ФУНКЦІЇ УПРАВЛІННЯ

Управлінська діяльність – це сполучення різних функцій (видів діяльності). Спеціалізовані види різноманітних робіт називаються функціями управління. Слово “функція” у перекладі з латинського означає “здійснення, виконання”. Кожна функція спрямована на вирішення специфічних, різноманітних і складних проблем взаємодії між окремими підрозділами, що вимагають здійснення великого комплексу конкретних заходів.

Функція менеджменту (за О.М Гірняком) – відносно відокремлений напрям управлінської діяльності, тобто трудовий процес у сфері управління. Функції відображають суть та зміст управлінської діяльності.

Функції менеджменту виникли в результаті поділу та спеціалізації праці.

А. Файоль виділяв планування, організацію, розпорядництво, координування та контроль як функції менеджменту. М. Мескон, М. Альберт і Ф. Хедоурі запропонували розглядати 4 функції: планування, організацію, мотивацію та контроль.

Функції менеджменту бувають основні і часткові.

Основні: планування, організація, мотивація, контроль.

Часткові: управління основним виробництвом, управління технічною підготовкою виробництва, управління капітальним будівництвом.

Копо проблем, що розв’язуються у процесі управлінської діяльності, зводиться до визначення конкретних цілей розвитку, вияву їхньої пріоритетності, черговості і послідовності реалізації. На цій основі розробляються завдання, визначаються основні напрями і шляхи рішення цих завдань, необхідні ресурси і джерела Їхнього забезпечення, встановлюється контроль за виконанням поставлених завдань.

Реалізація загальних завдань вимагає створення необхідних умов у сфері управління.

Єдиний процес управління поділяється на спеціалізовані функції з метою закріплення окремих видів робіт за виконавцями і тим самим упорядкування процесу управління, забезпечення високого професіоналізму виконання управлінських робіт. Функції управління відбивають конкретний зміст управлінської діяльності як самого менеджера, так і апарату управління, характеризують вид цієї діяльності.

Функції управління діяльністю, а відповідно і методи їх реалізації, не є незмінними. Вони постійно модифікуються і змінюються, у зв’язку з чим ускладнюється зміст робіт. Розвиток кожної’ з функцій управління відбувається не тільки під впливом внутрішніх закономірностей їхнього удосконалення, але і під впливом розвитку інших функцій. Кожна з функцій повинна удосконалюватися в напрямі, який зумовлюється загальними цілями і завданнями розвитку вищого навчального закладу в конкретних умовах. Це веде до змін змісту кожної функції.

Функція планування також має якісно нові риси. У сучасних умовах планування отримало принципово новий зміст. Нині ця функція розвивається і доповнюється функцією маркетингу, у зв’язку з чим планування здобуває новий зміст. Особливо розширюються межі планування. Отже, планування виконує не тільки оперативні задачі, але і задачі перспективного розвитку, що є якісно новим у змісті планування.

У зв’язку з цим помітні зміни і в змісті функції контролю. Він тісно зв’язаний зі здійсненням функції планування і сприяє його більш повної реалізації. Це означає, що до вивчення функцій управління не можна підходити з чисто формального боку, а необхідно виявляти й аналізувати зміни, що відбуваються в змісті управлінських понять і уявлень, оскільки ці зміни відбивають глибинні процеси в системі суспільного виробництва.

Головними ознаками для класифікації функцій управління є:

• 1) вид управлінської діяльності, що дозволяє відрізнити одну роботу від іншої в процесі поділу управлінської праці;
• 2) спрямованість видів діяльності на керований об’єкт чи фактори зовнішнього середовища

За цими ознаками можна виділити загальні і конкретні функції менеджменту.

Загальні функції визначають лише вид управлінської діяльності незалежно від місця її прояву; від виду організації, характеру діяльності, масштабів і т.д. Загальні функції притаманні управлінню будь-якою організацією. Вони як би розчленовують зміст управлінської діяльності на види робіт. Розглянемо концептуально загальні функції менеджменту.

Функції та технологія менеджменту

Функції менеджменту як види управлінської діяльності

Управлінська діяльність являє собою сполучення різних функцій (видів діяльності). Слово “функція” – від латинського functio, що в перекладі українською мовою означає виконання, коло діяльності, призначення, обов’язок тощо [22].

Функції менеджменту – це види цілеспрямованої діяльності щодо керованого об’єкта, зумовлені кооперацією і поділом праці серед управлінського персоналу [6].

Всі сучасні дослідники процесу управління виробництвом вважають класичний підхід, запропонований А. Файолем, основою класифікації функцій менеджменту.

На сьогодні найпоширенішою є точка зору, відповідно до якої процес менеджменту складається з п’яти взаємозалежних функцій: планування, організація, координація, контроль і мотивація. Взаємозв’язок між ними може бути представлений схемою, що показує зміст будь-якого процесу управління (рис. 5.1).

Розглянемо зміст кожної функції управління.

Планування – це вид управлінської діяльності, пов’язаний зі складанням планів організації і їхніх складових частин. Плани містять перелік того, що повинне бути зроблене, визначають послідовність, ресурси і час виконання робіт, необхідні для досягнення поставлених цілей.

Рис. 5.1. Взаємозв’язок функцій управління

• – визначення цілей і завдань;
• – розробку стратегій, програм і планів для досягнення цілей;
• – визначення необхідних ресурсів і їхній розподіл за цілями і завданнями;
• – доведення планів до всіх тих, хто їх повинен виконувати й хто відповідає за їхню реалізацію.

Організація – це друга функція управління, завданням якої є формування структури організації, а також забезпечення всім необхідним для її нормальної роботи – персоналом, матеріалами, устаткуванням, будинками, коштами й іншими.

Організувати – це означає створити певну структуру, що дає можливість людям ефективно працювати для досягнення цілей.

Функцію організації в менеджменті розглядають як процес створення об’єкта управління (виробничої структури) і суб’єкта управління з

регламентацією їхніх функцій, подфункцій, робіт, операцій, прав і обов’язків, а також підбор і розміщення кадрів, формування штату працівників.

Функція організації націлена на впорядкування діяльності менеджера й виконавців. Оскільки всю роботу виконують люди, функція управління як організація дозволяє визначити, хто саме повинен виконувати кожне конкретне завдання з великої кількості завдань і які для цього будуть потрібні кошти.

Мотивація – це діяльність, що має метою активізувати людей, що працюють в організації, і спонукати їх ефективно працювати для виконання цілей, поставлених у планах. Поведінка людей завжди є мотивованою. Мотивацію визначають як чинність, що спонукає до дії. Завданням функції мотивації є створення такої мотиваційної системи, при якій персонал продуктивно виконує роботу відповідно до делегованих йому обов’язків згідно із планом організації.

– встановлення або оцінка незадоволених потреб; – формулювання цілей, спрямованих на задоволення потреб; – визначення дій, необхідних для задоволення потреб.

Дії з мотивації включають економічне і моральне стимулювання, збагачення самого змісту праці і створення умов для прояву творчого потенціалу працівників і їхній саморозвиток.

Менеджери повинні впливати на наступні фактори результативної роботи: розманітність роботи за змістом, зростанням і розширенням професійної кваліфікації працюючих, підвищення відповідальності, можливості прояву ініціативи й здійснення самоконтролю й т.д. Створення ефективних мотиваційних систем – актуальне питання для вітчизняних організацій (підприємств). Нові економічні умови, при яких люди стають засновниками, співвласниками підприємств, зажадають корінних змін традиційних мотиваційних систем, тому що людям подобається відчувати свою значимість, вони прагнуть реалізувати свої права, самореалізуватися.

Контроль – це управлінська діяльність, завданням якої є кількісна і якісна оцінка й облік результатів роботи організації. У ній виділяють два основних напрямки:

– контроль за виконанням робіт, намічених планом; – заходи щодо корекції всіх значних відхилень від планів.

Головні інструменти виконання цієї функції – спостереження, перевірка всіх сторін діяльності, облік і аналіз. У загальному процесі управління контроль виступає як елемент зворотного зв’язку, тому що за його даними здійснюється коректування раніше ухвалених рішень, планів і навіть норм і нормативів.

Координація – це функція процесу управління, що забезпечує його безперебійність і безперервність. Головне завдання координації – досягнення погодженості в роботі всіх ланок організації шляхом установлення раціональних зв’язків (комунікацій) між ними. Характер цих зв’язків може бути всіляким. Можуть використовуватись як всілякі документальні джерела (звіти, доповідні, аналітичні матеріали), так і результати обговорення виникаючих проблем на нарадах, зборах, інтерв’юванні й т.д. Більшу роль грають технічні засоби зв’язку, що допомагають швидко реагувати на відхилення в нормальному ході робіт в організації. За допомогою цих і інших форм зв’язку встановлюється взаємодія між підсистемами організації, здійснюється маневрування ресурсами, забезпечується єдність і погодженість всіх стадій процесу управління [2, 5-9, 11, 13, 15, 17, 27, 28].

Сутність і зміст функцій менеджменту

Під функціями менеджменту слід розуміти відносно відокремлені напрями управлінської діяльності, які забезпечують управлінську дію. Вони відображають суть і зміст управлінської діяльності на всіх рівнях управління. Процес управління здійснюється шляхом реалізації певних функцій. Визначення переліку цих функцій – одне з найважливіших завдань теорії менеджменту.

Управління розглядається як процес взаємопов’язаних дій. Ці дії дуже важливі для успіху організації, їх називають управлінськими функціями. Кожна управлінська функція також є процесом, тому що складається із серії взаємопов’язаних дій. Процес управління – це загальна сума всіх функцій, а саме:

Ці чотири первинні функції об’єднані зв’язуючими процесами комунікації і прийняття рішення.

Функції управління – це конкретний вид управлінської діяльності, що здійснюється спеціальними прийомами і способами, а також відповідна організація робіт.

Одним з основних компонентів, що складають зміст управління, є функції. Таким чином, для виконання тієї чи іншої відносно простої роботи необхідно заздалегідь визначити, що потрібно в підсумку одержати, як організувати справу, мотивувати і проконтролювати його виконання. Це і є функції управління. Хоча згодом техніка управління й удосконалилися, основні управлінські функції залишилися порівняно незмінними.

Кожна функція менеджменту являє собою сферу дії визначеного процесу управління, а система управління конкретним об’єктом чи видом діяльності – це сукупність функцій, зв’язаних єдиним управлінським циклом. У цьому суть процесу підходу до дослідження функцій менеджменту.

Сутнісна характеристика менеджменту – це функція або вид діяльності по керівництву людьми.

У процесі розвитку менеджменту сутність управління одержала трактування “впливу” на людей для узгодження й упорядкування їхніх дій у спільній праці за допомогою мотивації поведінки.

Найбільш повний зміст менеджменту як процесу відбивають основні функції, що виступають загальною умовою управління соціальними і соціально-економічними процесами.

Процес впливу буде реальним при його завершенні у виробничо-господарській діяльності, де застосовуються будь-які засоби взаємодії: цілі, стратегії, методи, структури управління. Тому процес управління може бути розглянутий як процес взаємодії суб’єкта й об’єкта управління, де реалізуються ідеї суб’єкта, тобто менеджера.

Дана група функцій поєднується процесом вироблення і реалізації управлінського рішення, що має універсальні етапи у визначеній їхній послідовності, які можна трактувати як групи функцій менеджменту, тобто видів діяльності по виробленню і реалізації управлінських рішень.

Сутнісна особливість менеджменту обумовлює наявність менеджера – суб’єкта управління, професійного керуючого, що пройшов спеціальну підготовку, що дає йому право на виконання функцій по керівництву людьми.

У ринкових умовах повинні закріплюватися не тільки функції, але і ресурси, зв’язані з виконанням даних функцій і прийняттям рішень, конкретні види відповідальності за результативність менеджменту.

Для менеджерів знання взаємозв’язку і взаємодії груп функцій менеджменту створює умови прийняття правильних рішень в області формування і функціонування систем менеджменту.

Важлива особливість функцій менеджменту, обумовлена специфікою української економіки, полягає в потребі високого ступеня адаптивності до змін зовнішнього і внутрішнього середовища.

Під адаптивністю розуміється здатність збереження якісної визначеності функції менеджменту при змінах соціально-економічного середовища. У систему адаптивних елементів системи менеджменту включається вся сукупність засобів впливу: цільові, регулюючі, координуючі, що активізують, мотивуючі, контролюючі, само організуючі. Звідси випливає, що система засобів впливу і взаємодії по кожній функції повинна мати гнучкість і забезпечувати менші втрати ресурсів при зміні соціально-економічних і організаційно-технічних факторів.

Функції управління мають специфічний характер, особливий зміст і можуть здійснюватися самостійно, бути як не зв’язаними між собою, так і нерозривно зв’язаними.

Основні функції менеджменту

Основні функції менеджменту характеризуються повнотою змісту, стійкістю структури, системністю й універсальністю використання в різних сферах діяльності. Головна їхня особливість полягає у тому, що кожна основна функція менеджменту являє собою окремий процес управління по виробленню методів активізації і засобів впливу на персонал і його діяльність для досягнення загальних результатів соціально-економічної системи.

Функції цікаві тим, що в систематизованому виді можуть дати повне представлення про процеси мотивації, впливи і взаємодії від зародження ідеї до їхньої реалізації, оцінки результату і появи наслідків. Основні функції характеризують вплив, обумовлюючи його визначальні засоби, реалізація яких може забезпечити необхідний результат.

Стратегія управління розробляється на тривалий період, але може розроблятися і на поточний період при корінних поворотах у господарській політиці. Стратегія управління властива як великим, так і малим підприємствам, будь-яким формам господарювання.

У даній статті розглянуті основні функції менеджменту, сутність і зміст функцій, їхній взаємозв’язок, а також функції процесу в системі менеджменту.

Без прояву функцій управління неможливо нормальне функціонування чи організація підприємства, тому вивченню й аналізу функцій управління потрібно приділяти достатню увагу.

Далі ми розглянемо основні функції менеджменту: планування, організація, мотивація і контроль.

Без прояву функцій управління неможливо нормальне функціонування чи організація підприємства, тому вивченню й аналізу функцій управління потрібно приділяти достатню увагу.

Функція планування

Функція планування припускає рішення про те, якими повинні бути мета організації і що повинні робити її члени, щоб досягти цих цілей. По суті – це підготовка сьогодні до завтрашнього дня, визначення того, що потрібно і як цього досягти.

План являє собою складну соціально-економічну модель майбутнього стану організації. Стадії процесу планування в основному універсальні. Що ж стосується конкретних методів і стратегії, то вони істотно різняться. Зазвичай організація формує єдиний план для управління її загальною діяльністю, але в йго межах окремими менеджерами застосовуються різні методи для досягнення конкретних цілей і задач організації. У такий спосіб складена карта шляху, по якому повинна пройти організація за конкретний період часу.

Планування, як основна функція менеджменту, являє собою вид діяльності по формуванню засобів впливу, що забезпечують єдиний напрямок зусиль усіх членів фірми на досягнення загальних цілей. Планування як процес управління включає розробку і реалізацію засобів впливу: концепцію, прогноз, програму, план. Кожне з засобів впливу має свою специфіку й умови використання.

Концепція – ідея, теоретичні і методологічні основи її розробки, обґрунтування, методи й умови реалізації. Будь-яка теоретична економічна проблема до її втілення в економіці проходить стадію формування концепції.

Прогноз – наукове передбачення можливого стану фірми, корпорації, економіки, суспільства в цілому. Прогнози в бізнесі розробляються по складних соціально-економічних проблемах, як правило, на довгостроковий чи середньостроковий період. Найчастіше прогноз використовується в стратегічному управлінні.

Програма – закінчений комплекс завдань, заходів, робіт, об’єднаних загальною метою, що має конкретний кінцевий результат, що вимагає залучення значних ресурсів, здійснюваний сукупністю взаємодіючих органів, організацій, обличчя різних функціональних сфер економіки.

Єдиного методу планування, який би відповідав кожній ситуації, не існує. Тип планування й акцент, що робить менеджер у процесі планування, залежить від його положення в організаційній ієрархії фірми, тобто процес планування здійснюється відповідно рівням організації. Так, стратегічне планування (вищий рівень) – це спроба глянути в довгостроковій перспективі на основні складові організації.

На середньому рівні управління займаються тактичним плануванням, тобто визначаються проміжні цілі на шляху досягнення стратегічних цілей і задач. Тактичне планування по своїй суті подібно зі стратегічним.

Планування здійснюється і на нижньому рівні організації. Воно називається оперативним плануванням. Це – основа основ планування. Усі три типи планів складають загальну систему, що називається генеральним, чи загальним планом, чи бізнес-планом функціонування організації.

Планування припускає використання всіх методів, тактик і процедур, що менеджери використовують для планування, прогнозування і контролю майбутніх подій.

За допомогою функції планування у певній мірі вирішується проблема невизначеності в організації. Планування допомагає краще справитися з невизначеністю і більш ефективно на неї реагувати. Тому варто пам’ятати, що невизначеність – це одна з основних причин, по якій планування може допомогти організації краще керувати в умовах невизначеності, більш ефективно реагувати на зміни зовнішнього середовища.

Функція організації

Функція організації полягає у встановленні постійних і тимчасових взаємин між усіма підрозділами організації, визначення порядку й умови її функціонування. Це процес об’єднання людей і засобів для досягнення поставлених організацією цілей.

Ціль планування – це усунути невизначеність. Проте як би важливим не було планування – це тільки початок. Організація, що має велику кількість різних планів і не має цільної схеми структури втілення їх у життя, приречена на невдачу. Справа в тім, що функції планування й організації тісно пов’язані між собою. У деякому змісті планування й організація поєднуються. Планування готує сцену для того, щоб реалізувати мету організації, а організація як функція управління створює робочу структуру, головним компонентом якої виступають люди.

Оскільки концепція організації складається в гуртуванні всіх фахівців фірми, завдання полягає в тім, щоб визначити місію, роль, відповідальність, підзвітність для кожного з них.

Таким чином, організація – це друга функція управління.

• Велика кількість надзвичайно потужних великих комерційних і некомерційних організацій.
• Велика кількість керівників, невелика кількість керівників середньої ланки.
• Чітко окреслені управлінські групи, управлінська робота відокремлюється від виробничої діяльності, існує як окремий вид праці, що потребує спеціальної управлінської освіти.
• Велика кількість компетентних людей, здатних приймати важливі для організації рішення.
• Наголос на колективну роботу і раціональність.

Функція мотивації

Поведінка людини завжди мотивована. Вона може працювати ретельно, з наснагою й ентузіазмом, а може ухилятися від роботи. Поведінка особистості може мати будь-які інші прояви. В усіх випадках варто шукати мотив поведінки.

Мотивація – це процес спонукання себе й інших до діяльності для досягнення особистісних цілей і цілей організації. Традиційний підхід ґрунтується на вірі в те, що співробітники – усього лише ресурси, активи, які повинні ефективно працювати.

Прагнення людини реалізувати себе у своїй справі безперечно. Так уже вона улаштована. Так, де управління й організація праці надають співробітникам такі можливості, їхня праця буде високоефективна, а мотиви до праці – високими. Значить мотивувати співробітників – це торкатися їхніх важливих інтересів, дати їм шанс реалізуватися в процесі трудової діяльності.

Різні теорії мотивації розділяють на дві категорії: змістовні і процесуальні.

Змістові теорії мотивації ґрунтуються на потребах та пов’язаних з ними чинниками, що визначають поведінку людей.

У процесуальних теоріях аналізується те, як людина розподіляє зусилля, щоб досягти різних цілей, і як вона обирає конкретний вид поведінки. У процесуальних теоріях не заперечують існування потреб, але вважають, що поведінка людини визначається не тільки ними. Згідно з процесуальними теоріями поведінка людини є функцією її сприйняття та сподівання, що пов’язано з конкретною ситуацією.

Функція контролю

Контроль – це особливий вид діяльності на підприємстві, який зосереджений на спостереженні за процесом управління та на його оцінці. Контроль є кінцевою функцією менеджменту. У самому загальному виді контроль означає процес порівняння (зіставлення) фактично досягнутих результатів із запланованими.

Деякі організації створили цілі системи контролю. Їх функції складаються в посередництві між планами і діяльністю, тобто система контролю забезпечує зворотний зв’язок між очікуваннями, визначеними первісними планами менеджменту, і реальними показниками діяльності організації. І той, хто має сучасні і поточні системи контролю, має більше шансів вижити.

Для менеджменту характерна велика кількість не тільки різних видів планів, але і видів і систем контролю. Усі системи контролю завжди базувалися на ідеї зворотного зв’язку, а саме: вони зіставляють реальні досягнення з прогнозними даними. У результаті установлюються відхилення від того, щоб або виправити негативні впливи, або підсилити дію, якщо результати позитивні.

Контроль є таким типом діяльності щодо управління, який дає змогу вчасно виявити проблеми, розробити і здійснити заходи, спрямовані на коригування ходу та змісту робіт в організації до того часу, коли проблеми набудуть ознак кризи.

Остаточна мета контролю полягає в тому, щоб обслуговувати різні плани і цілі менеджменту.

Безсумнівно, що в майбутніх контрольних системах будуть використані нові пристосування і нові досягнення, однак базис, на якому вони створюються, залишиться тим же.

Функція контролю не є кінцевим пунктом усього процесу управління організацією. На практиці такого кінцевого пункту не існує взагалі, тому що кожна управлінська функція спонукує інші. Виникає свого роду поступовий круговий рух. Наприклад, інформація, отримана в процесі контролю, може використовуватися на етапі планування, організації і мотивації співробітників.

Менеджери вищого рівня велику частину свого робочого часу витрачають на здійснення функцій плануванні і контролю, а більш низького рівня більше зайняті підбором кадрів, організацією їхньої праці. Однак на всіх рівнях управління вони у визначеній мірі використовують і виконують усі чотири функції управління: планування, організації, мотивації і контролю. Менеджерів на всіх рівнях оцінюють по двох основних критеріях: результативності (тобто можливості досягти бажаного результату) і ефективності (можливості досягнути результату з найменшими витратами).

Кожна функція менеджменту являє собою сферу дії визначеного процесу управління, а система управління конкретним видом діяльності – це сукупність функцій, зв’язаних єдиним управлінським циклом. Основні функції мають самостійність і випливають одна за іншою поки кожна конкретна не виконається.

Функції управління на сучасному етапі

Проблема дослідження функцій управління в сучасних умовах є найбільш актуальною, суперечливою і трудомісткою. Функції управління не є незмінними, раз і назавжди сформованими. Вони постійно модифікуються і поглиблюються. Розвиток і поглиблення кожної з розглянутих функцій управління відбувається не тільки під впливом внутрішніх закономірностей їхнього удосконалювання, але і під впливом вимог розвитку інших функцій.

Розвиток кожної з функцій управління обумовлюється впливом об’єктивних вимог. Будучи частиною загальної системи управління, кожна з функцій повинна удосконалюватися в напрямку, зумовлюваному загальними цілями і задачами в конкретних умовах. Це приводить до зміни змісту кожної функції.

Так, зміст поняття “маркетинг” спочатку було пов’язано зі збором і аналізом усіх факторів, що відносяться до сфери обігу товарів і послуг, забезпечення збуту продукції. Але надалі зміст цього поняття набув істотних змін і йому стали надавати принципово нового значення.

Функція планування також набула якісно нових рис й особливостей. Ця функція розвивається і доповнюється нині функцією маркетингу.

У зв’язку з цим помітних змін набув зміст функції контролю, що тісно пов’язаний зі здійсненням функції планування і сприяє його більш повної реалізації.

Менеджмент пронизує всю організацію, торкається практично всіх сфер її діяльності. Однак при всьому різноманітті взаємодії менеджменту і організації можна досить чітко визначити кордони діяльності, яка складає зміст менеджменту, а також виділити його окремі види:

Виробничий менеджмент – це комплексна система забезпечення конкурентноздатності товару, що випускається на конкурентному ринку. Вона включає питання побудови виробничих і організаційних структур, вибору організаційно правової форми управління виробництвом, збуту і фірмового обслуговування товару відповідно до попередніх стадій життєвого циклу.

Фінансовий менеджмент – це комплексна система стійкості, надійності і ефективності управління фінансами. Вона включає формування і планування фінансових показників з дотриманням наукових підходів і принципів менеджменту, балансу прибутків і витрат, показників ефективності використання ресурсів, рентабельності роботи і товарів.

Інноваційний менеджмент – це комплексна система управління інвестиціями, що вкладаються власниками в розвиток всіх видів інновацій. Вона включає будову організаційних структур, вибір напрямів інновацій, оптимізацію інвестицій, різні аспекти управління персоналом.

Крім приведених видів спеціального менеджменту в наш час розрізняють інші види:

• менеджмент соціальної сфери;
• банківський менеджмент;
• податковий менеджмент;
• організаційний менеджмент;
• міжнародний менеджмент та інші.

Схожі публікації: