З 2022 року закупівлі може проводити виключно уповноважена особа

До кінця 2021 року залишається все менше часу, і разом із поточним роком спливає час повноважень тендерних комітетів, які поки що продовжують проводити закупівлі у багатьох замовників. Але з 2022 року закупівлі може проводити виключно уповноважена особа.

Вимоги до уповноваженої особи викладені в статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» («Організація закупівельної діяльності замовника»), але у замовників залишається багато запитань щодо проведення тестування уповноваженої особи, призначення на посаду, про особливості перехідного періоду тощо.

Спробую відповісти на найчастіші питання, керуючись нормами Закону України «Про публічні закупівлі» (далі ‑ Закон), Наказом Міністерства економіки України від 08.06.2021 № 40 «Про затвердження Примірного положення про уповноважену особу», Листом Міністерства економіки України № 3304-04/53806-06 від 11.11.2021 «Щодо тестування уповноважених осіб».

Як вже згадувалось, починаючи з 01.01.2022 відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа.

Відповідно до пункту 35 частини першої статті 1 Закону, уповноважена особа (особи) – службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).

Як встановлено абзацом другим частини восьмої статті 11 Закону, Уповноважена особа для здійснення своїх функцій, визначених цим Законом, підтверджує свій рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на веб-порталі Уповноваженого органу шляхом проходження безкоштовного тестування. Порядок організації тестування уповноважених осіб визначається Уповноваженим органом.

Міністерство економіки України для тестування уповноважених осіб Наказом від 06.08.2021 № 376-21 затвердило відповідний Порядок. Наразі тестування активно проводиться. Оскільки з 01.01.2022 проводити процедури закупівлі зможуть виключно уповноважені особи, рекомендується не затягувати з проходженням тестування, щоб вчасно розпочати/продовжити закупівлі в наступному році.

Для початку проходження тестування необхідно застосувати на веб-порталі електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті відповідно до вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги».
Загальний час для проходження тестування складає 60 хвилин, протягом яких необхідно відповісти на 50 запитань. Запитання обираються із загального переліку запитань автоматично, випадковим чином. Для відповіді потрібно обрати один із чотирьох варіантів. Послідовно відповідати на всі запитання не обов’язково, складне запитання можливо пропустити та згодом повернутися до нього.
Перелік тестових запитань знаходиться на веб-порталі Уповноваженого органу за посиланням.

Для того, щоб скласти тест успішно, необхідно правильно відповісти не менше ніж на 30 запитань.

Якщо ж тест не складено, зробити повторну спробу можна не раніше, ніж через три дні після завершення попередньої спроби. Також повторну спробу тестування можна зробити у випадках, коли ви самостійно перервали проходження тестування або ж тестування не відбулося із технічних причин (відключення електроенергії, втрата зв’язку тощо).

Крім уповноваженої особи, тестування мають обов’язково пройти також працівники, що виконують обов’язки уповноваженої особи у випадку її відсутності (хвороба, відпустка тощо). До речі, виконання обов’язків уповноваженої особи може бути покладено як на іншу уповноважену особу так і на іншого працівника підприємства. Це визначається рішенням замовника.

Уповноважена особа, що не пройшла тестування, поки що може планувати та відображати закупівлі в річному плані на наступний рік, розпочинати закупівлі в поточному році для забезпечення потреби 2022 року. Це стосується перш за все закупівель, що забезпечують невідкладні потреби замовника у товарах, роботах та послугах. Але продовжити та завершити закупівлі у 2022 році, вносити зміни до річного плану уповноважена особа зможе лише після успішного проходження тестування.

Так само розпочати процедуру закупівлі наприкінці року на 2022 рік, затвердити річний план на наступний рік тощо може тендерний комітет.

В такому випадку в Положенні про уповноважену особу необхідно передбачити такі її функції:

– проведення процедур закупівель, які були заплановані тендерним комітетом;

– внесення змін до річного плану, який був затверджений тендерним комітетом і оприлюднений в електронній системі закупівель;

– завершення уповноваженою особою процедур закупівель, розпочатих тендерним комітетом;

– оприлюднення інформації (повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та змін до нього у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 Закону, звіту про виконання договору про закупівлю) щодо договорів про закупівлю, укладених за результатами процедур закупівель, розпочатих тендерним комітетом.

З 01.01.2022 року діяльність тендерних комітетів припиняється і жодних виключень тут немає.

Що стосується закупівель вартістю до 50 000 гривень, які проводяться без використання електронної системи закупівель, то для їх проведення відповідальній особі проходити тестування не обов’язково.
Обов’язковою вимогою до уповноваженої особи є наявність вищої освіти(спеціальність, направлення значення не має).

Якщо призначено декілька уповноважених осіб, їх обов’язки необхідно розмежувати, кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель.

Хто не може бути уповноваженою особою.
Визначення або призначення уповноваженої особи не повинно створювати конфлікт між інтересами замовника та учасника чи між інтересами учасників процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, наявність якого може вплинути на об’єктивність і неупередженість ухвалення рішень щодо вибору переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі.

Не можуть визначатися або призначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.

Як саме призначається (визначається) уповноважена особа.
Відповідно до частини першої статті 11 Закону, уповноважена особа визначається або призначається замовником одним з таких способів:

1) шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи із відповідною доплатою згідно з законодавством;

2) шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб);

3) шляхом укладення трудової угоди (контракту) згідно з законодавством.

Звертаю увагу, що договір про надання послуг із проведення процедур закупівель замовник укласти не може. Уповноважена особа та замовник мають перебувати саме у трудових правовідносинах.

Якщо підприємство не проводить значну кількість закупівель протягом року та не має необхідності у введенні додаткової штатної одиниці, обов’язки уповноваженої особи виконує штатний працівник підприємства з відповідною доплатою.
Обов’язково встановлюється доплата за виконання додаткової до своєї основної діяльності роботи, а саме організацію і проведення закупівель.

Якщо у підприємства-замовника значний обсяг закупівель, які проводяться постійно протягом року, доцільно ввести одну або декілька (в залежності від потреб замовника) штатних одиниць спеціалістів з публічних закупівель. При запровадження декількох штатних одиниць уповноважених осіб може бути створений відповідний підрозділ.

Крім того, замовник може укласти трудовий договір з особою, яка буде визначена уповноваженою особою з організації та проведення закупівель. Трудовий договір (контракт) укладається із дотриманням Кодексу законів про працю України.

Статтею 21 зазначеного Кодексу визначено, що трудовим договором є угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Чи може особа, на яку замовником покладено виконання обов’язків організації і проведення закупівель укласти також відповідний трудовий договір з іншим замовником (замовниками) та проводити процедури закупівель для декількох організацій?
Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму робочого часу» (Закон 1213) внесено ряд змін до Кодексу законів про працю України, зокрема доповнено статтею 60-2, в якій зазначено, зокрема наступне:

Дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією власника або уповноваженого ним органу, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

У разі запровадження дистанційної роботи працівник самостійно визначає робоче місце та несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому.

При дистанційній роботі працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, на нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо інше не визначено трудовим договором. При цьому загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, передбачених статтями 50 і 51 цього Кодексу.

Також статтею 21 Кодексу законів про працю України, передбачено, що працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Статтею 24 Кодексу законів про працю України передбачено, що трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов’язковим, зокрема при укладенні контракту; при укладенні трудового договору з фізичною особою; при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу.

Таким чином, замовник має право визначити будь яку уповноважену особу (або осіб) для організації і проведення процедур закупівель шляхом укладення трудового договору (контракту) з дотриманням норм Закону України «Про публічні закупівлі» (зокрема, стаття 11), Кодексу законів про працю України, інших нормативно-правових актів.

З іншого боку, особа, що уклала відповідний трудовий договір не має обмежень щодо укладення лише одного такого договору лише з одним замовником.

Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України Наказом від 05.05.2021 № 913-21 затвердило типові форми трудових договорів про надомну та дистанційну роботу.
Разом з тим, зауважую, що наявність типового договору не виключає можливість внесення змін до нього відповідно до фактичних обставин діяльності, потреб, особливостей замовника (та/або учасника).

Приклад договору про дистанційну роботу ви можете отримати, заповнивши на сайті (дивіться в профілі автора) форму – в темі повідомлення вкажіть “Приклад договору”.

Про Уповноважену особу. Відповіді на запитання

Нова редакція Закону, що вступить у дію 19 квітня 2020 року, принесе низку змін у різні аспекти публічних закупівель. Аби учасники були готові до нових впроваджень, ми надаємо вичерпну інформацію та відповідаємо на запитання щодо важливих тем.

Зокрема, хочу звернути Вашу увагу на тему Уповноваженої особи.

Діяльність Уповноваженої особи закріплена в частині 1 статті 11 Закону, де зазначено, що УО відповідальна за проведення та організацію процедури закупівлі і що визначає або призначає її Замовник. Це можливо:

• шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством;
• шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб);
• шляхом укладення трудової угоди (контракту) згідно із законодавством.

Тепер перейдімо до запитань, які нам поставили про УО і наших відповідей на них:

Чи може бути член, голова, секретар тендерного комітету уповноваженою особою?

Так, усі перераховані вище особи можуть бути Уповноваженою особою, шляхом покладання на них додаткової роботи і з доплатою за суміщення посад. Жодних обмежень стосовно цього в Законі нема. Проте, ТК та УО повинні відповідати за різні закупівлі.

Як повинна оплачуватися робота уповноваженої особи у зв’язку з підвищенням навантаження?

Кожна установа встановлює рівень зарплат УО самостійно. Сума нарахування залежить від посади фахівця і відповідно — його встановленої оплати праці.

Чи може закупівлі проводити тендерний комітет? І чи може одночасно діяти з уповноваженою особою?

Так, відповідно до прикінцевих та перехідних положень розділу Х нової редакції Закону зазначено, що до 1 січня 2022 року замовник для організації та проведення процедур закупівель може утворювати тендерний комітет (комітети). Та згідно зі статтею 11 нової редакції Закону з 19 квітня 2020 року спрощені закупівлі має проводити уповноважена особа. Ось ілюстрація щодо цього:

Чи має Уповноважена особа пройти тестування до 19 квітня 2020 року для підтвердження рівня володіння необхідними знаннями в сфері публічних закупівель?

Ні, згідно з прикінцевими положеннями Нової редакції Закону, розділом 4 Уповноважена особа має пройти тестування з урахуванням вимог абзацу другого частини восьмої статті 11 цього Закону до 1 січня 2022 року.

Якщо особа за сумісництвом працює на двох підприємствах чи може вона в такому випадку бути уповноваженою особою одночасно?

Так. Таких обмежень Закон не встановлює.

Навчання спеціально для Уповноважених осіб — чи плануються і де можна пройти?

Навчання проводять різні консалтингові агенції. Централізованого навчання для тендерних комітетів та уповноважених осіб немає. Проте, з усією інформацією стосовно публічних закупівель Ви можете ознайомитись на Інформаційному ресурсі infobox.prozorro.org.

Як правильно скласти Положення про організацію закупівельного процесу та Положення про уповноважену особу по спрощених закупівлях?

Ви можете скласти орієнтуючись на Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб), що затверджене Наказом Мінекономрозвитку № 557 від 30.03.2016. Ви можете повністю його змінити або ж додати якісь моменти чи навпаки прибрати. Положення є примірним, тому Ви можете його використати лише як приклад і не обов’язково його копіювати.

Чи є форма оформлення Положення про УО чи можна у вільній формі?

Чіткої форми немає, є тільки приклад, про який ми писали у відповіді на попереднє питання. Тож при оформленні можете скористатись цим прикладом.

уповноважена особа, Закон України про публічні закупівлі, тендерний комітет, спрощені закупівлі, закупівельний процес,

Планування закупівель. Відповіді на запитання

Процес планування складається з кількох етапів, а саме:

1) Визначення потреб підприємства (коли підприємство з огляду на певні моменти як: щорічні обов’язкові витрати, витрати, пов’язані з минулорічними закупівлями, витрати згідно з потребами для забезпечення діяльності підприємства та інші)

2) Визначення параметрів закупівлі (по кожній із згрупованих позицій запланованих закупівель визначають предмет закупівлі, у документі-плані є перерахування предметів закупівлі та орієнтовна очікувана вартість по кожному з них). Залежно від типу вашого підприємства та очікуваної вартості закупівлі визначається вибір процедури для кожної із закупівель.

3) Затвердження річного плану (тендерним комітетом або Уповноваженою особою залежно від вартості закупівлі)

4) Публікація річного плану закупівель в Прозорро (в кабінеті на майданчику натиснути «Створити план закупівель» і заповнити форму. Інформацію про те, як це робити, можете знайти в статті Планування закупівель )

Саме після внесення річного плану в електронну систему процес планування вважається завершеним.

Детальніше про етапи та інші аспекти планування закупівель можете прочитати в статтях: Планування закупівель, Річний план закупівель. Практичні поради щодо планування закупівель.

А тепер перейдімо до актуальних запитань щодо планування закупівель.

Підкажіть, чи існує тепер додаток до річного плану?

У новій редакції Закону відсутнє поняття додатку до річного плану. Всі закупівлі відображаються у плані.

Хто повинен виконувати закупівлі до 50 тис грн за кодом дк від планування до викладення звіту про договір про закупівлю, якщо немає тендерного комітету? Від якого імені чи посади потрібно робити протоколи?

Це може робити Уповноважена або відповідальна особа.

Закупівлю з 19.04 2020 рекомендовано проводити відповідно до потреб. Які документи мають бути для підтвердження потреби?

Немає чіткого набору документів. Планування в цьому не зміниться. Ви, наприклад, робите протокол ТК, УО, яким запитуєте, які потреби є у ваших підрозділів, далі вони надають вам певні потреби листами тощо і ви на підставі цього створюєте річний план.

Чи можливе проведення процедури відкриті торги, якщо річна вартість предмета закупівлі складає 160 000 грн?

Ні. Замовники можуть здійснювати процедуру закупівлі шляхом відкритих торгів, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень, а робіт — до 1, 5 мільйона гривень. Тож, якщо у вас на рік по якомусь предмету закупівлі є 160 000 гривень, то ви повинні проводити не відкриті торги, а той вид закупівлі, який передбачений Законом. В даному випадку це спрощена закупівля.

Чи правомірно скасувати річний план, внесений в систему, який не є використаний (немає договору)?

Звісно. Ви можете скасувати план або внести зміни до нього до моменту оголошення по ньому тендеру.

Чи правильно зазначити в положенні про ТК, що він здійснює планування закупівель, складання та затвердження річного плану, а УО, яка буде проводити виключно спрощені закупівлі – планує та оприлюднює спрощені закупівлі. Чи ТК зараз може планувати лише процедури? І хто в такій ситуації затверджує річний план?

УО, яка буде проводити спрощені закупівлі — планує та оприлюднює спрощені закупівлі відповідно до нової редакції Закону. Інші типи закупівель може планувати та проводити ТК.

Чи змінилась форма Річного плану після 19 квітня 2020 року?

Так, дещо змінилась. Додались нові поля, тепер відсутні додатки до річного плану, оскільки всі закупівлі відображаються у плані. Перелік наявних в новій формі плану полів, наведений в частині 2 статті 4 Закону. А саму форму можна знайти в кабінеті на майданчику, натиснувши « Створити план закупівель ».