Нові строки зберігання документів

28 квітня 2023 року набув чинності Закон України № 2970-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо впровадження Міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки». Серед низки інших змін, цим законом встановлені нові строки зберігання первинних документів для документів, по яких станом на 28.04.2023 року строк їх зберігання та архівації ще не настав. Відповідно до закону нові терміни зберігання документів наступні:

Види документів

Мінімальний строк зберігання

Документи та інформація, необхідні для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 392 ПКУ (ТЦО та КІК).

2555 дн (7 років)

Первинні документи, регістри бухобліку, ФЗ, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються юридичні особи, які обрали спрощену систему оподаткування, а також особи, визначені:
– п.133.1 ПК – платники податку на прибуток – резиденти,
– п. 133.2.2 ПК – нерезиденти, які провадять господарську діяльність на території України через постійне представництво та/або отримують доходи із джерелом походження в Україні, інші нерезиденти, які зобов’язані сплачувати податок на прибуток,
– п. 133.2.2 ПК – нерезиденти, які провадять господарську діяльність на території України через постійне представництво та/або отримують доходи із джерелом походження в Україні, інші нерезиденти, які зобов’язані сплачувати податок на прибуток,
– п. 133.4 ПК – неприбуткові установи та організації.

1825 днів (5 років)

Інші документи, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ. Документи, пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на податківців, включаючи дозвільні документи.

1095 днів (3 роки)

Якщо у Вас виникнуть питання щодо практичного застосування вищезазначених змін, ми будемо раді допомогти. Команда податкових спеціалістів KPMG має суттєвий досвід в:

• сортуванні та підготовки до архівування/утилізації первинних документів;
• проведенні превентивних податкових діагностик;
• консультуванні з окремих питань діяльності компанії;
• розробці внутрішніх первинних документів;
• супроводі комунікацій з державними органами, тощо.

Все про строки зберігання первинних документів на підприємстві – у роз’ясненні податківців

Податківці розповіли, хто має відповідати за організацію бухобліку та збереження первинних документів на підприємстві, як обчислюються строки їх зберігання, а також як платнику діяти у разі втрати, пошкодження або знищення таких документів

Що є первинним документом?

Статтею 1 Закону про бухоблік визначено, що первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Крім того, п. 2.1 глави 2 Положення №88 встановлено, що первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Хто відповідає за зберігання?

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, відповідно до законодавства та установчих документів (частина третя ст. 8 Закону про бух­облік).

Згідно з п. 6.6 і 6.7 глави 6 Положення №88 зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських та інших звітів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Довідково: більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше 3 років — за умови, що контро­люючі органи завершили їх перевірку, та 5 років — у разі якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції.

Визначення строків зберігання

Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.

Щодо діяльності суб’єктів господарювання, слід зауважити, що строки зберігання документів визначено наказом № 578/5, яким установлено, що строки зберігання зав­жди обчислюються з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи.

Так, наприклад, відлік строку зберігання документів, завершених діловодством у 2017 р., починається з 01.01.2018 р. Якщо строк зберігання такого документа становить три роки, то він закінчується 01.01.2021 р.

Строки зберігання типових документів, затверджених наказом №578/5, є мінімальними. Більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше трьох років — за умови, що контро­люючі органи завершили їх перевірку, та п’яти років — у разі якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції. За рішенням експертної комісії підприємства ці строки може бути подовжено.

Якщо документи втрачено

Пунктом 6.10 глави 6 Положення №88 визначено порядок дій у разі втрати первинних документів.

Так, у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Водночас відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 60 Кримінального процесуального кодексу заявник має право, зокрема, отримати від органу, до якого він подав заяву, документ, що підтверджує її прийняття і реєстрацію.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також органу ДФС — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами в 10-денний строк.

Зверніть увагу: відповідно до п. 44.5 ПКУ у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації. Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Де зберігати документи?

Наявність установлених строків зберігання документів передбачає створення підприємством необхідних для цього умов. Так, згідно з п. 6.2 і 6.3 глави 6 Положення № 88 первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях затверджено наказом № 1000/5, яким передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання до архіву зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. Для проведення експертизи документів утворюються постійно діючі експертні комісії. Експертиза цінності документів проводиться щороку.

Обов’язок зберігання первинних документів визначено також Податковим кодексом. Так, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).

Слід зауважити, що платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених зазначеними вище документами.

Строки зберігання

Для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних із обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені пп. 44.3 і 44.4 ПКУ.

Так, відповідно до вимог зазначених пунктів первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, мають зберігатися не менше 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 ПКУ) з дня подання такої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Первинні документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, мають зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, визначених вище.

Довідково: первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, мають зберігатися не менше 1095 днів з дня подання такої звітності, 2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового конт­ролю за трансфертним ціноутворенням.

Відповідальність

У разі порушення платником податків строків зберігання документів застосовуються норми ст. 121 ПКУ, відповідно до якої незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролю­ючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з ЄРПН) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених Кодексом, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 510 грн.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 грн.

Крім того, слід врахувати, що у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені цим Кодексом, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені платником податків у податковій звітності, то відповідно до вимог п. 44.6 ПКУ вважається, що такі документи були відсутні у платника на час складення такої звітності.

Зазначене з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ щодо заборони формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними та іншими документами, передбаченими цим пунктом, може свідчити про неправомірне визначення таким платником об’єктів оподаткування або інших показників податкової звітності, про несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, що впливає на висновки такої перевірки.

Ольга Данилова,

начальник відділу методології аудиту Управління координації аудиту Департаменту аудиту ДФС України

Наталія Антоненко,

головний державний податковий ревізор-інспектор

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз’яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

Усі новини рубрики «Первинні документи, типові форми»

Юрособи з ТОТ та території бойових дій проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу до активів, первинки і регістрів бухобліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал

Платник зобов’язаний подати уточнюючу декларацію з податку на нерухомість за відповідний період шляхом уточнення раніше узгодженого ПЗ у частині об’єкта житлової нерухомості (зменшити) і задекларувати (уточнити) ПЗ за об’єкт нежитлової нерухомості (збільшити)

Крім того, тепер строки зберігання документів, що зазначаються у Переліку №578/5 та регулюють підприємницьку діяльність юросіб, застосовуються і ФОПами, якщо інше не встановлено законом або не випливає зі суті відносин

У Додатку 6 заповнюються всі рядки усіх розділів з урахуванням приміток. У разі незаповнення рядка через відсутність значення – він прокреслюється (у паперовому вигляді) або не заповнюється (в е-формі)

Для виправлення помилки у декларації з податку на нерухомість слід подати уточнюючу. У ній зменшити раніше узгоджене ПЗ у частині об’єкта житлової нерухомості та задекларувати ПЗ за об’єкт нежитлової нерухомості. До уточнюючої потрібно подати обидва додатки

Строки зберігання документів

У процесі діяльності будь-якого підприємства створюється та обробляється величезна кількість різних документів. При цьому законодавство вимагає від кожного підприємства незалежно від форми власності забезпечувати зберігання документів протягом певного періоду часу. У сьогоднішній «Шпаргалці бухгалтера» ми нагадаємо строки зберігання основних бухгалтерських документів.

Основним нормативно-правовим актом при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне чи тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення з 01.01.13 р. є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578).

Перелік № 578 призначений для використання усіма підприємствами незалежно від рівня та масштабу діяльності, а також форми власності. Для фізичних осіб — підприємців положення Переліку № 578 мають рекомендаційний характер (п. 1.4 Переліку № 578).

Розглянемо основні правила обчислення строків зберігання документів, установлені Переліком № 578.

Усі строки зберігання диференційовані за двома групами організацій:

• організації, у діяльності яких створюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду* (далі — НАФ). Строки зберігання документів для них наведені у графі 3 Переліку № 578 (п. 2.4);

* Національний архівний фонд — сукупність архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації (ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII, далі — Закон № 3814).

• організації, у діяльності яких не створюються документи НАФ (саме до цієї категорії потрапляє більшість комерційних підприємств). Строки зберігання документів цих організацій наведені у графі 4 Переліку № 578 (п. 2.5).

Основні правила визначення строків зберігання документів наведемо в табл. 1 нижче.

Таблиця 1. Основні правила визначення строків зберігання документів

Строк зберігання документів

Пояснення

Документи з таким строком зберігання належать до НАФ і підлягають постійному зберіганню

До ліквідації організації

Такі документи безстроково зберігаються на підприємстві, а у разі його ліквідації підлягають повторній експертизі цінності, за результатами якої ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ, створених органами влади АР Крим, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ. Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міськрад

Доки не мине потреба

Строк зберігання цих документів підприємство визначає самостійно, але він не може бути менше одного року

Позначка «ЕПК», яка передбачена Переліком № 578 поряд зі строком зберігання деяких видів документів, означає, що рішення про внесення їх до НАФ або знищення таких документів для організацій — джерел формування НАФ приймають експертно-перевірочні комісії (далі — ЕПК) державного архіву

• після закінчення строку дії договору;

• після заміни новими;

• після зняття виробів з виробництва;

• після введення об’єкта в експлуатацію

Примітки, наведені у графі 5 Переліку № 578, коментують і уточнюють строки зберігання документів. Такі застереження означають, що строки зберігання документів, зазначені у графах 3 і 4 Переліку № 578, починають відлічуватися із зазначеного моменту

Згідно з п. 2.10 Переліку № 578 обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2015 році, розпочалося з 1 січня 2016 року.

Увага! Строки зберігання документів, визначені Переліком № 578, є мінімальними, їх не можна скорочувати (п. 1.7 Переліку № 578), однак вони можуть бути продовжені, якщо потреба в цьому зумовлена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

У найзагальнішому вигляді усі документи, що створюються в діяльності підприємств, залежно від строків їх зберігання можна поділити на такі групи:

1) документи постійного зберігання. До таких документів, зокрема, належать документи НАФ;

2) документи з установленим строком зберігання, після закінчення якого вони можуть бути знищені. Документи цієї групи, у свою чергу, поділяють на:

а) документи тривалого (понад 10 років) зберігання, зокрема, документи по особовому складу;

б) документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Майте на увазі! Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Документи «старше» трьох років, не перевірені контролерами

Умовою знищення деяких документів є не лише закінчення встановленого строку їх зберігання, а й закінчення перевірки податковими органами. Це стосується документів (переважно бухгалтерської документації), у примітці до строку зберігання яких (графа 5) вказано: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів і державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».

У зв’язку з цим часто виникає запитання: чи можна знищити документи, строк зберігання яких минув, якщо за час їх зберігання податкових перевірок на підприємстві не було?

Звертаємо увагу: на наш погляд, передбачене Переліком № 578 застереження про необхідність зберігання окремих категорій документів протягом певного періоду, але за обов’язкової умови завершення перевірки податкового органу, має тлумачитися виходячи з вимог пп. 44.3 і 44.4 ПКУ.

Нагадаємо: відповідно до зазначених норм платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності (п. 44.3 ПКУ). Якщо такі документи пов’язані з предметом перевірки, яка вже почалася, або проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення чи судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів.

Інакше кажучи, якщо на момент закінчення строку зберігання документів перевірка не розпочата і минуло 1095 днів після подання податкової звітності за період, до якого належать ці документи, їх можна знищити. Якщо ж закінчення строку зберігання документів припадає на період проведення перевірки підприємства, для знищення документів доведеться дочекатися її закінчення, як того і вимагає п. 44.4 ПКУ. Також не слід поспішати зі знищенням документів, якщо перевірка проведена, але розпочата процедура оскарження її результатів. У такому разі потрібно дочекатися остаточного рішення за скаргою.

Зауважимо. У п. 102.1 ПКУ встановлений подовжений строк проведення перевірок контрольованих операцій (ст. 39 ПКУ) — 2555 днів замість 1095. Проте спеціальних строків зберігання документів після таких операцій не встановлено. Тобто, на жаль, законодавець не узгодив право контролерів перевіряти контрольовані операції протягом 2555 днів (7 років) з обов’язком платника податків зберігати документи 1095 днів.

У протилежній ситуації, коли перевірка проведена, але передбачені строки зберігання документів ще не минули, передавати документи для знищення не можна. Більше того, якщо до моменту закінчення строків зберігання документів буде знову проведена податкова перевірка, платник податків не може відмовити перевіряючим у доступі до документів на тій підставі, що вони вже ставали предметом перевірки.

Вимушені попередити: податківці виходять з куди більш суворого прочитання вказаної норми. На їх думку, у разі, коли перевірка не проводилася довше 1095 днів, платники зобов’язані забезпечити подальше зберігання неперевірених документів і здати їх до архіву (див. лист ДПСУ від 18.05.12 р. № 13920/Ж/17-1216).

Також проти знищення документів до проведення перевірки податковими органами і Державна архівна служба України (див. лист від 30.10.12 р. № 01.2/3388).

Крім того, слід пам’ятати про те, що строки зберігання деяких документів перевищують 3 роки (див. табл. 2). Наприклад, документи про застосування РРО, документи про виплату доходів фізособам і утримання з них податків, документи про нестачу продукції (сировини та матеріалів), договори про перевезення вантажів, оренду транспортних засобів потрібно зберігати не менше 5 років. А розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників, особові справи працівників — не менше 75 років. Знищувати такі документи до закінчення встановленого строку їх зберігання не можна навіть у тому випадку, якщо вони вже були перевірені контролерами.

Недотримання правил і строків зберігання документів може загрожувати штрафними санкціями.

Строки зберігання основних документів в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ, наведемо в табл. 2 нижче.

Таблиця 2. Строки зберігання документів

Вид документів

Строк зберігання

Примітка

Постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань колегіальних органів (правлінь, дирекцій, рад директорів тощо) і контрольних органів (наглядової ради, опікунської ради, ревізійної комісії) підприємства

До ліквідації організації

Протоколи, стенограми загальних зборів, з’їздів, конференцій вищого органу (трудового колективу, учасників, засновників, акціонерів, пайовиків) підприємства за місцем проведення

Статути, положення (типові) організації та зміни до них за місцем розробки та затвердження

Установчі документи (установчий акт, установчий договір (статут), положення) і зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного держреєстру тощо

Свідоцтва про держреєстрацію організації

Документи (рішення, протоколи, акти, баланси, висновки, звіти, повідомлення, виписки з держреєстру, заяви, довідки, доповідні записки тощо) про створення організації, її реорганізацію, ліквідацію (банкрутство), перейменування, передачу з однієї галузі до іншої, переведення до іншої місцевості

Контракти про права та обов’язки з керівником організації

Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації та перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування тощо

Фінансова звітність і примітки до неї:

а) зведені річні

До ліквідації організації