Мистецтво делегувати: як правильно розподіляти роботу

Багато підприємців-початківців беруть на себе занадто багато завдань. Хапаючись за все відразу, навряд чи вдасться якісно виконати всю роботу, адже одна людина не зможе замінити 10 спеціалістів. Через такий обсяг завдань неможливо самостійно розвивати бізнес і вивести його на новий рівень. Для цього вам знадобиться допомога. Найміть працівників, навчитеся делегувати, правильно розподіліть обов’язки, і ви одразу почнете швидше розвиватися.

Не всі бізнесмени делегують обов’язки. Це пов’язано із негативним досвідом. Наприклад, керівник найняв кваліфікованих фахівців, але при першій серйозній роботі вони зірвали терміни замовлення, припустилися багато помилок і не змогли якісно завершити проект. У такому разі підприємець вирішує, що краще за нього ніхто не впорається із завданнями. Після цього він занурюється в безодню робочого процесу, виконує як великі, так і дрібні завдання. Керівник будує стратегію, займається плануванням, веде переговори з постачальниками, приймає заявки клієнтів, заповнює контентом сайт, веде соцмережі, запускає рекламу. І його не вистачає ні на що, ресурси витрачаються швидко, настає вигоряння.

Однак такий сценарій не призведе до процвітання. Кожен бізнесмен має свої страхи, бар’єри, проблеми, за якими він самостійно веде всі свої справи. Розглянемо, які є основні проблеми делегування і як правильно розподіляти роботу.

Проблема 1: нерозуміння бізнес-процесів

У робочому колективі найчастіше виникають проблеми, коли підлеглі не до кінця розуміють бізнес-процеси компанії. Це з тим, що керівництво неправильно ставить завдання підлеглих, і навіть погано пояснює нюанси роботи. Коли ви наймаєте спеціалістів працювати, кожному необхідно надати посадову інструкцію, правильно ввести у курс справи, пояснити обов’язки, як справлятися з тими чи іншими завданнями.

У разі фахівці рекомендують використовувати ситуаційну модель лідерства. Це означає, що керівник компанії від початку багато працює з новим співробітником, навчає його всьому, вводить у справи компанії, а потім поступово послаблює контроль. Такий підхід дозволить добре підготувати нового спеціаліста, а потім передати йому частину обов’язків. Саме таким способом можна перейти до делегування.

Ця модель лідерства складається з чотирьох етапів.:

1. Директивний етап. Із самого початку керівник розповідає новому підлеглому про обов’язки, пояснює, як виконувати завдання, включає його у функціонал та перевіряє, як він справляється з роботою. На цьому етапі проходить навчання, настанови та контроль працівника.
2. Етап наставництва. У цей період новий співробітник розпочинає роботу, дотримуючись рекомендацій начальника. Керівник контролює роботу підлеглого та вміло його направляє.
3. Підтримуючий етап. У цей час керівник мінімально контролює співробітника, допомагає йому у вирішенні спірних та складних ситуацій.
4. Етап делегування. Коли підлеглий готовий до самостійної роботи, він виконує всі завдання. Це пов’язано з тим, що раніше керівник надавав йому максимальну підтримку та правильно направив його. У той самий час начальник впевнений у правильному виконанні завдань, оскільки спочатку всьому навчив підлеглого.

Розглянемо приклад моделі ситуаційного лідерства. Наприклад, ви відкрили сервісний центр з ремонту ноутбуків. Щоб займатися розробкою стратегії, пошуком постачальників, клієнтів, рекламою та іншими важливими завданнями, потрібно знайти трьох працівників. Для глибокого розуміння справи вам необхідно спочатку навчити підлеглих і на початковому етапі разом з ними ремонтувати техніку. Поступово більшу частину замовлень ви перекладаєте на своїх співробітників, коли будете впевнені у їхній кваліфікації. Надалі ваші майстри проводитимуть якісний ремонт, а ви сконцентруєтеся на організаційній роботі.

Спочатку такий підхід забере у вас багато часу, але він має такі плюси:

• ви зможете навчити співробітників під потреби вашого бізнесу;
• допоможете сформувати необхідні навички працівників;
• ваші підлеглі не допускатимуть грубих помилок;
• у вас виробиться правильний алгоритм роботи;
• ви зможете заощадити свої ресурси;
• надалі можна делегувати обов’язки;
• зможете займатися лише важливими питаннями.

Єдиний нюанс цього методу – це витрачений час на наставництво. Якщо ви наймаєте досвідченого майстра, то йому знадобиться не так багато часу на навчання, як новачку.

Схему ситуаційного лідерства застосовують у малому бізнесі, для філій, відділів та різних підрозділів великих компаній. Поступово знижуючи контроль за співробітниками, ви будете впевнені, що вони виконають роботу так, як вам потрібно. Як тільки ви почнете делегувати ваш бізнес почне розвиватися.

Проблема 2: відсутність відповідальності

У компаніях, де спочатку погано продумана та розроблена організаційна структура, виникають проблеми з відповідальністю. Якщо у вас працюють універсальні спеціалісти, кожен з яких виконує багато завдань, тоді в колективі стираються межі того, хто за що відповідає.

Щоб почати делегувати вам потрібно розробити організаційну структуру і встановити центри відповідальності. Це дозволить вам правильно розподіляти роботу, вибудовувати ланцюжок контролю та відповідальності. У результаті кожен співробітник точно знатиме свою зону відповідальності.

Щоб ви могли правильно сформувати організаційну базу, дотримуйтесь наступних рекомендацій:

• у підпорядкуванні одного керівника має бути близько 10 працівників, не більше. Якщо в компанії величезна кількість працівників, то сформуйте кілька відділів, кожен з яких займатиметься одним напрямком. Відділи можна поділити на дрібні підвідділи. Так можна чітко розподіляти роботу між усіма підлеглими;
• якщо деякі завдання може виконувати хтось замість керівника, їх потрібно делегувати підлеглим;
• один керівник контролює роботу одного відділу;
• підлеглі звітують про виконані проекти керівнику свого відділу, який виставляє їм завдання;
• якщо у працівників виникають питання, вони мають звернутися за допомогою до керівника свого відділу.

Наприклад розглянемо ситуацію. У вас є сервісний центр, в якому працює п’ять майстрів з ремонту техніки, три оператори кол-центру та три приймальника замовлень. Розділіть всю команду на три відділи і в кожному призначте керівника з числа найдосвідченіших працівників. Так ви зможете правильно розподілити роботу та організувати структуру компанії. Це дозволить добре обробляти замовлення клієнтів та делегувати завдання, не переживаючи за якість роботи.

Проблема 3: психологічні бар’єри

Нерідко проблеми делегування пов’язані з психологічними проблемами та страхами самого керівника:

• довіряючи роботу підлеглим, керівник боїться втратити свою значущість;
• переживає на рахунок якості роботи;
• не вміє довіряти підлеглим;
• боїться помилок та поразок;
• хоче контролювати всі процеси самостійно.

У будь-якій компанії як великого, так і малого бізнесу необхідно вчитися мистецтву делегування. Це дозволяє зняти частину навантаження з керівника, щоб він добре займався управлінськими завданнями. При цьому відповідальність залишається і на начальника, і на підлеглих. Неправильно розподіливши роботу, керівник не зможе добре виконувати свої прямі функції:

• стратегія розвитку підприємства. Саме керівник займається побудовою стратегії, задає вектор руху та встановлює цілі;
• ідеологія. Начальник повинен не просто займатися бізнесом, а виконувати свою роботу з сенсом, розвивати корпоративну культуру та цінності, встановити місію та розвивати партнерські відносини з іншими організаціями. Все це важливо для подальшого розвитку вашого бізнесу
• просування. Тільки керівник визначає, для чого створено його бізнес та як його розвивати;
• технології. Сам підприємець визначає, з якими технологіями працювати та які бізнес-показники підвищувати;
• організаційна структура. Керівник повинен розділити підлеглих на відділи та призначити відповідальних менеджерів для їх управління;
• контроль фінансів та ресурсів. Власник бізнесу повинен контролювати фінанси, виконувати планування ресурсів та вирішувати, які кошти на що витрачати та як розподіляти прибуток;
• безпека. Керівник несе відповідальність за фізичну безпеку співробітників та за юридичну безпеку компанії в цілому.

Інші функції можна розподілити між відділами та співробітниками. Глава компанії має займатися основними управлінськими завданнями, що забезпечить успішну роботу всієї команди.

Наведемо такий приклад. Керівник сервісного центру автоматизував всю роботу за допомогою програми обліку Gincore. Він контролює всі замовлення, завдання співробітників, закупівлі у постачальників, звіти, а також вивчає статистику та бізнес-показники. Завдяки цьому можна побудувати зручний графік роботи для підлеглих, виконувати більше клієнтських замовлень та збільшити обсяг роботи. Все це допомагає упорядкувати і отримати більше прибутку.

Ви можете наслідувати цей приклад, натиснути «Спробувати безкоштовно» та пройти реєстрацію. Надалі оптимізуйте роботу вашого підприємства з допомогою софту Джинкор. Ви зможете делегувати частину роботи своїм підлеглим, і при цьому контролюватимете всі процеси.

Секрети розподілу сімейного бюджету: як швидко накопичити на велику покупку?

Сімейний бюджет – основа фінансової стабільності будь-якої сім’ї, повноцінна бухгалтерія з урахуванням інтересів всіх сторін. Молоді сім’ї часто задаються питанням: як скласти, правильно розподілити і де заощадити, щоб вистачило на всі базові потреби, а також була можливість регулярно їздити у відпустку, здійснювати великі покупки і дозволяти собі приємні дрібниці, адже одна справа, коли живеш сам, а інше – коли треба враховувати інтереси і потреби всіх сторін.

У нинішніх реаліях чітке ведення сімейного бюджету дозволяє якщо не відкладати, то хоча б жити нормально від зарплати до зарплати. Також планування сімейного бюджету – рятувальний круг для тих, хто поки не дуже багато заробляє або витрати перевищують дохід.

Давайте розглянемо всі можливі варіанти ведення сімейного бюджету.

Планування сімейного бюджету: з чого почати

Не всі розуміють, навіщо потрібно вести сімейний бюджет, адже витрати нікуди не подінуться, а доходи просто так не збільшаться від одного лише правильного підходу, тому багато хто продовжує хаотично витрачати гроші не до кінця усвідомлюючи, що при грамотному плануванні та розподілі сімейного бюджету можна викроїти істотну суму на більші покупки.

Ще одна причина дізнатися як грамотно вести сімейний бюджет – це досягнення довгострокових цілей (наприклад, придбання квартири, машини або той же відпустку за кордоном, новий холодильник і тд). Адже про яких великих покупках може йти мова, якщо щомісяця у вас йдуть всі гроші під нуль, а іноді навіть позичати доводиться.

Таблиця витрат сімейного бюджету відкриє очі на спонтанні покупки і покаже, де можна викроїти якусь сума для заощаджень.

Як скласти сімейний бюджет: доходи і витрати

Сімейний бюджет це перш за все чітка і скрупульозна фіксація всіх витрат аж до однієї гривні, адже тільки так можна побачити реальну картину ваших витрат. Треба скласти базовий список всіх статей витрат: можна записати по пам’яті все, на що доводиться витрачати гроші на протязі місяця. А можна якийсь час вести облік всіх покупок і оплат, а по закінченні цього періоду проаналізувати і згрупувати в окремі блоки.

Зручно скласти такий список в Excel. Обов’язково вкажіть:

• комунальні платежі та / або оренду житла;
• продукти додому і обіди на роботу;
• проїзд / бензин;
• щоденні витрати (кава, сигарети);
• непередбачені витрати;
• дні народження;
• дозвілля;
• оплати за кредитами і т.д.

В окремий блог запишіть ті витрати, які не можна віднести до щомісячних, при цьому вони є (наприклад, щорічні аналізи або техогляд автомобіля).

Як планувати сімейний бюджет: 3 зрозумілих способу

Ситуації в сім’ї у всіх різні, можуть часто змінюватися, тому унікальних рад як

планувати сімейний бюджет немає. Але є головні принципи і підходи, які можна взяти як керівництво до дії і підстроїти під вашу сім’ю.

Є 3 універсальних підходу до формування бюджету на місяць:

1. Принцип 80 на 20, коли із загальної суми доходів 80% залишають на обов’язкові витрати, а 20 на оплату заборгованостей і / або заощадження.
2. Принцип 50 – 30 – 20, коли менша сума йде в резерв і оплату боргів (якщо вони є), середня сума має на увазі необов’язкові витрати (дозвілля і розваги), а основна сума – це все базові та обов’язкові витрати на їжу, проїзд, оплату рахунків .
3. Принцип 4 конвертів, коли 20% від загальної суми доходів ви відкладаєте відразу, з решти грошей оплачуєте комунальні послуги / оренду житла, а підсумкову суму ділите нарівно на 4 частини – по одній на кожну тиждень.

Який краще вибрати – вирішувати вашій родині.

Як розподілити сімейний бюджет

При плануванні варто відразу прикинути, яку суму на яку статтю витрат ви готові закласти. У процесі роботи з таблицею сімейного бюджету протягом певного періоду ваші плани можуть коригуватися, але на самому початку вам знадобиться на щось орієнтуватися.

Для того, щоб правильно розподілити гроші, необхідно домовитися з членами сім’ї, чиї доходи йдуть в загальний кошик, а чиї не враховуються.

Далі дивимося на таблицю з вашими статтями витрат, прописуємо суму навпроти тих, де нам вона свідомо відома (транспортні витрати, оренда квартири), а вже інші категорії витрат сімейного бюджету розподіляємо по мірі важливості. У підсумку ми маємо орієнтовний приклад ведення сімейного бюджету на місяць.

Ведення сімейного бюджету: від планування до дій

Як правильно планувати сімейний бюджет, ми детально розібралися. Тепер треба зрозуміти, як правильно розпоряджатися сімейним бюджетом. Так як грамотно спланувати – це тільки перший крок на шляху до заповітних цілям і економії. Від планування переходимо до дій.

Поради по грамотному веденню сімейного бюджету

Найдієвіший спосіб вести сімейний бюджет онлайн – це за допомогою різних способів (таблиці, програми, треккери) фіксувати всі витрати до копійок щодня.

Ці дії здаються нудним і нудним заняттям, яке вимагає багато часу, але кращого способу проконтролювати куди йдуть гроші, ніж щоденна статистика і щомісячний аналіз, ще не придумали.

Сімейний бюджет: яка програма краще

Якщо говорити про те, де ж фіксувати витрати всієї родини, щоб зручно було відстежувати і знати, як розподілити сімейний бюджет, рекомендуємо спробувати те, що ближче і зручніше вам. Є безліч безкоштовних або недорогих програм для сімейного бюджету, які синхронізуються в онлайні. Зручно користуватися, коли кілька членів сім’ї записують витрати віддалено. Вибирайте таку програму, яку можна встановити як на ПК, так і на смартфон (наприклад EasyFinance, CoinKeeper, Домашня бухгалтерія, Alzex Finance, Money Manager).

Найпростіший і зрозумілий для багатьох спосіб – вести сімейний бюджет в Excel. Цей метод має ряд недоліків, але плюсів більше. Можна також скористатися ручкою і блокнотом, WORD файлом або Google таблицями, адже найголовніше в плануванні сімейного бюджету не сама таблиця, а регулярна робота з нею.

Як економити сімейний бюджет: 7 перевірених способів

Коли ви пару місяців будете відповідально записувати статті витрат сімейного бюджету і побачите на що і в якому обсязі у вас йдуть гроші, тільки тоді можна переходити до наступного кроку: як навчитися економити сімейний бюджет.

Фінансові експерти дають кілька головних порад:

1. Проаналізуйте кожну вашу покупку і дайте відповідь на питання «Чи можна без цього обійтися? Назавжди чи тимчасово? Чи можна знайти альтернативу дешевше, не втрачаючи в якості? Як можна оптимізувати цю статтю витрат? Де можна взяти безкоштовно?».Наведемо приклад: ви змушені добиратися на роботу на особистому авто, але собівартість поїздки можна знизити, якщо брати попутників по дорозі. Або можна купувати продукти про запас на оптових базах, а не ходити кожен день в найближчий супермаркет.
2. Перед походом в магазин завжди складайте список продуктів і продумайте меню на тиждень, так легше планувати покупки і можна уникнути спонтанних забігів в магазинчик біля будинку, де ви точно витратити більше, ніж якщо б купили все заздалегідь.
3. Купуйте речі в не сезон, коли можна потрапити на великі знижки.
4. Намагайтеся розраховуватися готівкою, так легше контролювати витрати.
5. Заведіть скарбничку для дрібниці і здачі. Згодом там збереться нехай і невелика, але приємна сума грошей.
6. Намагайтеся їздити у відпустку за гарячими путівками або навпаки, купуючи тури заздалегідь. Можна також добре заощадити, якщо самостійно планувати поїздку, вишукуючи дешеві авіаперельоти і житло зі знижкою (часто такі пропозиції бувають після реєстрації на сайтах пошуку житла).
7. Не соромтеся взяти в оренду або попросити у друга за шоколадку що-небудь, що ам потрібно всього на пару днів.

Відкриваємо секрети сімейного бюджету

Кожна сім’я повинна вирішити спільно, як правильно розподілити сімейний бюджет. Для того, щоб всі були зацікавлені в економії і фіксації всіх витрат, виберіть спільну мету, на яку хочете збирати гроші, тоді цей процес перетвориться на приємне проведення часу, а не нудний контроль.