Як розрахувати кількість днів відпустки: розрахунковий період, додаткові дні відпустки і корисна інформація

Кожен працевлаштований громадянин має законне право на щорічну оплачувану відпустку, який становить не менше 28 календарних днів. Але як розрахувати кількість днів відпустки роботодавцю для своїх співробітників, адже це може виявитися не таким вже й простим заняттям? Справа в тому, що деяким категоріям громадян потрібно більш тривалий відпочинок, ніж іншим, у зв’язку зі специфікою їх професії.

Складнощі в підрахунках можуть виникнути для тих працівників, які часто брали відгули або співробітниць зайняті доглядом за дитиною. У всіх нюансах цього питання спробуємо розібратися в даній статті.

Нормативно-правова база

Відповідно до трудового законодавства Російської Федерації, кожен офіційно працевлаштований громадянин країни має можливість скористатися своїм правом на щорічну оплачувану відпустку, мінімальний розмір якого повинен становити мінімум 28 днів.

Крім цього, співробітникам підприємства можуть нарахувати додаткові відпускні дні на період сесії, відрядження або на час хвороби. Всі обставини стосуються нарахування додаткових відгулів докладно описані в 19 главі Трудового Кодексу Р. Ф.

Керівництво компанії може призначати своїм працівникам відпустку, що перевищує установленною норму, якщо це не буде негативно позначатися на виробничих процесах. Подібні положення повинні бути викладені у внутрішній документації компанії, з якою може ознайомитися кожен співробітник. До таких матеріалів відносяться правила внутрішнього розпорядку фірми або Колективні договори.

Кому покладаються додаткові дні відпустки?

Згідно з Трудовим Кодексом на додатковий відпочинок мають право громадяни, які підпадають під одну з наступних категорій:

1. працівники з ненормованим робочим графіком.
2. Співробітники підприємств, здоров’я яких піддається додатковому ризику.

Крім цього в законодавчих актах, що регулюють трудові угоди, наводиться ряд професій, працівники яких повинні отримувати більшу кількість відпускних днів. Скористатися ними можуть люди наступних спеціальностей:

Тривалість відпустки для перерахованих вище категорій громадян розраховується після вивчення документації регулюючу їх трудову діяльність. До того ж роботодавець зобов’язаний надавати своїм співробітникам мінімум три додаткових дні відпочинку до основної відпустки за переробки, важкі умови праці або роботу, яка може завдати шкоди здоров’ю.

Більш тривалий відпочинок покладається також педагогічним працівникам. Щоб порахувати кількість відпускних днів для викладачів необхідно враховувати їх стаж роботи в цій сфері, а також суму годин навчального навантаження. Мінімальний відпочинок покладається працівникам початкової школи, який становить 42 дня на рік. Оплачувана відпустка інших викладачів може досягати 56 днів.

Скільки необхідно опрацювати, щоб мати можливість піти у відпустку?

Після того як людина пропрацює в певній організації 12 місяців він має право на оплачувану відпустку, який повинен становити не менше 28 днів. Але, згідно з трудовим законодавством, співробітник може піти на заслужений відпочинок після 11 місяців трудової діяльності.

Можна взяти відпустку і через півроку, але сума опускних виплат буде істотно менше. Крім того, роботодавець зобов’язаний надавати передчасний відпочинок неповнолітнім і жінкам, які збираються йти в декрет , Навіть якщо ці співробітники не відпрацювали 6 місяців.

Що являє собою розрахунковий період?

Щоб знати, який відпочинок покладається працівникові, роботодавець повинен точно розрахувати кількість відпрацьованого працівником час між відпустками. Це час і називається розрахунковим періодом. Всі підрахунки необхідно проводити з моменту прийняття співробітника на роботу, а не з 1 січня. Навіть якщо працівник вважає за краще ділити свою відпустку на кілька частин, в розрахунковий період потрібно включати всі відпрацьовані дні поточного трудового року.

Припустимо таку ситуацію, коли співробітник був прийнятий на роботу в квітні 2012 року. Перший відпустку він вирішив взяти в травні 2013 року і тільки половину належних йому днів відпочинку, а що залишилися переніс на листопад поточного року.

У розрахунковий період буде включатися проміжок з квітня 2012 по березень 2013 року, саме тоді закінчується трудовий рік цього співробітника. А з квітня всі розрахунки необхідно починати заново. У цьому випадку працівникові покладаються невикористані дні відпустки за минулий рік і ще кілька за повністю відпрацьований квітень.

Щоб порахувати кількість нараховуються днів відпочинку за кожний відпрацьований місяць необхідно розділити належні дні відпочинку на 12. При мінімально допустимому відпустці ця цифра становитиме 2,33.

Як порахувати дні відпустки?

Кількість відпускних днів підраховується індивідуально в кожної компанії, але їх повинно бути не менше 28 на рік. Проте необхідно з’ясувати чи має співробітник право на весь відпочинок або були причини, згідно з якими працівникові довелося урізати відпустку.

У розрахунковий період включається безпосередньо той час, яке було повністю відпрацьовано і відповідно оплачено. На тривалість відпочинку та суму відпускних можуть вплинути наступні причини:

1. Часті відгули за свій рахунок, сума яких перевищує 14 днів.
2. Періоди відпусток пов’язані з доглядом за дитиною (не плутати з декретом).
3. Якщо працівник був відсутній на своєму робочому місці без поважних на те причин.

У тому випадку якщо працівник не був у відпустці протягом декількох років, то йому по праву належить більш тривалий відпочинок. Наприклад, трудящої не брав відпустку на два роки, то це вважається вже грубим порушенням, за яке роботодавець може навіть понести покарання.

Щоб правильно порахувати час відпустки працівника, який був на лікарняному або був відсутній через сесії, спробуємо розглянути наступний приклад. Співробітник був прийнятий на роботу 20 лютого 2012 року, а 30 жовтня 2013 він вирішив піти в свій перший оплачувану відпустку. Але з 2 по 12 березня 2013 він змушений був взяти лікарняний. Припусти, що максимальний період відпустки у цій компанії складає 32 дня.

Для того щоб розрахувати час відпочинку цього працівника, необхідно правильно скласти розрахунковий період. В цьому випадку з 20 лютого 2012 по 19 лютого 2013 співробітник відпрацював цілий рік, а з 20 лютого 2013 по 30 жовтня того ж року пройшло ще 8 місяці і 10 днів.

Для обчислення всього періоду покладеного відпочинку необхідно поділити кількість днів відпустки на 12 і помножити на суму відпрацьованих місяців (32/12 * 20 = 53,33). Округляем вийшло значення до 53 і отримуємо потрібну кількість днів відпустки, полагаємоє даному співробітнику. У наведених прикладі в розрахунковий період необхідно включати фактично відпрацьований час і дні коли працівник був на лікарняному.

Як правильно порахувати кількість днів відпустки

Для того, щоб розрахувати відпусткові:

1. Зазначте скільки днів відпустки надається працівнику.

2. Виберіть із календаря дати «Початок відпустки» (або дату звільнення, якщо розраховуєте компенсацію при звільненні) та «Початок трудових відносин», а також «Розрахунковий період» із запропонованого списку. В результаті в поле «Кількість календарних днів розрахункового періоду» з’явиться необхідна кількість днів.

3. Вкажіть «Сукупний заробіток за розрахунковий період». Підсумовуючи заробіток для обчислення середньої зарплати, слід включати виплати, передбачені п. 3 Порядку № 100. А саме:

• основну заробітну плату (під час визначення виплат керуються Інструкцією зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5);
• доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-почасовиками; високі досягнення в праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років та інші);
• виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії;
• винагороду за підсумками роботи за рік та вислугу років;
• виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо);
• допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
• допомогу по вагітності та пологах тощо

Премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають, згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. А одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається в середній заробіток шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.

Виплати, які не враховуються під час обчислення середньої зарплати для оплати відпусток, зазначені в п. 4 Порядку № 100. Серед них одноразові виплати, зокрема матдопомога, вихідна допомога, виплати за виконання окремих доручень, компенсаційні виплати на відрядження, переведення та несвоєчасну виплату зарплати, дотації, виплати, пов’язані з ювілейними датами, зарплата за сумісництвом тощо.

4. Заповніть поле «Тарифна ставка (посадовий оклад)» у разі, якщо ви вибрали зі списку «Розрахунковий період» – «менше місяця» або у полі «Сукупний заробіток за розрахунковий період» поставили галочку навпроти «працівник не мав заробітку не зі своєї вини». У такому разі «Сукупний заробіток за розрахунковий період» заповниться автоматично.

5. Заповніть «Кількість календарних днів, коли особа згідно із законодавством або з інших поважних причин не працювала та за нею не зберігався заробіток або зберігався частково». Заповнюється у разі, якщо протягом розрахункового періоду працівнику надавалася відпустка без збереження зарплати, був час простою не з вини працівника, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком тощо. В результаті в поле «Кількість календарних днів для розрахунку середньої зарплати» з’явиться кількість днів, необхідне для розрахунку.

6. Після введення рядків натисніть «Розрахувати» і подивіться «Результати»: «Середньоденна зарплата», «Сума відпусткових».

Інші калькулятори

Калькуляторвідпускних: ефективні розрахунки та стратегічне планування

Ви коли-небудь замислювалися, скільки робочого часу витрачаєте на рутинний підрахунок відпускних для співробітників ? А скільки нервів і сил іде на перевірку цих кропітких обчислень, щоб виключити найменшу помилку ? Часом це забирає безліч дорогоцінних ресурсів.

Калькуляторвідпустки — повністю автоматизує ці підрахунки. Точність і швидкість процесу доступна в кілька кліків. Інструмент вивільняє час HR-фахівців для більш важливих стратегічних завдань і дозволяє забути про рутину розрахунків відпускних раз і назавжди.

Як виконує розрахунки калькуляторвідпускних

Калькуляторвідпускних працює на основі закладеного алгоритму, який враховує всі тонкощі законодавства про працю. У програму вносяться дані конкретного працівника:

• кількість календарних днів відпустки;
• дата початку відпустки та прийняття на роботу;
• тарифна ставка;
• розрахунковий період;

На виході сервіс видає точний результат — суму відпускних для працівника відповідно до закону з урахуванням усіх нюансів і податкових відрахувань. Під час розрахунків використовується середня зарплата співробітника за останні 12 календарних місяців на основі введених даних. Інтерфейс програм простий і зрозумілий, а інструкція дозволяє освоїти інструмент за кілька хвилин.

Які можливості дає калькуляторвідпускних для HR

Використання калькуляторакомпенсаціївідпустки відпускних дає змогу суттєво заощадити час HR-фахівців. За даними досліджень, ручний розрахунок відпускних для 20 співробітників займає в середньому 3-4 години, тоді як автоматизований калькулятор справляється з цим завданням менш ніж за 30 хвилин.

Якщо в компанії працює 100 співробітників, то на ручні розрахунки йде вже 15-20 годин. Це означає, що 2-3 робочі дні щомісяця витрачається тільки на обчислення відпускних, не враховуючи часу на подальші перевірки та виправлення помилок.

При використанні калькулятора економія робочого часу становить близько 80-90% залежно від розміру компанії. Крім того, ймовірність помилки при автоматичному розрахунку зведена до мінімуму. Це дає змогу повністю виключити необхідність додаткових перевірок і виправлень вручну. Таким чином, впровадження калькуляторавідпусткипризвільненні звільняє HR-фахівців від рутини розрахунків і дає можливість сконцентруватися на більш важливих стратегічних завданнях.

Крім того, мінімізуються ризики помилок у розрахунках завдяки автоматизації. У кадровика з’явля ється гнучкий інструментарій для моделювання різних сценаріїв відпусток персоналу з оцінкою витрат на них. А масове опрацювання даних дає змогу швидко робити розрахунки для всіх співробітників компанії або великих підрозділів.

Відмова від впровадження онлайн-калькуляторавідпусток тягне за собою втрачені можливості в плані оптимізації роботи HR-служби компанії. Серед основних:

1. Збереження надлишкових часових витрат на ручні розрахунки, що доходять часом до декількох робочих днів на місяць у кожного фахівця. Це серйозно знижує загальну продуктивність праці.
2. Відсутність автоматизації несе високі ризики людських помилок через рутину при розрахунку відпускних вручну для великої кількості співробітників. Подібні прорахунки можуть обернутися штрафними санкціями з боку органів контролю.
3. HR-служба втрачає аналітичні можливості для оперативного планування бюджету на виплату відпускних співробітникам і оцінки впливу на фонд оплати праці. А відсутність цих даних не дає змоги ухвалювати зважені управлінські рішення у сфері персоналу.

Відмовляючись від впровадження калькуляторавідпускних, компанія стикається з цілою низкою істотних операційних і фінансових ризиків, а HR-служба втрачає можливості для оптимізації та підвищення ефективності своєї діяльності.

Кейси застосування калькуляторавідпускних

Практична користь від цього рішення відчутна в різних напрямах роботи кадровика. По-перше, це прискорення поточної оперативної діяльності щодо конкретних відпусток співробітників. Калькулятор дає змогу автоматизувати широкий спектр розрахунків:

1. Компенсація за невикористану відпустку. Калькуляторднівщорічноївідпусткизаробочіроки швидко розрахує грошову компенсацію при відмові співробітника від належної відпустки або неможливості її використання в поточному році.
2. Розрахунок при звільненні. При розірванні договору з працівником калькуляторрозрахункуднівневикористаноївідпусткипризвільненні зробить точний облік згідно з ТК. Це прискорить процес оформлення при звільненні.
3. Планування відпусток. Інструмент дозволяє гнучко моделювати графіки відпусток з урахуванням потреби в кадрах і бюджетних обмежень на виплати в різні періоди року. Це оптимізує планування.

Також сервіс незамінний при плануванні бюджету на відпустки персоналу. За короткий час можна отримати точні дані майбутніх виплат працівникам. Калькулятор дає змогу оперативно оцінити зміну навантаження на фонд оплати праці під час масового відкликання людей з відпусток, внесення правок до штатного розпису та інших HR-кейсів.

Ефективність використання безкоштовногоонлайнкалькуляторавідпустки зростає в рази за комплексного підходу, коли він інтегрується з іншими інформаційними системами в галузі управління персоналом. Використання калькуляторавідпускних в єдиній HR-системі мінімізує трудовитрати, усуває дублювання зусиль і зводить до мінімуму ймовірність помилок.

Зручні сервіси розрахунку мають синергетичний ефект для HR-служби. Знижуються витрати часу на обробку відпусток персоналу, підвищується їхня точність. Такий інструментарій забезпечує інформаційне підґрунтя для зважених управлінських рішень щодо вдосконалення кадрової політики.