Як документально оформити відрядження? Роз’яснює ДФС

Одним із важливих завдань при направленні у відрядження працівників є правильне документальне оформлення. Адже бувають випадки, коли з певних причин відрядження скасовують, відтерміновують або змінюють їх тривалість. Про оформлення зазначених обставин читайте у цій статті

Загальний «пакет» документів

Для кожного підприємства головним орієнтиром має стати Положення про службові відрядження, яке визначає базиси поїздки, зокрема питання щодо документування відряджень.

Розглянемо перелік документів, які складають для документування службової поїздки:

Наказ (розпорядження) про відрядження — обов’язковий документ відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ. У ньому зазначають:

• ПІБ і посаду відрядженого працівника;
• пункт призначення (місто, область);
• мету відрядження;
• назву підприємства, на яке відряджається працівник;
• строк відрядження;
• розмір добових;
• інші умови відрядження залежно від конкретної ситуації (зразок 1).

• кошторис витрат на відрядження (довідка-розрахунок) — обов’язковий винятково для бюджетників (п. 6 розділу І та п. 1 розділу ІІІ Інструкції № 59). Проте не буде зай­вим і для госпрозрахункових підприємств. У ньому мають фігурувати суми витрат, які передбачено для конкретного відрядження (зразок 2).

• завдання на відрядження — необов’язковий документ, адже мету відрядження зазначають у наказі на відрядження. Відповідно якщо є необхідність деталізації завдання, то радимо окремо скласти завдання на відрядження (зразок 3).

Здебільшого складання такого документа покладають на керівника структурного підрозділу. Хоча цілком можливо, що його складанням займається безпосередньо директор, який і має його затвердити.

• звіт про виконану роботу у відрядженні —необов’язковий документ, але його наявність допоможе підсумувати виконану роботу у відрядженні. Він складається у довільній формі з розкриттям обсягу виконаної роботи у відрядженні (зразок 4).

• посвідчення про відрядження — необов’язкова форма. Проте на практиці багато підприємств її продовжують використовувати (як у разі поїздки працівників до кількох міст, так і до одного). Необхідність оформлення посвідчення про відрядження фіксують у Положенні про службові відрядження. Нагадаємо, що форму посвідчення про відрядження було затверджено наказом № 260, проте згідно з наказом №738 вона втратила чинність;
• журнал реєстрації відряджень — необов’язковий документ. Такий журнал надасть зведену інформацію про відрядження на підприємстві (хто, коли та куди їздив). Одне з головних завдань такого журналу — контроль за відрядженнями працівників підприємства (зразок 5).

• Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) — обов’язковий документ відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ.

На практиці такий документ частіше називають авансовим звітом. Його форму затверджено наказом № 841.

Звіт складає відряджений працівник, в якому заповнює всі графи, крім:

• «Звіт перевірено»;
• «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
• кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
• розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Ці графи заповнюються особою, яка надала такі кошти (зазвичай бухгалтером).

Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Зауважимо, якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі на корпоративну картку підприємства, то у графі «Одержано» працівник зазначає тільки суму, використану шляхом зняття готівки через банкомат або в безготівковій формі. Водночас якщо перерахування коштів на відрядження здійснювалося на власний рахунок працівника для використання за допомогою особистих електронних платіжних засобів, то у графі «Одержано» працівник має відобразити всю перераховану на його рахунок суму.

Згідно з п. 20 Положення № 148 відряджені особи, які отримували готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративної або особистої картки, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Такі особи подають до бухгалтерії підприємства Звіт разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо)разом з невитраченим залишком готівки.

У разі неподання до Звіту документів, які підтверджують одержання готівкових коштів з поточного рахунку, посадова особа підприємства (бухгалтер) зобов’язана вжити відповідних заходів щодо підтвердження факту одержання готівкових коштів з поточного рахунку.

Розглянемо приклад заповнення Звіту (зразок 6).

Приклад

Згідно з наказом № 21/в від 26.03.2018 р. Соломко В. Т. відбув у відрядження на 2 дні (28, 29 березня). Перед поїздкою він отримав на особисту платіжну картку 1 550 грн. 2 квітня Соломко В. Т. подав до бухгалтерії Звіт разом із підтвердними документами, де вказав витрати на загальну суму 1 800 грн (у тому числі ПДВ — 214,00 грн). Сума перевитрат узгоджувалася з керівником підприємства і становить 250 грн, яка після затвердження Звіту керівником перерахована на особисту платіжну картку працівника.

Зауважимо, що у випадку якщо співробітник прибув із закордонного відрядження, Звіт складається у валюті держави, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Продовження відрядження

З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з незалежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі (наприклад, хвороба, відсутність квитків, необхідність продовження зустрічі тощо).

Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства (зразки 7, 8).

Після видання наказу про продовження відрядження добові та документально підтверджені витрати (наприклад, на проживання, на проїзд тощо) відшкодовуються працівнику на загальних підставах.

У разі продовження відрядження його загальна тривалість не повинна перевищувати максимальних строків відряджання, установлених Положенням про службові відрядження. Виключення — тимчасова непрацездатність. У такому разі дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються.

Скасування відрядження

Іноді виникають ситуації, коли з об’єктивних причин відрядження потрібно скасувати або перенести його на іншу дату. Серед найпоширеніших приводів для скасування відрядження: хвороба працівника, сімейні обставини, що не дають можливості направитися у відрядження, перенесення або відміна зустрічі тощо.

Оптимальним варіантом для небюджетних підприємств є врегулювання цього моменту у Положенні про службові відрядження працівників підприємства. Наприклад, можна зафіксувати у ньому таку норму: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо для відрядження вже було оформлено пакет документів (наказ, службове завдання тощо), видавався аванс та купувалися квитки для поїздки, то для скасування запланованої події:

• на ім’я керівника підприємства готується службова (доповідна) записка, в якій фіксуються причини скасування відрядження. Її підготувати може як сам працівник, який направився у відрядження, так і керівник відповідного структурного підрозділу (зразок 9).

• оформлюється наказ (розпорядження) про скасування відрядження. В ньому зазначається: посада, прізвище та ініціали працівника, причини скасування та строк, протягом якого він поверне отриманий аванс на відрядження. З його текстом обов’язково ознайомлюють працівника, який направлявся у відрядження (зразок 10).

• до журналу реєстрації наказів про відрядження вноситься запис про анулювання поїздки працівника (якщо такий журнал ведеться на підприємстві).

Зауважимо, що Податковим кодексом не встановлено строків здавання готівки в разі скасування відрядження. У цьому питанні бюджетні підприємства мають дотримуватися строків повернення авансу, установлених Інструкцією № 59 (розділ ІІ п. 11 та розділ ІІІ п. 18), а госпрозрахункові підприємства — Положенням про службові відрядження працівників. Якщо строки повернення порушено, то така сума включається до оподатковуваного доходу працівника та є об’єктом оподаткування ПДФО і військовим збором на загальних підставах. У разі скасування закордонного відрядження працівник має повернути невитрачені кошти у валюті видачі авансу.

Від редакції

Щодо строку здавання коштів у разі скасування відрядження

Податківці у підкатегорії 103.17 ЗІР вказали, що нормами законодавства не передбачено додаткових строків для здавання коштів до каси підприємства, отриманих як аванс на відрядження, у випадках, якщо відрядження не відбулось з поважних причин (в тому числі у разі хвороби працівника).

Тобто, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки (ред. з дня видання наказу) повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Звертаємо увагу! Строк – три банківських дня встановлено для бюджетних установ у Інструкції № 59, для інших підприємств – п’ять банківських днів (строк встановлено пп. 170.9.2 ПКУ). Але податківці зробили загальний висновок згідно з Інструкцією №59. І як будуть відноситися до повернення коштів після трьох днів при перевірках – це питання.

І що одне спірне питання. Щодо потреби складати авансовий звіт при скасуванні відрядження. Прямо це теж не встановлено. Але, якщо кошти на відрядження надавалися, то за Порядком №841 слід складати авансовий звіт.

Про строки звітування щодо відрядження та повернення авансу ми розповідали тут та тут>>

Усе про відрядження (по Україні і за кордон)

Відрядження за кордон і в Україні: бухгалтерський та податковий облік, документальне оформлення, добові, відшкодування витрат. Новини, довідники, нормативні документи, статті, та відповіді на запитання – усе на одній сторінці

Зверніть увагу! Матеріали цього тематичного розділу постійно оновлюються нашими редакторами, вся інформація завжди актуальна

• Коли та як можна скасувати відрядження: пам’ятка від редакції
• Повернення працівнику коштів у разі витрати на госппотреби його власних коштів: розʼяснення від ДПС
• В яких випадках авансові звіти щодо відрядження не складаються?
• «Трудові відносини. Зарплата і кадри» №03(137) | 21.02.2024 р.
• У відрядження – у вихідний день: як оплачувати роботу працівника?
• Усі новини по темі >>

• Ненормований робочий день для далекобійника чи відрядження
• Курс відображення витрат в обліку за закордонним відрядженням
• Аванс на відрядження за кордон виплачено на особисту платіжну картку працівника та корпоративну картку: як врахувати?
• Винаймання будинку у фізособи для проживання у відрядженні: підтвердні документи
• Розрахунок оплати праці у вихідний день у відрядженні
• Усі консультації по темі >>

Типові форми та звітність

• Коли та як можна скасувати відрядження: пам’ятка від редакції
• У відрядження – у вихідний день: як оплачувати роботу працівника?
• Надання персоналу: з відрядженням чи без?
• Закордонне відрядження заброньованого працівника
• Закордонне відрядження працівника-іноземця
• Відкликання з відрядження з-за кордону
• Авансові звіти по-новому
• Відрядження дистанційника з-за кордону
• Готівкові обмеження: що слід знати
• Відрядні та підзвітні кошти: зміни з 1 квітня
• Відрядження небюджетників за бюджетні кошти
• Бухгалтер замість водія у відрядженні
• Туристична страховка у відрядженні
• Перебуваючи під час війни за кордоном — працюємо: що з відрядженням?
• Авансовий звіт — лише у паперовій формі
• Відрядження перервано: як відшкодувати витрати?
• Електронна квитанція для авансового звіту
• Яким може бути розмір добових? Роз’яснення від Мінфіну та наш коментар
• Зарплата працівника у відрядженні
• Відрядження у вихідний: поради небюджетникам
• Підтвердний документ — на електронну пошту
• У відрядження — з «BlaBlaCar»
• Відрядження засновника
• Чи оформлювати відрядження водіям?
• Відрядження перенесли: що робити з авансом?

Запитання і відповіді

• Відрядження – 2023 (спец-ДК)
• Премії та надбавки за час перебування працівника у відрядженні
• Розрахунок відрядних, якщо в розрахунковому періоді інше відрядження та відпустка без збереження зарплати
• Організація роботи у відрядженні
• Періодичність складання наказу про відрядження
• Тест на COVID перед відрядженням
• Виплата добових за відрядження на власному автомобілі
• Придбання квитків для відрядження через Приват24: чи потрібне підтвердження оплати?
• Чи можна видати аванс на закордонне відрядження у гривнях?
• Перерахування авансу на відрядження на особисту картку працівника
• Наявність сніданку у рахунку на проживання в готелі не зменшує неоподатковуваного розміру добових
• Працівник протягом доби перебував у відрядженні як в Україні, так і за її межами: що з добовими?
• Компенсували відрядженому працівнику суму турзбору: які наслідки з ПДФО?
• Виплачуєте працівникам добові через відрядження: що з оподаткуванням?
• Працівник повернувся з відрядження у вихідний: які він має гарантії?
• Відмінили відрядження: коли працівнику слід повернути аванс?
• Витрати на проїзд під час відрядження: що з ПДФО та ВЗ?
• Працівника спрямовано у відрядження: чи сплачувати туристичний збір?
• Відряджений працівник проживає у фізособи-«єдинника»: які наслідки?
• Закордонне відрядження: як визначити суму добових?
• Працівник не повернув надміру витрачені кошти: як утримати ПДФО?
• Відряджений працівник придбав електронний квиток: як документально підтвердити?
• Працівниця має дітей: коли можна відправляти її у відрядження?
• Надміру витрачені кошти у відрядженні: що до них відноситься?
• Які витрати з відрядження не оподатковуються ПДФО?

Документи та коментарі

• Кодекс законів про працю України
  Кодекс від 10.12.71 р. №322-VIII
• Про оплату праці
  Закон від 24.03.95 р. №108/95-ВР
• Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон
  Наказ Мінфіну від від 13.03.98 р. №59
• Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання
  Наказ Мінфіну від 28.09.2015 р. №841
• Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер
  Постанова КМУ від 31.03.1999 р. №490
• Про службові відрядження
• Лист Міністерства економіки України від 27.01.2022 р. №4711-06/4121-01
• Про розгляд звернення
  Лист Міністерства фінансів України від 27.11.2020 р. №08030-16-0/36464
• Щодо оподаткування сум відшкодованих витрат, понесених засновником Товариства на відрядження
• Iндивідуальна податкова консультація ДПСУ від 14.09.2020 р. №3832/IПК/99-00-04-05-03-06
• Щодо відшкодування витрат на відрядження за кордон у разі, якщо дата прибуття працівника з відрядження та дата відмітки про перетин державного кордону не збігаються
  Лист Мінфіну від 15.05.2019 р. №08020-01/1-2/12908
• Про розгляд звернення [щодо оплати працівнику службового відрядження]
  Лист Мінсоцполітики від 11.09.2019 р. №1090/0/204-19
• Щодо врахування суми квартальної премії при обчисленні середньої зарплати для оплати днів відрядження
  Лист Мінсоцполітики від 09.09.2019 р. №1288/0/206-19
• Щодо оподаткування податком на доходи фізичних осіб сум, відшкодованих найманому працівнику юридичною особою, яка не фінансується за рахунок бюджетних коштів, у вигляді витрат на таксі, які були понесені ним під час відрядження в межах території України або за її межами
  Iндивідуальна податкова консультація ДФСУ від 21.02.2019 р. №664/6/99-95-42-02-15/IПК
• Щодо обчислення середньої зарплати, яка зберігається за працівником у разі службового відрядження
  Лист Мінсоцполітики від 29.10.2019 р. №1565/0/206-19
• Щодо оплати днів участі у семінарі
  Лист Мінсоцполітики від 13.09.2019 р. №1318/0/206-19
• Щодо коригування середньої заробітної плати
  Лист Мінсоцполітики від 21.08.2019 р. №984/0/204-19
• Про виплату добових при направленні на курси підвищення кваліфікації
  Лист Мінсоцполітики від 08.10.2019 р. №1253/0/204-19
• Про розгляд звернення (щодо обчислення середньої заробітної плати)
  Лист Мінсоцполітики від 18.06.2019 р. №718/0/204-19
• Щодо надання податкової консультації
  Індивідуальна податкова консультація ДФСУ від 26.03.2019 №1265/6/99-99-14-05-01-15/ІПК
• Про надання індивідуальної податкової консультації щодо застосування норм податкового законодавства
  Індивідуальна податкова консультація ДФСУ від 13.06.2019 №2703/10/26-15-13-06-12-ІПК
• Щодо відображання підприємством у податковому розрахунку за ф. 1ДФ виплати на користь фізичної особи – платника єдиного податку, яка надала послуги відрядженому працівнику, з урахуванням фактично викладених обставин
  Індивідуальна податкова консультація ДФСУ від 29.07.2019 №3545/6/99-99-13-02-03-15/ІПК
• Щодо оподаткування податком на доходи фізичних осіб та військовим збором доходу, отриманого платником податків у вигляді відшкодування вартості проїзду, проживання та добових витрат при направленні на курси
  Лист ДФСУ від 24.05.2019 №482/2/99-99-13-02-03-10
• Щодо документального оформлення та оподаткування операцій з використання легкового автомобілю працівника підприємства у відрядженні
  Індивідуальна податкова консультація ДФСУ від 14.01.2019 №115/6/99-99-15-02-02-15/ІПК
• Щодо оподаткування сум відшкодованих юридичною особою (роботодавцем) витрат, понесених фізичною особою (працівником) на проїзд під час відрядження
  Індивідуальна податкова консультація ДФСУ від 27.06.2019 №2977/5/99-99-13-02-03-16/ІПК

Усі матеріали рубрики «Тематичні розділи»

Відрядження за кордон і в Україні: бухгалтерський та податковий облік, документальне оформлення, добові, відшкодування витрат. Новини, довідники, нормативні документи, статті, та відповіді на запитання – усе на одній сторінці

На цій сторінці можна знайти новини, документи, довідники, форми звітності, аналітичні статті, а також відповіді спеціалістів «ДК» на актуальні питання щодо акцизного податку

Найважливіша інформація про особливості нарахування, утримання та сплати податку на прибуток зібрана на цій тематичній сторінці

Кожне підприємство у своїй діяльності рано чи пізно стикається з перевіркою контролюючих органів. Для того, щоб не розгубитись і бути готовими до візиту перевіряльників, ми пропонуємо вам ознайомитись з інформацією на цій сторінці

Сучасні економічні зміни мають на меті поступову інтеграцію українських підприємств до системи міжнародних економічних зв’язків, з одного боку, і залучення іноземних підприємців до діяльності в Україні — з другого. Щоб не розгубитись у вирі цих змін пропонуємо Вашій увазі тематичну добірку щодо зовнішньоекономічної діяльності