Товарний облік для підприємців: вивчаємо зміни, робимо висновки

Що змінилося? З 26 листопада 2021 року починає діяти Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496 (далі – Наказ № 496, Порядок № 496).

У консультації ми розглянемо:

• хто з підприємців зобов’язаний вести облік товарних запасів, а хто – ні;
• як вести облік товарних запасів і яких правил потрібно дотримуватися;
• як заповнити форму для обліку товарних запасів у різних ситуаціях (див. фрагмент у кінці консультації) і як виправити помилки, допущені при її заповненні;
• яка відповідальність установлена за порушення порядку ведення товарного обліку.

Хто зобов’язаний вести товарний облік?

Звернемося до Закону від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг» (далі – Закон № 265). У ст. 3 цього Закону сказано, що суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг, зобов’язані вести облік товарних запасів у порядку, установленому законодавством, а також здійснювати продаж тільки тих товарів (послуг), які відображені в такому обліку (п. 12).

Норми цієї статті поширюються і на підприємців (за деяким винятком). Але порядок ведення товарного обліку для них законодавчо не встановлювався. А зараз під цю норму закону Мінфін розробив Порядок № 496.

Хто саме з підприємців зобов’язаний вести товарний облік запасів згідно з Порядком № 496?

Товарний облік запасів мають вести підприємці, які одночасно відповідають двом умовам, зазначеним у п. 12 ст. 3 Закону № 265 та п. 1 розд. І Порядку № 496.

Умова 1. Підприємець є:

• суб’єктом загальної системи оподаткування;
• єдинником – платником ПДВ (тобто єдинником третьої групи зі ставкою ЄП 3 % або єдинником четвертої групи);
• єдинником – неплатником ПДВ (перша, друга і третя групи), який торгує технічно складними побутовими товарами (далі – ТСПТ), ліками, медичними та ювелірними виробами.

Умова 2. Підприємець здійснює розрахункові операції. Немає розрахункових операцій – отже, немає і товарного обліку.

Нижче в таблиці-підказці розглянемо різні ситуації, щоб ви могли зрозуміти, коли треба вести товарний облік, а коли ні.

Чи треба вести товарний облік (так/ні)?

Підприємець – єдинник першої групи торгує на ринку одягом і взуттям

Не виконується умова 1, оскільки підприємець:

– торгує товаром, продаж якого не потребує застосування РРО та ПРРО;

Підприємець – єдинник першої групи торгує на ринку ТСПТ

Обидві умови виконуються, оскільки підприємець:

– здійснює розрахункові операції (умова 2).

При цьому не має значення, що в нього є пільга у вигляді незастосування РРО/ПРРО і розрахункових квитанцій згідно з п. 296.10 Податкового кодексу (далі – ПК) і п. 6 ст. 9 Закону № 265

Підприємець – єдинник другої групи торгує товарами медичного призначення.
Оплату приймає тільки за безготівковим розрахунком через касу банку

Не виконується умова 2: у підприємця немає розрахункових операцій

Підприємець – єдинник другої або третьої групи – неплатник ПДВ продає у своєму інтернет-магазині одяг і взуття, текстиль. При розрахунках із покупцями застосовує РРО

Не виконується умова 1, оскільки підприємець:

– торгує товаром, продаж якого не потребує застосування РРО і ПРРО;

Підприємець – єдинник третьої групи зі ставкою ЄП 3 %, платник ПДВ торгує металопластиковими вікнами в магазині за готівку і приймає платіжні картки

Обидві умови виконуються: підприємець є платником ПДВ і здійснює розрахункову операцію

Підприємець на загальній системі оподаткування реалізує будматеріали тільки юрособам, які розраховуються з ним за безготівковим розрахунком, перераховуючи гроші на його поточний рахунок

Не виконується умова 2: у підприємця немає розрахункових операцій

Як вести облік товарів?

Вести облік товарних запасів означає постійно вносити інформацію про їх надходження і вибуття до спеціальної форми обліку (п. 1 розд. ІІ Порядку № 496). Наведемо основні правила такого обліку.

Правило 1. Обліку підлягають тільки товари, призначені для продажу або надання послуг.

Це правило випливає з визначення, наведеного в п. 2 розд. І Порядку № 496. Там сказано, що товарні запаси – це сукупність товарів, які утримуються підприємцем для подальшого продажу (надання послуг).

Отже, якщо ви зберігаєте у своєму магазині чужий товар, його не слід відображати у формі обліку. Проте ви повинні мати документ, який підтверджує, що товар був переданий вам саме на зберігання (договір зберігання, акт приймання-передачі товару).

Правило 2. Облік ведеться за місцями продажу і за місцями зберігання.

У п. 1 розд. І Порядку № 496 сказано, що підприємець має вести облік тільки тих товарів, які знаходяться у нього в місці продажу (на його господарському об’єкті).

Місцем продажу (господарським об’єктом) є стаціонарний або будь-який пересувний об’єкт, у тому числі транспортний засіб (далі – ТЗ), частина пересувного або стаціонарного об’єкта, у тому числі ТЗ, де здійснюються розрахункові операції при продажу товарів (наданні послуг) (п. 2 розд. І Порядку № 496).

Проте в п. 2 розд. І Порядку № 496 наведено ще й поняття «місце зберігання». Це стаціонарний або будь-який пересувний об’єкт, у тому числі ТЗ, частина пересувного або стаціонарного об’єкта, у тому числі ТЗ, земельна ділянка, де зберігаються товарні запаси, що належать підприємцеві.

І норми Порядку виписано так, що коли товари потрапляють у місця продажу з місць зберігання, треба оформити документи, які також є складовою товарного обліку. Ось і виходить, що вести облік треба не тільки в місцях продажу, але й у місцях зберігання товарів.

Правило 3. Треба вести окремий облік за кожним місцем продажу.

Підприємець, у якого є декілька торговельних точок у різних місцях, має вести не тільки загальний облік товарів, але також і облік товарних запасів за кожним окремим місцем продажу (п. 1 розд. ІІ Порядку № 496).

Правило 4. Вести облік треба у спеціальній формі для обліку товарних запасів (додаток до Порядку № 496).

Форму обліку можна вести в паперовому або в електронному вигляді за вибором підприємця.

При цьому записи в паперовій формі слід виконувати розбірливо, чорнилом темного кольору або кульковою ручкою (п. 7 розд. ІІ Порядку № 496).

Електронну форму обліку можна вести в тій програмі, яку вибере сам підприємець. Але на вимогу податківців електронна версія має бути візуалізована у форматі, який дозволяє проглянути форму обліку або скопіювати її (п. 8, 11 розд. ІІ Порядку № 496).

Правило 5. Записи до форми обліку вносяться на підставі первинних документів.

Первинні документи є невід’ємною частиною товарного обліку і додатками до форми обліку. Це опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупівлі, фіскальні чеки, товарні чеки, інші документи, реквізити яких дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару, дату проведення операції, найменування, кількість і вартість товару (п. 2 розд. І Порядку № 496).

На замітку! Серед реквізитів первинного документа, перелічених у п. 2 розд. І Порядку № 496, немає ціни товару. Тому якщо в первинному документі не вказано ціну, але зазначено загальну вартість товару, то такий документ відповідатиме вимогам Порядку № 496.

Правило 6. Форму обліку і первинні документи треба зберігати.

Форма обліку, первинні документи на товари повинні зберігатися в місці продажу до тих пір, поки остання одиниця товару, відображеного в таких первинних документах, не буде продана (або іншим шляхом списана).

Ці документи потрібно щомісячно групувати у хронологічному порядку (так, як ви їх відображали у формі обліку). Також можна підшити їх до форми обліку, щоб зберігати разом із нею (п. 10 розд. ІІ Порядку № 469).

Як заповнити облікову форму?

Ми вже сказали, що облік можна вести в паперовому або в електронному вигляді (див. правило 4).

Перш ніж приступити до обліку, підприємець має зазначити про себе дані, перелічені в п. 2 розд. ІІ Порядку № 496. Ці дані в паперовій формі зазначаються на титульній сторінці.

Заповнюючи форму обліку, дотримуйтеся таких правил:

• записи вносяться у хронологічному порядку (п. 4 розд. ІІ Порядку № 496);
• кожен рядок форми відповідає одному первинному документу;
• якщо надходження і вибуття відбулися в один день, на них мають бути окремі записи.

У формі обліку мають бути зазначені:

• у графі 1 – порядковий номер рядка, в якому робиться запис;
• графі 2 – дата здійснення запису;
• графах 3–6 – реквізити первинного документа;
• графі 7 – загальна вартість товару згідно з первинним документом про надходження товару;
• графі 8 – загальна вартість товару згідно з первинним документом про вибуття товару (крім даних про продаж через РРО та ПРРО).

У графі 9 наводяться примітки, передбачені Порядком № 496 (у разі виправлення помилок).

На замітку! Зразок заповнення форми був наведений на сайті Мінфіну (див. файл «Додаток. Форма приклад» у блоці про проєкт Порядку (блок датований 05.04.2021)).

Як виправити помилки у формі обліку?

Щоб змінити неправильний запис на правильний, зробіть так:

• у графі 9 того рядка, де допущено помилку, проставте позначку «Анульовано – виправлено» із зазначенням порядкового номера нового рядка, у якому тепер наведено правильну (виправлену) інформацію;
• у графі 9 цього нового рядка проставте позначку «Виправлено» із зазначенням порядкового номера рядка, інформація з якого виправлена.

Яке вибуття товару відображається у графі 8?

Вибуттям товарів для цілей товарного обліку вважається:

• продаж товарів з отриманням оплати в безготівковій формі, здійснений у встановлених законодавством випадках без застосування РРО/ПРРО;
• внутрішнє переміщення товару між місцями продажів (господарськими об’єктами) та/або місцями зберігання, що належать одному підприємцеві;
• знищення або втрата товару;
• повернення товару постачальникові;
• використання товарів для власних потреб.

Зверніть увагу! Якщо ви реалізуєте всі товари через РРО або ПРРО, то у формі обліку у вас будуть тільки записи про придбання товарів.

Як підприємцеві почати вести облік товарів?

Перш за все треба скласти опис залишку товарів на початок обліку, який має статус первинного документа (п. 2 розд. І Порядку № 496). Такий опис складається в довільній формі, але в ній має бути інформація про найменування наявних товарів, їх кількість (із зазначенням одиниці виміру) і вартість.

Вартість товарів підприємець визначає самостійно:

• за первинними документами на товар – якщо вони є. Такий варіант підходить єдинникам – платникам ПДВ і підприємцям на загальній системі: вони й раніше мали вести облік своїх витрат (п. 177.10, 296.1 ПК);
• якщо документів немає – тоді можна взяти ринкову закупівельну вартість таких товарів або продажну вартість (на ваш вибір).

Важливий нюанс! Порядок № 496 дозволяє підприємцеві внести до форми обліку початкові залишки за описом, навіть якщо на них немає ніяких документів.

Як дані з опису товарних залишків заносяться до форми обліку?

Дані з опису заносяться до форми обліку таким чином (п. 5 розд. ІІ Порядку 496):

• у графі 2 ставимо дату початку обліку. Підприємці, які на дату набуття чинності Наказу № 496 уже були зобов’язані вести товарний облік, у цій графі вказують «26.11.2021». Підприємці, у яких такий обов’язок виникне пізніше, зазначать свою дату;
• графі 3 зазначаємо: «Опис залишку товарів на початок обліку»;
• графі 4 ставимо дату, на яку складено опис. Наприклад, опис може бути складений як 25.11.2021 на кінець дня, так і 26.11.2021. Головне зробити запис у формі обліку (заповнити гр. 2) до початку торгівлі;
• графі 5 – ставимо цифру «1»;
• графі 7 – вказуємо загальну вартість товару, визначену в описі;
• графи 6, 8 та 9 не заповнюємо.

Як заповнити форму, якщо товар надійшов за однією накладною, а далі реалізується протягом тривалого періоду різними партіями?

У такій ситуації до граф 1–7 форми вносять дані з документа постачальника. Якщо весь товар реалізовано через РРО або ПРРО, то більше ніяких записів у формі обліку не роблять.

Якщо товар зіпсувався або було інше вибуття (не через РРО або ПРРО), тоді до форми обліку вносять реквізити документа, який підтверджує факт вибуття. Наприклад, при псуванні товару це буде акт на списання, у якому треба зазначити причину псування товару.

Як вести облік підприємцеві на загальній системі оподаткування, який працює у сфері громадського харчування?

У Порядку № 496 немає спеціальних правил для обліку операцій із придбання сировини або реалізації готової продукції. І тут виникає інше запитання: чи входить сировина до переліку товарних запасів, облік яких потрібно вести підприємцеві?

Визначення поняття «Товарні запаси» в п. 2 розд. І Порядку № 496 не дозволяє однозначно відповісти на це запитання. Тому тут можливі варіанти. Наприклад, у графах 1–7 форми обліку можна вказати реквізити документів на придбання сировини. У графах 1–6 навести дані внутрішнього документа – акта на списання сировини у виробництво, у графі 8 зазначити загальну вартість списаної у виробництво сировини. А надходження готової продукції з виробництва відображати на підставі акта про оприбуткування або іншого документа, який свідчить про надходження запасів із власного виробництва.

Або можна взагалі не відображати в обліку вартість сировини для виробництва. А надходження готової продукції з виробництва відображати на підставі акта про оприбуткування або іншого документа, який підтверджує надходження запасів із власного виробництва.

Як і за що штрафуватимуть?

Якщо підприємець зобов’язаний вести облік товарів (див. нашу таблицю-підказку), то йому доведеться виконувати вимоги, установлені Законом № 265 та Порядком № 496.

Як ми вже зазначали вище, п. 12 ст. 3 Закону № 265:

• дозволяє продавати тільки ті товари, які відображені в обліку товарних запасів;
• зобов’язує пред’являти податківцям під час перевірки документи, що підтверджують облік і походження тих товарів, які на момент перевірки знаходяться в місці продажу.

Крім того, заборонено продавати товари, якщо в місцях продажу (у господарських об’єктах) відсутні (п. 9 розд. ІІ Порядку № 496):

• первинні документи на цей товар, реквізити яких унесено до форми обліку;
• записи у формі обліку про наявні первинні документи;
• первинні документи й записи у формі обліку про такі первинні документи.

За недотримання цих правил підприємцеві загрожує штраф у розмірі подвійної вартості товарів, не врахованих у встановленому порядку, але не нижче 170 грн (ст. 20 Закону № 265). При цьому вартість товарів визначається за цінами реалізації.

Хочемо попередити! Документи на місці продажу податківцям може пред’явити не тільки особисто фізособа-підприємець, але й продавець (п. 11 розд. ІІ Порядку № 496). Якщо на момент перевірки немає оригіналів первинних документів, то податківцям можна дати копії. Але до кінця перевірки оригінали все одно доведеться пред’явити.

Застосовуємо на практиці

Покажемо, як заповнити форму обліку за даними нашого прикладу.

Підприємець – єдинник другої групи торгує ТСПТ у магазині і через Інтернет. В описі товарних залишків на початок обліку вказано таку інформацію:

• 10 електромасажерів для ніг за ціною 1 200 грн/шт. загальною вартістю 12 000 грн;
• 5 електромасажерів для живота за ціною 800 грн/шт. загальною вартістю 4 000 грн.

Загальна вартість товарних залишків становить 16 000 грн.

26.11.2021 підприємець продав два масажери для ніг за ціною 1 500 грн/шт. на суму 3 000 грн. Покупець оплатив товар післяплатою через Novapay, і оплата надійшла від «Нової пошти» на поточний рахунок підприємця. Оскільки така операція не проводиться через РРО, треба заповнити графи 1–6 та 8 форми обліку. Цього ж дня було продано 2 масажери для живота за ціною 1 000 грн/шт. на суму 2 000 грн при продажу в магазині з розрахунком банківською карткою через POS-термінал. Хоча це і безготівкова операція, проте вона є розрахунковою і проводиться через РРО. Тому дані про цю операцію не відображаються у формі обліку.

27.11.2021 підприємець виявив, що один масажер для живота непридатний для використання. Він склав акт про псування товару. Оскільки така операція не проводиться через РРО, треба заповнити графи 1–6 та 8 форми обліку.

Додаток
до Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців,
у тому числі платників єдиного податку (пункт 2 розділу I)

Форма ведення обліку товарних запасів

ФОП Петренко Петро Петрович, РНОКПП 12345678912

Податкова адреса: м. Дніпро, проспект Слобожанський, 25

Місце продажу: магазин «Забава», м. Дніпро, вул. Артільна, 22

(дані ФОП відповідно до пункту 2 розділу II цього Порядку)

Реквізити первинного документа, що підтверджує
надходження або вибуття товару
(підпункт 3 пункту 3 розділу II цього Порядку)

Загальна вартість товарів
за первинним документом, грн

Примітки (підпункт 6 пункту 3
розділу II цього Порядку)

Постачальник (продавець, виробник)
або отримувач товару

Надходження товару (придбання,
повернення товару від покупця,
або внутрішнє переміщення)
(підпункт 4 пункту 3 розділу II
цього Порядку)

Вибуття товару (продаж
товарів в безготівковій формі,
внутрішнє переміщення,
знищення або втрата, повер-
нення товару постачальнику,
використання на власні потреби)
(підпункт 5 пункту 3 розділу II
цього Порядку)

Бухоблік товарів у роздрібній торгівлі

Роздрібна торгівля — це вид економічної діяльності у сфері товарообігу, що охоплює купівлю-продаж товарів кінцевому споживачеві й надання йому торговельних послуг (пп. 4.4 Національного стандарту України ДСТУ 4303:2004 «Роздрібна та оптова торгівля. Терміни та визначення понять»).
Торговельними об’єктами у сфері роздрібної торгівлі можуть бути, зокрема, магазини, павільйони, кіоски, палатки й товарні склади. Саме на них орієнтований наш матеріал. Сьогодні ми розповімо про бухоблікові особливості продажу товарів на об’єктах роздрібної торгівлі Бухоблік надходження товарів Згідно з п. 8 і п.9 П(С)БО 9 «Запаси» придбані товари зараховують на баланс підприємства за первісною вартістю, до якої входять: — суми, сплачувані згідно з договором постачальнику (продавцю), за вирахуванням непрямих податків; — суми ввізного мита; — суми непрямих податків у зв’язку з придбанням товарів, які не відшкодовують підприємству; — транспортно-заготівельні витрати (витрати на заготівлю запасів, оплату тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні роботи й транспортування запасів усіма видами транспорту до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів). Для обліку товарів, які надійшли на підприємство з метою роздрібного продажу, використовують субрахунок 282 «Товари в торгівлі» (згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Мінфіну від 30.11.1999 р. № 291, далі — Інструкція № 291). У разі якщо виробниче підприємство реалізує свою продукцію через власний магазин, то таку продукцію також вважатимуть для нього товарами. Тобто таку продукцію треба перевести до категорії товарів на субрахунок 282. Якщо готова продукція підприємства не призначена для роздрібного продажу через магазин, що належить підприємству, а реалізується безпосередньо зі складу, то її не переводять до категорії товарів (лишають як готову продукцію) і на рахунку 28 не відображають. Зважаючи на положення Інструкції № 291 та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2) (далі — Методрекомендації № 2), надходження товару на підприємство роздрібної торгівлі й передання його в торговельний зал для наступної реалізації відображають такими бухгалтерськими проводками: Таблиця 1 Бухгалтерський облік надходження товарів у магазин

*Аналітичний рахунок 6441 — «Податковий кредит непідтверджений». **Аналітичний рахунок 6412 — «Розрахунки за ПДВ». Бухоблік вибуття товарів Оцінка вибуття товарів Відповідно до п. 16 П(С)БО 9 оцінку запасів під час вибуття можуть проводити одним із методів, зокрема: — ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів; — середньозваженої собівартості; — собівартості першого за часом надходження запасів (ФІФО); — нормативних витрат; — ціни продажу. Зважаючи на значну й змінну номенклатуру товарів, підприємствам роздрібної торгівлі зручніше здійснювати оцінку товарів за цінами продажу — п. 22 П(С)БО 9. Оцінка за цінами продажу ґрунтується на застосуванні середнього проценту торговельної націнки товарів. У такому разі під час надходження товарів на підприємство в бухобліку відображають і суму торговельної націнки, яку можна формувати у два способи: 1) наказом керівника — розмір торговельної націнки встановлюють у певному (фіксованому) розмірі від ціни придбання товару; 2) зворотним розрахунком — спочатку встановлюють продажну вартість товару, а потім визначають суму торговельної націнки. Для оцінки товарів за цінами продажу підприємство має визначити: — середній відсоток торговельної націнки — визначають діленням суми залишку торгових націнок на початок місяця й торгових націнок у продажній вартості отриманих у звітному місяці товарів на суму продажної вартості залишку товарів на початок місяця та продажної вартості одержаних у звітному місяці товарів — (Сальдо Кт 285 + Оборот Кт 285) : (Сальдо Дт 282 + Оборот Дт 282) × 100 %; — суму торговельної націнки на реалізовані товари — визначають як добуток продажної вартості реалізованих товарів і середнього відсотка торгової націнки; — собівартість реалізованих товарів — визначають як різницю між продажною вартістю реалізованих товарів і сумою торговельної націнки на такі товари (п. 22 П(С)БО 9). Розрахунок середнього відсотка торговельної націнки покажемо на числовому прикладі. Приклад Станом на 1 квітня 2020 року в торговельного підприємства залишки товарів для реалізації становлять: продажна вартість товарів — 75 000 грн, у т.ч. сума торговельної націнки — 15 000 грн. У квітні були оприбутковані товари за продажною вартістю на суму 145 000 грн, у т.ч. торговельна націнка — 45 000 грн. Продажна вартість товарів, реалізованих за квітень 2020 року, становить 102 000 грн. Таблиця 2 Розрахунок торговельної націнки та собівартості товару

* Згідно з п. 22 П(С)БО 9 собівартість реалізованих товарів дорівнює різниці між їх продажною вартістю та сумою торговельної націнки на такі товари: (102000,00 грн – 27815,40 грн) = 74184,60 грн. ** (102000,00 грн × 27,27%) = 27815,40 грн. Облік списання товарів і торговельної націнки У разі обліку товарів за продажними цінами на субрахунку 282 відображають продажну вартість товарів, яка складається з первісної вартості товарів і суми торговельної націнки. Зокрема, для обліку торговельної націнки підприємства роздрібної торгівлі використовують субрахунок 285 «Торгова націнка». На цьому субрахунку відображають різницю між покупною та продажною (роздрібною) вартістю товарів. Відповідно до Інструкції № 291 збільшення суми торговельних націнок відображають за кредитом субрахунку 285. Причому у фінзвітності слід відображати згорнуте за всіма субрахунками сальдо рахунка 28, тобто купівельну вартість товарів без суми торговельних націнок. Дохід від реалізації товарів показуємо за кредитом субрахунку 702 «Дохід від реалізації товарів», а за дебетом субрахунку 902 «Собівартість реалізованих товарів» (Дт 902 Кт 282) — списання фактичної собівартості реалізованих товарів (виходячи із ціни їх придбання). Щодо списання суми торговельної націнки на реалізовані товари, то це можна відображати у два способи: — за дебетом субрахунку 285 і кредитом субрахунку 282 або — методом сторно зворотною кореспонденцією таких рахунків (Дт 282 Кт 285 — сторно). Наведемо бухоблік реалізації товарів уроздріб, використовуючи дані із зазначеного вище прикладу: Таблиця 3 Бухгалтерський облік реалізації товарів уроздріб