укладення договору в електронному вигляді. Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. №851-IV, електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити. А згідно з Законом України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 р. №675-VIII, електронний договір — це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків та оформлена в електронній формі. Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватись електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Зазначимо, що відповідно до ст. 12 Закону України «Про електронну комерцію», підписати електронний правочин можна за допомогою:

• електронного підпису (може зображуватися у вигляді натискання на віртуальну кнопку «Згоден», «Підтверджую», «Так» тощо);
• електронно-цифрового підпису (слід згадати, що Закон України «Про електронний цифровий підпис» втратив чинність у зв’язку з прийняттям Закону України «Про електронні довірчі послуги»);
• електронного підпису одноразовим ідентифікатором (комбінація букв та чисел, яка надходить на мобільний номер телефону або e-mail, яку в подальшому необхідно ввести у відповідне віртуальне поле);
• аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

Відповідно до ст. 205 Цивільного кодексу України, правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом. Таким чином, цивільне законодавство України прирівнює електронну форму до договорів, укладених у письмовій формі, та надає їй такої ж юридичної сили.

Вимоги щодо основного змісту електронного договору такі ж, як і для звичайного. Він має містити всі істотні умови, передбачені для відповідного виду договору, інакше може бути визнаний неукладеним або недійсним. Та крім визначених Цивільним кодексом України істотних умов, електронний договір може містити інформацію про: технологію (порядок) укладення договору; порядок створення та накладання електронних підписів сторонами; можливість та порядок внесення змін до умов договору; спосіб та порядок прийняття пропозиції укласти електронний договір (акцепту); порядок обміну електронними повідомленнями та інформацією між сторонами під час виконання ними своїх зобов’язань; технічні засоби ідентифікації сторони; порядок внесення змін до помилково відправленого прийняття пропозиції укласти електронний договір (акцепту); посилання на умови, що включаються до договору, шляхом перенаправлення (відсилання) до іншого електронного документа і порядок доступу до такого документа; спосіб зберігання та пред’явлення електронних документів, повідомлень, іншої інформації в електронній формі та умови доступу до них; умови виготовлення та отримання паперових копій електронних документів; можливість вибору мови, що використовується під час укладення та виконання договору; інші відомості.

Зазвичай пропозиція про укладення електронного договору може направлятися контрагенту шляхом створення комерційної пропозиції, розміщення пропозиції (оферти) у мережі Інтернет або інших інформаційно-телекомунікаційних системах. Місцем укладення електронного договору є місцезнаходження юридичної особи або місце фактичного проживання фізичної особи, яка є продавцем (виконавцем, постачальником) товарів, робіт, послуг тощо. Електронний договір вважається укладеним з моменту одержання особою, яка направила пропозицію укласти такий договір, відповіді про прийняття цієї пропозиції.

Зручно та швидко

Зараз існують програми, які роблять процес укладення договорів в електронній формі зручним та швидким. Це, наприклад, DocuSign, Вчасно, М.Е.Doc тощо. Деякі програми (наприклад, AXDRAFT) дозволяють не лише здійснити електронне підписання, але й провести автоматизоване укладення та дистанційне погодження тексту документа. Щодо питань, з якими доводилося стикатися на практиці, що надходили від клієнтів, то це сумніви щодо можливості надання таких документів до органів державної влади: чи будуть вони прийняті, якщо такі запити будуть надходити. Суди у своїх рішеннях посилаються на ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», де зазначається, що оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у т.ч. у паперовій копії. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Варто відмітити, що використання електронних договорів є досить зручним механізмом для бізнесу в цілому. Це однозначно крок уперед у розвитку корпоративної діджиталізації. Впевнена, що користування такими сервісами зробить бізнес-процеси простішими та позбавить зайвих формальностей, на які зазвичай недоцільно витрачати часові та матеріальні ресурси.

Що потрібно знати про електронні договори за українським законодавством?

Асоціація спортивної боротьби України щиро дякує колективу юридичної компанії “Правова допомога” за взаємовигідне співробітництво.

Товариство з обмеженою відповідальністю “Авіакомпанія Браво” висловлює подяку за співпрацю Юридичній компанії “Правова допомога” за якісне та оперативне надання юридичних послуг.

Компанія Віталюкс високо цінує результати співпраці з ЮК «Правова допомога», і, грунтуючись на власному досвіді, готова рекомендувати її зацікавленим особам.

Йокогава Електрик Україна Лтд. може рекомендувати Володимира Гурлова та його команду як надійного юридичного партнера в Україні для іноземного бізнесу.

Головний офтальмолог України, Оксана Вітовська, Громадська спілка «Всеукраїнський альянс офтальмологів»

висловлюємо щиру подяку коллективу юридичної компанії «Правова допомога» та особисто Гурлову В. за професіоналізм і цілеспрямованість в роботі.

. висловлюємо Вам свою повагу і вдячність за плідну співпрацю.
. робота у спільних проектах дала змогу пересвідчитись у вашій високій професійній майстерності

Технології невпинно рухаються вперед, та ми скоро почнемо забувати, як підписувати документи на папері. Вже зараз багато чого можна укладати в електронній формі, людина навіть не замислюється, скільки всього «підписує», просто поставивши галочку на сайті, або ввівши комбінацію цифр з СМС. Ми за секунду прощаємося зі своєю приватністю, натиснувши без прочитання кнопку «Згоден» у набридливому віконці на сайті. Проте в комерційній сфері світом все ще циркулює безліч паперових документів.

Почнемо одразу з кейсу: іноземна компанія мала намір придбати офіс в Україні, шляхом купівлі корпоративних прав в товаристві з обмеженою відповідальністю, яке ним володіло. Договір купівлі-продажу частки був підписаний в Німеччині, завітав на пару днів на Кіпр (там знаходився другий підписант) та попрямував з кур’єром в Україну. Коли папірець завітав до Києва, він був урочисто підписаний останнім підписантом, а юристи отримали відмашку йти реєструвати корпоративні зміни.

В цій історії підписання тривало понад тиждень, хоча могло відбутися за декілька хвилин в електронній формі. Чи не могло? Електронні документи з якими підписами мають однакову юридичну силу з паперовими аналогами? Які правочини в Україні все ще повинні існувати тільки на папері?

Юридично значущі електронні підписи в Україні

Українським законодавством дозволені різні варіанти замін паперовим документам, ось основні:

1. Електронний підпис одноразовим ідентифікатором: коли ви вводите в застосунку чи на сайті комбінацію цифр, отриману на імейл чи в СМС. Такий варіант підходить для B2C сфери, передбачений Законом України «Про електронну комерцію» (також використовується в банківській справі);
2. Дія.Підпис та BankID: електронні підписи, доступні для фізичних осіб;
3. Факсимільне відтворення, чи інший аналог власноручного підпису , але якщо між сторонами є письмова згода використовувати такий підпис (частина 3 статті 207 Цивільного кодексу України);
4. Підписання з використанням електронних довірчих послуг (частина 2 статті 17 Закону України «Про електронні довірчі послуги»), про це далі детальніше;
5. Інші способи , якщо вони передбачені: (а) договором між сторонами (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»), (б) окремо законодавством, (в) правилами інформаційних систем (частина 6 статті 11 Закону України «Про електронну комерцію»).

Підписання одноразовим ідентифікатором практично не застосовується у B2B відносинах, Дія.Підпис та BankID не підійдуть для юридичних осіб. Є і інші варіанти, наприклад, введення вами PIN-коду теж є електронним підписом. Але якщо ми говоримо про комерційні договори, залишається не так багато опцій.

Підписання договорів в електронній формі, яке є аналогом власноручного підпису в Україні

В договорах можна зустріти положення, що документи сторін із факсимільним відтворенням підпису (або іншим аналогом) мають юридичну силу для сторін. Але одразу підписати аналогом не можна, спершу в договорі необхідно зафіксувати зразок підпису, або описати порядок використання альтернативи. Тобто сторони повинні далі домовлятися в такій формі. Аналогічне стосується обміну імейлами: для наших клієнтів ми додаємо в договори спеціальні положення, щоб у випадку спору суди краще сприймали електронну комунікацію.

Є випадки, коли сторони обмінюються відсканованими копіями договорів, в тексті яких вказано, що вони одразу мають юридичну силу паперових оригіналів. Такий варіант може стати проблемою, якщо ваш контрагент не виконуватиме зобов’язання, і буде в подальшому заперечувати факт належного укладення договору. Відсканована копія – це навіть не електронний документ, це електронна копія паперового документа, тобто щось похідне від оригіналу.

Коментар від команди: Для наших клієнтів ми завжди оцінюємо баланс між комерційною доцільністю та юридичним формалізмом. Наприклад, якщо за договором ваша компанія отримує попередню оплату, то наслідки дефолту контрагента для вас мінімальні. Недоцільно в такому випадку чекати надходження паперового документа, і витрачати дорогоцінний час простою бізнесу. Загалом, питання оформлення документообігу варто розглядати в контексті доцільності трансакційних витрат.

Який електронний договір матиме юридичну силу паперового?

Судова практика в Україні мінлива, але щодо одного варіанту цифрового підписання документів у судів є консенсус. Закон України «Про електронні довірчі послуги» в статті 17 визначає, що якщо документ на папері має містити власноручний підпис, то його електронний аналог повинен бути оформлений з використанням кваліфікованої електронної довірчої послуги. Ідеться про договори, підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), більше знайомим по назві його попередника «ЕЦП».

Це комбінація приватного, публічного ключа та сертифікату, а простіше просто електронний файл на вашому комп’ютері, флешці або спеціальному зашифрованому носії (токені), за допомогою якого ви підписуєте електронний договір.

Процес підписання схожий на архівування файлів, але з паролем та фіксацією часу. Змінити підписаний файл неможливо, він містить текст договору, реквізити підписантів та час формування. У разі необхідності суд або сторони без спеціальних технічних навичок можуть розшифрувати файл. Більше ніяких почеркознавчих експертиз.

В Україні є багато EDI сервісів для бізнесу, які використовують КЕП, але документ можна «підписати» і безкоштовно, за допомогою українських державних Інтернет-порталів. Ми на постійній основі консультуємо підприємства стосовно правильного електронного оформлення господарських договорів.

Як українські суди ставляться до цифрового прогресу?

Судова система по-різному оцінює юридичну значущість електронної комунікації. Можна знайти рішення Верховного суду, яке визнає імейли звичаями ділового обороту і нормальною юридично значущою практикою. Є випадки, коли навіть скріншоти з месенджерів визнаються за докази. Тому довести в українському суді факт певної комунікації теоретично можливо. Більшої ваги електронній комунікації надають правильні формулювання в договорах.

З іншого боку, залишається ризик визнання судами неприйнятним всього, що не підписано з застосуванням КЕП. Випадки недовіри судів до електронних документів зустрічаються рідше, але майте на увазі ризики, якщо у вас, наприклад:

• відсканована копія договору без оригіналу;
• домовленості, зафіксовані тільки в тексті електронних листів;
• комунікація проходить не на вказані в договорі імейли;
• документи підписані електронними підписами, що не мають відповідного статусу за українським законодавством;
• обмін юридично важливою інформацією відбувається в листуванні в мессенджерах.

До нюансів доказовості в таких історіях можуть додаватися податкові та митні питання, аналіз перспектив адекватного сприйняття державними органами вашого договору в нетиповій для них формі.

Якщо Клієнти звертаються до нас із подібними питаннями, ми аналізуємо кейс та надаємо практичні рекомендації щодо виправлення ситуації.

В другій частині читайте про нюанси отримання КЕП іноземцями, нотаріальні договори та перспективи визнання Україною іноземних електронних підписів.

Якщо ви бажаєте організувати свою бізнес-діяльність в України, та плануєте зробити це максимально комфортно для вас – звертайтесь до нас. Ми допоможемо вирішити навіть такі організаційні моменти просто та безпечно.

Електронний договір і порядок його підписання

Наше життя стало електронним у всіх своїх відносинах. Якщо 50 років тому багатьох дивував дистанційний пульт управління телевізором, то сьогодні і безпілотним автомобілем нікого не здивуєш. Банки, приватний бізнес, державний сектор, хоча ще не в повній мірі, але досить впевнено використовують електронну комунікацію. З кожним днем електронні документи витісняють паперові, спрощуючи бізнес-процеси.

Важливим елементом електронної комерції, який лягає в основу будь-якої діяльність є документи, зокрема договори, декларації, акти і будь-який інший документ який несе в собі інформацію. І сьогодні такий документ набуває електронну форму, яка еквівалентна письмовій формі.

Згідно з пунктом 5 частини 1 статті 3 Закону України «Про електронну комерцію» електронний договір – це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків і оформлена в електронній формі.

Стаття 652 Цивільного кодексу України дає таке ж визначення: «договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків».

Абзац другий частини 2 статті 639 Цивільного кодексу України передбачає, що договір, укладений за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем за згодою обох сторін вважається укладеним в письмовій формі.

Відповідно до частини 1 статті 181 Господарського кодексу України господарський договір, як правило, існує в вигляді єдиного документа, підписаного сторонами. Допускається укладення господарських договорів у спрощеній формі шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами та іншими засобами електронної комунікації, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлення, якщо законом не встановлено спеціальні норми до форми та порядку укладення даного виду договорів.

Як бачимо будь-який вид договору, який ми звикли укладати на підставі Цивільного або Господарського кодексів України може мати електронну форму. Договір, укладений в електронній формі, є таким, що укладений у письмовому вигляді (статті 205, 207 Цивільного кодексу України).

Однак важливо, щоб електронний договір включав всі істотні умови для відповідного виду договору, інакше він може бути визнаний неукладеним або недійсним, в зв’язку з недодержанням письмової форми в силу прямої вказівки закону.

В силу частини 1 статті 638 Цивільного кодексу України договір вважається укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору.

Однак важливо розуміти – в якому конкретному випадку потрібно створювати електронний договір у вигляді окремого електронного документа, а коли досить висловити свою волю за допомогою засобів електронної комунікації.

Метою підписання договору є необхідність ідентифікації підписанта, підтвердження згоди підписанта з умовами договору, а також підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Якщо ми маємо електронну форму договору, то і підписувати його потрібно електронним підписом.

Відповідно до частини 1 статті 12 Закону України «Про електронну комерцію» моментом підписання електронної правової угоди є використання:

1) електронного підпису або електронного цифрового підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис», за умови використання коштів електронного цифрового підпису всіма сторонами електронної правової угоди;

2) електронний підпис одноразовим ідентифікатором, визначеними цим Законом;

3) аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) при письмовій згоді сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

Не кожна електронна правова угода вимагає створення окремого електронного договору у вигляді окремого електронного документа. Електронний договір можна укласти в спрощеній формі, а можна класично – у вигляді окремого документа.

Договір в спрощеній формі шляхом обміну, наприклад, електронними листами та іншими засобами електронної комунікації, або договір, який укладається шляхом приєднання до нього можна підписати з використанням:

1 Електронного підпису

Електронним підписом є дані в електронній формі, які приєднуються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних.

Наприклад, реєстрація на сайті компанії дає можливість ідентифікувати клієнта, а натискання на віртуальну кнопку “згоден”, “підтверджую”, по суті є електронним підписом.

Таким чином, можна зробити висновок і підписати електронний договір про постачання електричної енергії власником житлового приміщення. Споживач на сайті компанії заповнює необхідні поля електронної форми, завантажує зазначені в ній відскановані документи, ставить галочку в поле підтвердження своєї згоди на укладення договору приєднання і відправляє компанії-енергопостачальника.

2. Електронного підпису одноразовим ідентифікатором

Електронним підписом одноразовим ідентифікатором є дані в електронній формі у вигляді алфавітно-цифрової послідовності, що додаються до інших електронних даних особою, яка прийняла пропозицію (оферту) укласти електронний договір, і надсилаються іншій стороні цього договору

Це комбінація цифр і букв, або тільки цифр, або тільки літер, яку ви отримуєте за допомогою електронної пошти у вигляді пароля, іноді в парі “логін-пароль”, або СМС-коду, надісланого на телефон, або іншим способом.

При оформленні замовлення, зробленого під логіном і паролем, формується електронний документ, в якому за допомогою інформаційної системи (веб-сайту інтернет-магазину) вказується особа, яка створила замовлення.

3 Аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису).

При цьому використання факсимільного підпису можливо за письмовою згодою сторін, і наявності у сторін зразків відповідних аналогів власноручних підписів.

Важливо пам’ятати, що проблема таких підписів полягає в тому, що не завжди можливо ідентифікувати особу підписувача, і забезпечити цілісність документа.

Однак специфіка роботи організацій з фізичними особами полягає в тому, що одна зі сторін, як правило, споживач, не має можливості застосування електронного цифрового підпису. Тому такі види електронного підпису мають право бути.

У цьому випадку ризики, пов’язані із застосуванням менш надійного виду електронного підпису, менш істотні, ніж ризики, пов’язані з втратою потенційних покупців і споживачів послуг, які не використовують електронний цифровий підпис.

Електронний договір у вигляді окремого електронного документа потрібно підписувати шляхом накладання електронного цифрового підпису.

Електронним цифровим підписом (ЕЦП) є електронний підпис, отриманий в результаті криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Підписантом виступає особа, яка на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під час створення електронного документа.

Законом України «Про електронний цифровий підпис» встановлено, що саме електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

– електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

– під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

– особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному в сертифікаті.

Кожен екземпляр електронного документа з накладеним на нього підписом, визначеної статтею 12 Закону України «Про електронну комерцію», є оригіналом такого документа.

Важливо пам’ятати, що електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Так, електронні документи в державні звітні органи, документи для участі в державних закупівлях надаються підписані електронним цифровим підписом.

Отримати ЕЦП може фізична особа, юридична особа, фізична особа – підприємець в акредитованих центрах сертифікації ключів. Департаменти Державної фіскальної служби України надають ЕЦП на підставі встановленого пакета документа безкоштовно в момент звернення.

Якщо сторони вирішили підписати договір не ЕЦП, а електронним підписом або одноразовим ідентифікатором, необхідно в сам договір включити положення про використання такого підпису, а саме: визначити вид електронного підпису, порядок її накладення та інші важливі умови, пов’язані зі специфікою укладення саме електронного договору.

Важливо. 07 листопада 2018 року Закон України «Про електронний цифровий підпис» втратив чинність внаслідок вступу в дію Закону України «Про електронні довірчі послуги» №2155 від 05.10.2017г.

Наші контакти: http://holgroup.com.ua/ https://www.facebook.com/HolGroup.com.ua/ https://www.instagram.com/hol_group/

Автор консультації: HolGroup