Позмінний графік: як організувати роботу співробітників

Змінна робота запроваджується на підприємстві у тому випадку, коли тривалість виробничого процесу перевищує допустиму тривалість щоденної роботи.

У КЗпП про організацію змінної роботи сказано досить лаконічно. Зокрема, згідно зі ст. 58 КЗпП при змінних роботах співробітники чергуються в змінах рівномірно в порядку, установленому правилами внутрішнього трудового розпорядку. Перехід з однієї зміни до іншої, як правило, має відбуватися через кожний робочий тиждень у години, установлені графіками змінності.

Згідно з листом Мінсоцполітики від 29.04.16 р. № 493/13/84-16 під змінною роботою розуміється метод організації праці в дві, три або чотири зміни, який може бути безперервним або з перервами, коли працівники послідовно змінюють один одного на одних і тих самих робочих місцях відповідно до графіка змінності (роботи).

Співробітники, які працюють позмінно, повинні чергуватися рівномірно. Це означає, що вони повинні переходити зі зміни в зміну регулярно через визначену кількість днів (як правило, через тиждень). Таке чергування необхідно передбачити у графіках змінності (п. 13 розд. V Типових правил, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань за узгодженням з ВЦРПС від 20.07.84 р. № 213, далі – Типові правила № 213).

Роботодавці можуть застосовувати прямий або зворотний порядок переходу співробітників у зміни. Наведемо для наочності приклади такого переходу.

Підприємство працює у три зміни:

• перша зміна. Графік: з 7.00 до 15.00;
• друга зміна. Графік: з 15.00 до 23.00;
• третя зміна. Графік: з 23.00 до 07.00.

Співробітники переходять зі зміни в зміну через тиждень.

Приклад прямого порядку:

• з першої зміни (07.00–15.00) працівник переходить до другої (15.00–23.00), а потім – до третьої (23.00–07.00). З третьої, відповідно, знову до першої зміни.

Приклад зворотного порядку:

• спочатку співробітник з першої зміни (з 7.00 до 15.00) переходить до третьої (23.00 до 07.00), а з третьої – до другої (15.00 до 23.00), а з другої потім до першої. З першої зміни він знову переходить до третьої зміни.

Складаємо графік змінності

Графік змінності – це графік виходу співробітника на роботу. Затвердженої форми такого графіка не існує, але у графіку змінності необхідно зазначити таку інформацію:

• кількість змін протягом доби, порядок виходу працівників за змінами (прямий або зворотний);
• час початку, закінчення і тривалість щоденної роботи (зміни);
• час перерв для відпочинку та вживання їжі;
• кількість вихідних і додаткових днів відпочинку;
• тривалість щоденного (міжзмінного) і щотижневого відпочинку.

Графіки змінності затверджуються роботодавцем на весь обліковий період за один місяць до їх уведення в дію. Графіки змінності доводяться до відома кожного співробітника, який працює в такому режимі (п. 13 розд. V Типових правил № 213).

Якою може бути максимальна тривалість зміни?

Почнемо з того, що співробітникам, які працюють позмінно, установлюється підсумований облік робочого часу. При запровадженні на підприємстві підсумованого робочого дня слід керуватися Методичними рекомендаціями, затвердженими наказом Мінпраці та соцполітики від 19.04.06 р. № 138 (далі – Методрекомендації № 138).

Нагадуємо! Підсумований облік робочого часу запроваджується для обліку роботи на безперервно діючих підприємствах, а також в окремих виробництвах, цехах, на ділянках і на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може дотримуватися нормальна щоденна або щотижнева тривалість робочого часу (ст. 61 КЗпП). Детальніше про підсумований облік робочого часу читайте в «Підсумований облік робочого часу: вибір облікового періоду та особливості оплати праці».

Згідно з п. 4 Методрекомендацій № 138 тривалість роботи при підсумованому обліку робочого часу може становити до 12 годин робочого часу за зміну. Тривалість зміни може бути і більше 12 годин, адже прямої заборони на це не встановлено.

Проте Мінсоцполітики у своєму листі від 29.08.12 р. № 317/13/116-12 не рекомендує встановлювати співробітникові тривалість зміни більше 12 годин. Це пов’язане з тим, що безперервна робота протягом більше 12 годин призводить до значного напруження організму і, як наслідок, до швидкого розвитку стомлення.

Якої тривалості повинна бути обідня перерва при змінному графіку роботи?

Згідно зі ст. 66 КЗпП роботодавець зобов’язаний надавати співробітникам перерву для відпочинку і харчування тривалістю до 2 годин на день. Як правило, обідня перерва надається через 4 години після початку роботи. Конкретний час початку і закінчення перерви роботодавець повинен прописати у правилах внутрішнього трудового розпорядку і колдоговорі.

Зверніть увагу! Час перерви не включається до робочого часу. Обідню перерву співробітники мають право використовувати на свій розсуд (у т. ч. покидати територію підприємства).

Проте якщо умови роботи не дозволяють співробітникові покидати своє робоче місце (наприклад, при роботі охоронцем, диспетчером), тоді замість обідньої перерви йому необхідно встановити час для вживання їжі (наприклад, це може бути 10–15 хвилин). Завважимо, що час такого «перекусу» включається до робочого часу.

Якої тривалості повинні бути перерви між змінами?

Тривалість перерви між змінами (між виходами на роботу за графіком) має бути не менше від подвійної тривалості часу роботи в попередній зміні (ст. 59 КЗпП, п. 7 Методрекомендацій № 158).

Наприклад, якщо зміна співробітника триває 10 годин, то вийти в наступну зміну він може не раніше ніж через 20 годин.

Виняток! В окремих випадках тривалість щоденного (міжзмінного) відпочинку може бути скорочена, але при цьому має становити не менше 12 годин на добу (п. 8 Методрекомендацій № 158). Невикористані години щоденного (міжзмінного) відпочинку підсумовуються і можуть бути надані як додаткові вільні від роботи дні протягом облікового періоду. У якому порядку надаватимуться вільні від роботи дні, роботодавцеві слід визначити в колективному договорі. При цьому ставити співробітника на роботу протягом двох змін поспіль заборонено (ст. 59 КЗпП).

Скільки вихідних днів на тиждень необхідно надавати при змінному графіку роботи?

Вихідні дні повинні бути встановлені графіком змінності. Наприклад, вихідними днями у співробітника можуть бути п’ятниця і субота, а неділя і понеділок – робочі дні. Проте у будь-якому випадку тривалість безперервного відпочинку при змінній роботі має становити не менше 42 годин (ст. 70 КЗпП).

Співробітник працює за змінним графіком із 18.00 до 07.00. Чи потрібно йому виплачувати доплату за роботу у вечірній час і за роботу в нічний час?

Доплачувати за роботу в нічний час зобов’язані всі роботодавці без винятку: це прямо встановлено в ст. 108 КЗпП. За роботу в нічний час (з 22.00 до 06.00) належить доплата в розмірі не менше 20 % тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи вночі.

Що стосується доплати за вечірній час (з 18.00 до 22.00), то тут усе залежить від того, чи брав роботодавець участь у підписанні генеральної або галузевої (регіональної) угоди (пізніше приєднався до неї) чи ні. Пояснимо докладніше цей момент. У КЗпП нічого не сказано про доплату за роботу у вечірній час. Проте ця доплата передбачена в Генеральній угоді. Якщо підприємство підписало Генеральну угоду або відповідну галузеву (територіальну) угоду (приєдналося до неї), тоді роботодавець зобов’язаний здійснювати доплату за роботу у вечірній час.

Якщо ж роботодавець не підписував Генеральну угоду або галузеву (територіальну) угоду (не приєднався пізніше до угоди) і обов’язок доплачувати за роботу у вечірній час не закріплено в колдоговорі, тоді від доплати за роботу у вечірній час такий роботодавець звільняється (див. лист Мінсоцполітики від 09.11.18 р. № 21841/0/2-18/28).

На замітку! Зараз діє Генеральна угода про регулювання основних принципів і норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні на 2019–2021 роки від 14.05.19 р.

Співробітник працює за п’ятиденкою з 9.00 до 18.00. Чи можна його перевести на змінний графік роботи?

Так, графік роботи можна змінити, якщо співробітник згоден на це. Якщо співробітник сам хоче перейти на змінний графік роботи, то роботодавець може змінити йому графік роботи за його заявою.

Якщо ж співробітник не бажає працювати позмінно, тоді процедура зміни графіка буде такою. Згідно зі ст. 32 КЗпП зміна режиму роботи є зміною істотних умов праці. У такому разі повідомити співробітника про зміну графіка необхідно не пізніше ніж за 2 місяці до таких змін.

Тобто співробітника слід попередити про те, що з такої-то дати змінюються істотні умови його праці. Зробити це можна двома способами:

• вручити окреме повідомлення;
• ознайомити його з наказом про зміну графіка роботи під підпис.

Таким чином, у співробітника є 2 місяці на роздуми. Якщо після закінчення двомісячного строку співробітник відмовився від роботи за новим графіком, такий співробітник підлягає звільненню згідно з п. 6 ст. 36 КЗпП (відмова співробітника від продовження роботи у зв’язку з істотними змінами умов праці).

Хочемо попередити! Якщо роботодавець не попередить співробітника про зміну графіка роботи за 2 місяці, органи Держпраці можуть накласти фінансові санкції на підприємство згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП (порушення інших вимог трудового законодавства). Штраф за таке порушення – 1 МЗП (зараз це 4 173 грн).

При змінних роботах співробітники чергуються в змінах рівномірно в порядку, установленому правилами внутрішнього трудового розпорядку. Як правило, чергуватися співробітники в змінах повинні через кожний робочий тиждень.

Графіки змінності роботодавець повинен затвердити на весь обліковий період за один місяць до їх уведення в дію. Ознайомити з графіками змінності необхідно всіх співробітників, які працюють у такому режимі.

Описані бізнес-процеси допомагають досягти цілей бізнесу та підвищити ефективність. З чого почати? Колонка експертки Наталії Заверухи

Описані бізнес-процеси допомагають підприємцям зрозуміти, куди докладати зусилля, щоб досягнути стратегічних цілей, як впроваджувати зміни та полегшити процес найму. Про це у своїй колонці розповідає засновниця консалтингової агенції Manageble Наталія Заверуха, яка допомагала описувати та оптимізувати бізнес-процеси компаніям Veteran Hub, Inventor, HIPP Україна, Ardis Group, Візіум та іншим

📲 45 секунд – на один пост, 20 хвилин на день, щоб дізнатися головні економічні та бізнесові новини. Підписуйтеся на Telegram-канал Forbes Ukraine, щоб економити час.

• Зрозуміти, куди варто докладати зусиль у бізнес залежно від стратегії;
• Оперативно вводити нових працівників у штат компанії;
• Організувати зрозумілу базу знань;
• Керувати змінами та впровадженням нових підходів/ідей.

Розглянемо кожне з цих питань детальніше.

Зрозуміти, куди варто докладати сили в бізнесі

Ресурси в бізнесі обмежені, і часом треба визначити пріоритети в проєктах і точках докладання зусиль. Нашим клієнтам ми часто допомагаємо побудувати архітектурний проєкт процесів бізнесу. Це дає змогу поглянути на компанію, як на мережу взаємоповʼязаних процесів, які ведуть бізнес до його мети. Загалом можна виділити три рівні: це процеси управління, основні та сервісні.

Процеси управління призначені для вимірювання, моніторингу та контролю бізнес-діяльності. Вони мають гарантувати, що основні та допоміжні процеси спроєктовані й виконуються відповідно до поставлених цілей, згідно з регуляторними та юридичними обмеженнями.

Основні процеси – це наскрізні і, як правило, крос-функціональні процеси, що безпосередньо створюють цінність для клієнта. Вони описують дії, необхідні для виконання місії компанії й утворюють ядро бізнесу, заради якого він створювався. Разом ці процеси формують ланцюжок створення цінності для клієнта, в якому кожен крок додає цінність до попереднього.

Сервісні/обслуговуючі процеси підтримують основні процеси та забезпечують необхідні ресурси та умови для їхнього ефективного виконання, включаючи ІТ-підтримку, бухгалтерські, процеси роботи з персоналом.

Який вигляд має мапа процесів на прикладі інтернет-магазину

Мапа, в якій вказані показники до процесів та відповідальні за їхню реалізацію – власники процесів, дозволяє побачити, де в бізнесі створюється цінність для клієнта, де точки входу і виходу грошей. Завдяки цьому, залежно від цілей компанії, можна зрозуміти, в які процеси варто пірнати детальніше. Наприклад, якщо компанія планує зростання, описана мапа бізнес-процесів дає змогу побачити, в яких сферах будуть нові працівники, і деталізувати ці процеси та підготувати план адаптації для новачків.

Користуючись картою процесів, при виникненні питань у бізнесі підприємцю варто ставити собі питання, якого процесу це стосується, чи він описаний і які зміни туди варто внести.

Оперативно вводити нових працівників у штат компанії

Описаний перелік усіх процесів компанії дає змогу покращити процес найму та пошуку людей в компанію. Профілі всіх ролей дозволяють наочно побачити, хто за які процеси відповідає і до яких залучений. Якщо когось мобілізували чи хтось більше не може бути частиною компанії, керівник може оперативно зрозуміти, чим конкретно займався працівник, які в нього були навички та компетенції і шукати не загалом «менеджера клієнтської підтримки», а конкретного фахівця, який закриє потреби саме цього бізнесу.

На вході не може бути кандидатів, які підходять за всіма параметрами. Якщо мати портрет ідеального кандидата, то можна побудувати шлях додаткового навчання і розвитку нового працівника. Але найголовніше, що новій людині можна показати процеси, в яких вона залучена, і з ким взаємодіє, ролі, та зони відповідальності, надати шаблони й інструкції. Це зменшує вимоги на вході і спрощує адаптацію, адже людина розуміє, що від неї хочуть, де треба довчитись.

Важливо, щоб нові працівники мали з чим працювати, а не кожного разу керівнику доводилося вигадувати велосипед, як ввести нову людину в компанію. Якщо треба оперативно підхопити завдання, то навіть чинні працівники при описаних процесах можуть взяти на себе.

Який вигляд має описаний бізнес-процес

Один із наших клієнтів – контакт-центр завдяки описаним бізнес-процесам зменшив строк адаптації нового працівника з трьох місяців до трьох днів.

Описані бізнес-процеси дозволяють зрозуміти, яка реальна кількість персоналу потрібна для виконання роботи. Часто ми проводимо аналіз не лише процесів, а й формуємо розуміння, яку роботу можна делегувати іншим.

У будь-якому бізнесі існують складніші завдання, які потребують більшого досвіду і навичок, та прості. Якщо проаналізувати досвід працівників, зарплати і зайнятість, то часто можна значно оптимізувати вартість процесів, забравши прості завдання з високооплачуваних працівників. Особливо ефективно забрати непрофільні процеси з власників бізнесу, щоб вивільнити їм час для розвитку компанії загалом.

Керувати змінами та впроваджувати інновації

Часто бізнеси хочуть змінюватись, впроваджувати нові підходи, але разом з цим виникає питання вартості таких проєктів і супротив до змін з боку персоналу. Я рекомендую говорити не про зміни взагалі, а про те, як і які процеси мають змінитись, щоб бізнес відчув ефект, заради якого це все затівалося.

Наведу кілька прикладів. Компанія вкладає багато в навчання: працівники вчаться покращенню клієнтського досвіду, продажам, креативності, але в повсякденній роботі зміни помітити важко. Ми описали та оновили процес навчання. Тепер після будь-якого навчання працівник протягом одного тижня має запропонувати зміни, повʼязані з клієнтським досвідом, розказати, як він пропонує покращити конкретні процеси і які дуже прикладні кроки можна зробити. Це запустило шквал пропозицій, і тепер у компанії є цілий банк з ідеями. Компанія впроваджує 45-50% пропозицій, наданих працівниками. Це підвищило NPS на два пункти і статистика повторних покупок виросла.

Часто можна оптимізувати вартість процесів, забравши прості завдання з високооплачуваних працівників

В іншому випадку компанія включила ідеї та підходи, засновані на аналізі досвіду клієнтів, у процеси компанії. До того, як бізнес-процеси були описані, скарги клієнтів перетворювалися на пожежу, яку треба оперативно погасити. Зараз при отриманні скарги працівники аналізують, в якому процесі відбувся збій, чи збій відбувся (бо діяли, як описано в процесах), чи ні. Далі в компанії або проводять додаткові навчання, або змінюють процес і таким чином не просто розв’язують одну скаргу, а намагаються на системному рівні унеможливити наступні ситуації.

Як бачите, процеси можна використовувати для різних завдань, але важливо їх описати і підтримувати в актуальному стані.