Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки). 201. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
За строком зберігання документи, своєю чергою, поділяються на документи тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. Строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578, є мінімальними, тобто скорочувати їх не можна.
Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
Вимоги до зберігання бухгалтерських документів установлені розд. 6 Положення № 88 (ср. ). Так, первинні документи й облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські й інші звіти до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерській службі в спеціальних приміщеннях або закритих шафах.
Строки зберігання документів визначені і Переліку КМУ №41. Мінімальний термін зберігання документів в архіві в більшості випадків становить 3 або 5 років.
Документообіг — це рух документів в установі від моменту створення або від одержання від контрагента до моменту передачі на зберігання до архіву.
Необхідно запам’ятати, що документи постійного та тимчасового термінів зберігання не групують в одну справу.