ЄСВ-звітність: скільки років її зберігати

Для того, щоб відповісти на це запитання, треба з’ясувати, до якої групи документів належить ЄСВ-звітність.

Наші читачі напевно знають, що ще наприкінці 2013 року функції з адміністрування ЄСВ були передані від ПФУ податковим органам.

Ну а як свідчить п. 44.3 ПКУ, в загальному випадку, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, протягом не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності.

Адже саме таким строком обмежено право фіскалів на проведення перевірок, передбачених ПКУ (п. 102.1). Відповідно і строк зберігання документів для цілей податкового обліку встановлений у 1095 днів.

Проте ЄСВ-звітність не можна віднести до податкової. По-перше, така звітність не вказана в п. 46.1 ПКУ. По-друге, порядок нарахування і сплати ЄСВ регулює не ПКУ, а Закон про ЄСВ.

Тоді, можливо, тут застосовні строки зберігання, встановлені для бухгалтерських документів?

Нагадаємо, що ст. 8 Закону про бухоблік* зобов’язує власника або його уповноважений орган (посадову особу), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства і засновницьких документів, на якого покладена відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення фіксації фактів здійснення усіх господарських операцій у первинних документах, зберігати оброблені документи, регістри і звітність протягом установленого строку, але не менше трьох років.

* Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

Терміни зберігання для документів з бухгалтерського обліку і звітності наведені в п. 4.2 гл. 4 розд. I Переліку № 578/5**.

** Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Для більшості з таких документів установлений строк у 3 роки; для документів, що містять інформацію про фінансові операції, які підлягають фінансовому моніторингу, — 5 років; для розрахунково-платіжних відомостей — 75 років.

Проте і серед них немає ЄСВ-звітності. Як бути тоді?

У категорії 201.03 ЗІР податківці рекомендують заглянути в п. 7.1 гл. 7 розд. I Переліку № 578/5 (ср. ).

Пункт 678 цього Переліку встановлює строк зберігання відомостей про застраховану особу, яка підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, — 75 років.

Це не дивно. Адже вказані документи можуть знадобитися при визначенні розміру пенсії або перегляді вже призначених сум. Крім того, на відміну від податків, за ЄСВ-боргами відсутній строк позовної давності (п. 16 ст. 25 Закону про ЄСВ).

Тому не кваптеся зі знищенням звітів з ЄСВ.

Скільки часу роботодавцям слід зберігати звіти з ЄСВ?

ДПС у Дніпропетровській області повідомляє, що відповідно до ст. 13 розділу І Закону України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» із змінами та доповненнями cтрок зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Разом з тим ст. 8 Закону України від 16.07.1999 р. №996-XІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» із змінами та доповненнями передбачено, що на власника або уповноважений орган (посадову особу), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів, покладено відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. №578/5 із змінами і доповненнями (далі – Перелік №578/5).

Відповідно до ст. 678 п. 7.1 гл. 7 розд. І Переліку №578/5 строк зберігання відомостей про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (з 2011 року – Звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (персоніфікований облік)) становить 75 років.

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз’яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

Усі новини рубрики «Звітність»

Закон № 3603 вніс зміни до Закону про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність. Ці зміни стосуються як аудиторів, так і суб’єктів аудиторської діяльності

В інформаційному листі №1/2024 розглянуто питання, що виникають у процесі застосування платниками податків режиму Дія Сіті. Зокрема, заповнення Додатка Дія декларації з прибутку

У Реєстрі е-форм податкових документів розміщено оновлені форми декларації з податку на прибуток за ідентифікаторами форм: J0100125 – для юросіб; F0100725 – для фізосіб. Але застосовувати їх слід за підсумками півріччя 2024 року

Оскільки екоподаток у частині викидів справляється окремо за викиди двоокису, який зараховується до спецфонду Держбюджету, то слід звернути увагу на обов’язковість заповнення двох окремих додатків 1 до декларації

Податкову звітність з ЄП подала 100 921 юридична особа. Ними задекларовано загальну суму доходу 84,7 млрд грн, що на 32,7 млрд грн, або на 62,9 відсотка більше ніж за 2022 рік

Все про строки зберігання первинних документів на підприємстві – у роз’ясненні податківців

Податківці розповіли, хто має відповідати за організацію бухобліку та збереження первинних документів на підприємстві, як обчислюються строки їх зберігання, а також як платнику діяти у разі втрати, пошкодження або знищення таких документів

Що є первинним документом?

Статтею 1 Закону про бухоблік визначено, що первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Крім того, п. 2.1 глави 2 Положення №88 встановлено, що первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Хто відповідає за зберігання?

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, відповідно до законодавства та установчих документів (частина третя ст. 8 Закону про бух­облік).

Згідно з п. 6.6 і 6.7 глави 6 Положення №88 зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських та інших звітів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Довідково: більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше 3 років — за умови, що контро­люючі органи завершили їх перевірку, та 5 років — у разі якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції.

Визначення строків зберігання

Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.

Щодо діяльності суб’єктів господарювання, слід зауважити, що строки зберігання документів визначено наказом № 578/5, яким установлено, що строки зберігання зав­жди обчислюються з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи.

Так, наприклад, відлік строку зберігання документів, завершених діловодством у 2017 р., починається з 01.01.2018 р. Якщо строк зберігання такого документа становить три роки, то він закінчується 01.01.2021 р.

Строки зберігання типових документів, затверджених наказом №578/5, є мінімальними. Більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше трьох років — за умови, що контро­люючі органи завершили їх перевірку, та п’яти років — у разі якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції. За рішенням експертної комісії підприємства ці строки може бути подовжено.

Якщо документи втрачено

Пунктом 6.10 глави 6 Положення №88 визначено порядок дій у разі втрати первинних документів.

Так, у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Водночас відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 60 Кримінального процесуального кодексу заявник має право, зокрема, отримати від органу, до якого він подав заяву, документ, що підтверджує її прийняття і реєстрацію.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також органу ДФС — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами в 10-денний строк.

Зверніть увагу: відповідно до п. 44.5 ПКУ у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації. Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Де зберігати документи?

Наявність установлених строків зберігання документів передбачає створення підприємством необхідних для цього умов. Так, згідно з п. 6.2 і 6.3 глави 6 Положення № 88 первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях затверджено наказом № 1000/5, яким передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання до архіву зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. Для проведення експертизи документів утворюються постійно діючі експертні комісії. Експертиза цінності документів проводиться щороку.

Обов’язок зберігання первинних документів визначено також Податковим кодексом. Так, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).

Слід зауважити, що платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених зазначеними вище документами.

Строки зберігання

Для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних із обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені пп. 44.3 і 44.4 ПКУ.

Так, відповідно до вимог зазначених пунктів первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, мають зберігатися не менше 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 ПКУ) з дня подання такої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Первинні документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, мають зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, визначених вище.

Довідково: первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, мають зберігатися не менше 1095 днів з дня подання такої звітності, 2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового конт­ролю за трансфертним ціноутворенням.

Відповідальність

У разі порушення платником податків строків зберігання документів застосовуються норми ст. 121 ПКУ, відповідно до якої незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролю­ючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з ЄРПН) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених Кодексом, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 510 грн.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 грн.

Крім того, слід врахувати, що у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені цим Кодексом, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені платником податків у податковій звітності, то відповідно до вимог п. 44.6 ПКУ вважається, що такі документи були відсутні у платника на час складення такої звітності.

Зазначене з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ щодо заборони формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними та іншими документами, передбаченими цим пунктом, може свідчити про неправомірне визначення таким платником об’єктів оподаткування або інших показників податкової звітності, про несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, що впливає на висновки такої перевірки.

Ольга Данилова,

начальник відділу методології аудиту Управління координації аудиту Департаменту аудиту ДФС України

Наталія Антоненко,

головний державний податковий ревізор-інспектор

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз’яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

Усі новини рубрики «Первинні документи, типові форми»

Платник зобов’язаний подати уточнюючу декларацію з податку на нерухомість за відповідний період шляхом уточнення раніше узгодженого ПЗ у частині об’єкта житлової нерухомості (зменшити) і задекларувати (уточнити) ПЗ за об’єкт нежитлової нерухомості (збільшити)

Крім того, тепер строки зберігання документів, що зазначаються у Переліку №578/5 та регулюють підприємницьку діяльність юросіб, застосовуються і ФОПами, якщо інше не встановлено законом або не випливає зі суті відносин

У Додатку 6 заповнюються всі рядки усіх розділів з урахуванням приміток. У разі незаповнення рядка через відсутність значення – він прокреслюється (у паперовому вигляді) або не заповнюється (в е-формі)

Для виправлення помилки у декларації з податку на нерухомість слід подати уточнюючу. У ній зменшити раніше узгоджене ПЗ у частині об’єкта житлової нерухомості та задекларувати ПЗ за об’єкт нежитлової нерухомості. До уточнюючої потрібно подати обидва додатки

У новій редакції пропонується викласти Інструкцію про застосування форм товарно-транспортних накладних на переміщення спирту етилового, високооктанових кисневмісних домішок та алкогольних напоїв та відповідні форми ТТН